Avaluació d'un projecte de l'associació

La viabilitat d'un projecte o servei és un element important a tenir en compte a l'hora de la pressa de decisions entorn a quins projectes, programes, serveis o activitats podem desenvolupar per tal de donar resposta a noves necessitats internes i externes.

En aquest sentit, la justificació per a l'elaboració i execució d'un projecte i/o servei haurà de tenir en compte, a més de la necessitat de la que sorgeix i la seva rellevància i pertinença, la seva viabilitat.

Entenem com a viabilitat, en un sentit ampli, la probabilitat de dur-se a terme amb èxit o de prosperar un projecte o servei tot considerant l'avaluació positiva de factors culturals, socials, econòmics i legals.

La viabilitat fa referència a la capacitat de l'entitat tot considerant els condicionants de l'entorn, per engegar un projecte; mentre que la sostenibilitat avalua la capacitat de continuïtat en un futur d'un projecte ja iniciat.

L'anàlisi de la viabilitat del projecte ens és útil per:

- Identificar el risc econòmic d'un projecte o servei i la seva pertinença a nivell social i polític.
- Definir i concretar un projecte o servei de manera rentable econòmica i socialment.
- Considerar el possible valor estratègic d'un projecte i/o servei per a l'entitat.

Prèviament a la delimitació, planificació, execució i presentació d'un projecte o servei per a la cerca de finançament caldrà haver definit la seva viabilitat ja que serà tant un criteri de valoració pels organismes finançadors com una eina de reflexió de l'entitat sobre l'impacte social i les opcions de finançament del projecte.

L'estudi de la viabilitat, com a adaptació de la investigació de mercats als projectes i serveis de l'entitat, ens facilitarà l'anàlisi de les possibles alternatives per assolir els objectius del nostre projecte o servei identificant els beneficis de la seva posada en pràctica en uns terminis establerts i a un cost assumible per a l'organització. 

El concepte de viabilitat va més enllà de l'estudi de la rendibilitat econòmica d'un determinat projecte o servei de la nostra entitat, essent aquesta només una de les seves dimensions:

- La viabilitat sociocultural. Caldrà descriure l'adequació del projecte a la realitat social i cultural mitjançant la diagnosi o justificació del projecte, així com el grau d'implicació i participació dels beneficiaris en aquest, tot destacant el seu efecte sobre els col·lectius més vulnerables.

- La viabilitat legal. Conèixer i avaluar la normativa i regulació que afecta a l'activitat i la possibilitat d'acompliment de la mateixa. Així també, es pot considerar la relació del projecte i servei en marcs legislatius més amplis i les oportunitats que aquests ofereixen com La Llei de la Promoció de l'Autonomia Personal, entre d'altres.

- La viabilitat econòmica. L'estudi d'aquesta serà diferent segons considerem un projecte o un servei. En el cas dels serveis serà important tenir en compte la viabilitat financera i la capacitat futura per a l'obtenció d'uns ingressos que cobreixin les despeses i les inversions. En el cas dels projectes caldrà plantejar-se el sistema de finançament previst per a la continuïtat o el manteniment del servei (tarifes pagades pels beneficiaris o altres alternatives). Serà aquest element el que ocupi el gruix del Pla de Viabilitat.

- La viabilitat política. Determina la intencionalitat de implementar un projecte amb independència de la seva realitat econòmica, ja sigui per raons estratègiques, sanitàries, culturals, socials, educatives, de comunicació, etc.

- La viabilitat de gestió. Avalua la capacitat organitzativa i de gestió de l'entitat que promou el projecte: recursos humans i experiència de l'entitat, entre d'altres.

- Viabilitat tècnica i adequació al medi. Determinada per la possibilitat tècnica de fer un projecte d'acord amb el disseny establert: si el termini és possible, la disponibilitat de la tecnologia o la idoneïtat de l'equip humà. També caldrà avaluar l'impacte del projecte o servei sobre el medi tot afavorint el seu desenvolupament sostenible.

Diversos d'aquests factors es trobaran inclosos en el guió descriptiu del projecte: descripció de l'entitat, justificació i diagnosi, objectius, metodologia, planificació i avaluació. Aquells elements que resten fora de la descripció del projecte i per tant requeriran d'un estudi previ, seran els que conformaran el pla de viabilitat. 

 La viabilitat és constitueix com un dels criteris rellevants de valoració en els atorgaments dels ajuts; considerant-se amb aquesta tant la probabilitat d'implementar un determinat projecte i d'assolir els objectius com la capacitat de l'entitat pel seu desenvolupament.

En aquest sentit, serà imprescindible en la presentació d'un projecte a una convocatòria especificar elements com:

- La viabilitat econòmica. Fa referència als mecanismes de finançament previstos per a la continuïtat del projecte, descrivint com pensa fer-se càrrec l'entitat d'aquest un cop finalitzada la subvenció atorgada tot mostrant independència econòmica respecte al organisme convocant. La generació d'ingressos propis mitjançant la prestació de serveis, l'increment de socis i donants o la realització d'altres activitats de captació de fons; així com la satisfacció d'una part o de la totalitat de la necessitat que origina el projecte mitjançant la capacitació i autogestió de la població diana seran alguns d'aquests instruments.

- La viabilitat social. La pertinença dels objectius del projecte en relació a les necessitats dels beneficiaris i la metodologia empleada per a la identificació d'aquestes necessitats valorant-se de manera positiva la participació dels beneficiaris en el disseny i execució del projecte. En aquest sentit serà rellevant la descripció dels mecanismes de participació de la població diana en la formulació de necessitats, objectius, activitats i en la seva avaluació, en tant que el projecte cerca la satisfacció d'unes determinades necessitats i la capacitació i empoderament d'un determinat col·lectiu. La realització d'una diagnosi del projecte de caràcter participatiu o que aquest esdevingui fruït d'una avaluació participativa anterior seran els mecanismes essencials.

- La viabilitat tècnica. Considerar els recursos ( humans, tècnics, materials, d'infrastructura de que es disposen) o la identificació d'aquests recursos. Així mateix, s'avaluarà l'organització i planificació d'aquests recursos en tant que denotaran la capacitat d'assolir els objectius del projecte i/o servei a un preu ja establert en el pressupost. Cal considerar que tot sovint la dificultat d'execució d'un projecte amb els objectius i ingressos previstos radica en una viabilitat tècnica i de gestió deficient.

Així mateix, es demanarà que l'entitat especifiqui:

- La viabilitat de gestió. Entesa com l'experiència i capacitat organitzativa de l'entitat (nombre de professionals, voluntaris i associats), tot considerant- se dins aquesta els següents elements: experiència provada, estructures i recursos necessaris pel funcionament de l'entitat, fonts de finançament diversificades, volum pressupostari adient a les activitats i programes, arrelament social en l'àmbit territorial on s'actua i coordinació i treball en xarxa amb altres entitats.

 Alguns projectes i serveis requereixen un anàlisi en profunditat de la seva viabilitat abans d'elaborar el seu disseny i pensar en la seva implementació. Algunes de les possibles causes poden ésser:

- El projecte és innovador a l'entitat i/o en el seu sector.
- Es requereix una inversió prèvia en estructura elevada.
- És un servei o projecte que no disposa d'un termini de finalització previ, podent perdurar en el temps.
- L'entitat no disposa de prou recursos propis pels seu llançament i requereix un finançament important per part del segment de particulars (usuaris, socis, donants).

El Pla de viabilitat, en tant que pretendrà donar resposta a aquestes necessitats avaluarà de manera prioritària el risc d'execució d'un projecte en base al seu finançament, trobant-se a mig camí entre un pla de finançament i un pla de màrqueting.

La diferència amb aquestes dues eines seran:

- El pla de màrqueting serà l'eina prèvia que ens permetrà identificar la necessitat del nostre entorn i el posicionament dels diferents actors (entitats, administració, socis, usuaris, etc...) vers nous projectes i serveis, facilitant el sorgiment d'idees rellevants des del punt de vista intern de l'entitat i de l'entorn, garantint-nos la seva viabilitat social i política. Serà l'instrument d'anàlisi i diagnosi.
- El pla de viabilitat es centrarà en la viabilitat econòmica i financera d'un projecte o servei, tot definint diverses opcions de desenvolupament d'un mateix projecte i/o servei ( terminis, objectius, beneficiaris, activitats, recursos) i relacionant-se amb la seves probabilitats de finançament i rendibilitat econòmica; essent una eina per la pressa de decisions i el disseny del projecte.
- El pla de finançament es desenvoluparà per un projecte ja dissenyat i planificat, articulant les diverses fonts d'ingressos possibles ( subvencions, quotes, ingressos propis, etc.) per fer front el pressupost d'aquest.

En aquest sentit, la realització d'un pla de viabilitat obeirà a algun dels següents objectius:

- Decidir invertir com entitat en un projecte o servei.
- Millorar la rendibilitat d'un projecte redissenyant algun dels seus components.
- Conèixer les variables que condicionen la rendibilitat d'un projecte.
- Conèixer l'import aproximat d'un projecte i el finançament que caldrà sol·licitar.
- Afavorir la pressa de decisió de partners o cofinançadors al voltant de la seva participació en un projecte o servei.

1. Marc institucional
Possibilitats que ofereix el context, situació, estructura, recursos i forma jurídica de l'entitat per a la realització del projecte, tot considerant la viabilitat política, tècnica i de gestió d'aquesta.

2. Marc legal
Recopilació de la legislació i normativa legal a tenir present en relació al desenvolupament del projecte o servei. Conèixer el grau d'acompliment actual de l'entitat d'aquesta i identificar la necessitat o no d'inversió per tal d'estar-hi subjecte.

3. Definició del projecte
Delimitació del projecte tot determinant diverses tipologies d'activitats o serveis per la seva execució, la diversitat possible de terminis d'execució i tipologia d'usuaris/beneficiaris. Identificació dels costos associats al desenvolupament de les opcions identificades.

4. Comercialització
Possibles vies de comercializació / finançament del projecte o servei, previsió d'usuaris/ beneficiaris i estratègies per donar-ho a conèixer, així com el seu “preu” (cost total del projecte i el que assumirien i/o poden assumir els beneficiaris) d'aquest.

5. Pla organitzatiu
Proposta d'estructura equip tècnic del projecte (perfils i tasques), formes de reclutament (si en cal) i tipologia de la col·laboració (contractual, voluntariat, etc.).

6. Pla econòmic i financer
Previsió ingressos i despeses en base a la delimitació i tria del projecte i compte d'explotació.