Fa aproximadament un any reflexionava en aquest mateix blog sobre el valor de desenvolupar una cultura de recollida sistemàtica de dades en totes les àrees d’activitat de les entitats.

I abans de les vacances d’estiu d’enguany vaig fer alguns comentaris sobre les raons -parcialment errònies o insuficients, segons com es miri- que duien a moltes organitzacions a voler eixamplar la seva base de socis i donants com a alternativa a la reducció dels pressupostos dels grans finançadors públics i privats per causa de la crisi.

Fem ara un pas més i suposem que a la nostra entitat tenim (o voldríem incorporar) la cultura esmentada i que, a més, volem aplicar-la precisament a fer una bona gestió de la nostra base social i, en general, de tots aquells col·lectius involucrats en la nostra activitat. Quines són les eines que ens poden ajudar en aquesta important tasca?

Encara avui hi ha força entitats que emmagatzemen la seva informació en fulls de càlcul. Aquest ha estat, probablement, el punt de partida de la major part de les organitzacions. Però ja és sabut que aquesta no és una bona opció.

El següent pas sol consistir en l’adopció d’alguna aplicació més o menys comercial de gestió de socis o el desenvolupament d’una base de dades a mida. Això ja suposa un gran salt endavant perquè la informació desable és molt més rica i s’estructura d’una manera que en permet una bona explotació posterior. Aquests sistemes, però, solen tenir també algunes limitacions: enfocament a públics molt concrets, necessitat d’exportar dades freqüentment (per exemple, per a la realització d’enviaments electrònics), accés limitat a la seu física on hi ha l’ordinador que allotja l’aplicació, etc.

Per intentar superar aquests obstacles, cada cop hi ha més organitzacions que aposten per dotar-se d’eines CRM (de l’anglès Customer Relationship Management). Sense entrar en detalls, podríem traduir-ho, en el nostre cas, per "Gestió de les Relacions amb la Base Social". Aquestes eines integren tot el procés de treball, des de l’enregistrament de les dades identificatives i de contacte fins a la gestió completa de les comunicacions electròniques, passant per l’historial de relació o d’aportacions econòmiques.

Actualment es disposa de moltes aplicacions d’aquest tipus basades en web, de manera que l’accés pot ser ubic i permanent. Igualment, n’hi ha també que, alhora, són lliures i de codi obert (CiviCRM, vTiger, SugarCRM Community Edition, etc.).

Més enllà de les eines, però, i reprenent el punt inicial, per a una bona gestió cal tenir una bona cultura, tot situant en el focus les persones amb qui ens relacionem i fent-nos responsables col·lectivament de tenir cura d’aquestes relacions.