Les entitats poden buscar suport per les seves accions, programes o projectes fent-ne presentacions prèvies, exposant els seus objectius i metodologia.
Una de les parts essencials en l’arrencada d’un nou projecte, tasca o investigació a les entitats és la seva presentació al públic. I això té moltes similituds amb la presentació d’un producte en una empresa, i l’objectiu és quasi el mateix. En un esdeveniment de presentació, les entitats i associacions han d’exposar detalladament l’activitat o tasca que duran a terme, el marc del projecte, posant el focus en trobar finançament i donar-se a conèixer.
Són una mena d’actes derivats de les línies estratègiques del màrqueting corporatiu, i la finalitat de les entitats és buscar suport. D’aquí que sigui tan important posar atenció a l’estructura, l’estètica i la informació que es dona, així com a l’espai, el públic i el temps que durarà. A continuació es detallen els aspectes que les entitats han de tenir en compte a l’hora de preparar un acte de presentació.
Per a aquest recurs s’ha adaptat informació de les següents fonts: ‘Descubre cómo organizar un evento de presentación de producto de éxito’, de Carlos Sainz Events; ‘Organizar un evento de presentación de producto: ¿Qué tener en cuenta para conseguir un evento significativo?’, de la web Global Marketing Directo; i ‘Cómo presentar un proyecto de una ONG a una empresa’ de ShoFund.
Definir els objectius i el pressupost
Com amb tot, el primer pas del plantejament d’un acte de presentació en una entitat és tenir clars els objectius. Això és clau per poder definir detalladament el tipus de jornada, així com d’altres qüestions organitzatives com el nombre d’assistents i el pressupost. Així, s’haurà de tenir clar la raó de ser de l’esdeveniment, les prioritats i les qüestions més secundàries, ja que no està de més aprofitar la presentació per ensenyar els resultats d’altres projectes i accions.
En aquest primer estadi també és necessari qüestionar-se pel finançament de l’esdeveniment. Quins mínims i quins màxims poden anar destinats a aquest esdeveniment? De quina partida sortiran aquests diners? Respondre a aquestes preguntes ha de ser prioritari, ja que definirà tots els altres factors de la presentació del projecte.
Quan, qui, on
Un cop ja es té clar perquè s’organitza l’esdeveniment i quant pot costar, el següent pas és determinar els temes definitoris de la jornada: el dia, les persones assistents i l’espai.
Pel que fa al dia, s’ha de tenir en compte primer que no siguin dates especials ni festius perquè desinflaria l’assistència. De fet, aquesta s’ha de tenir en compte a l’hora de decidir la data i l’hora de l’esdeveniment, ja que depenent de qui siguin les persones convocades s’haurà de fer en cap de setmana o laborable, a la tarda o al matí.
La definició del lloc també dependrà del nombre d’assistents i el pressupost, així com del tipus de projecte que s’està presentant, per si es pot trobar un espai relacionat amb la seva temàtica. És important que el lloc compti amb bons equips audiovisuals i que estigui ben comunicat per tal de facilitar les coses a les persones convidades.
Així, tenir ben clar el nombre d’assistents és clau en aquest apartat. S’haurà d’elaborar una llista amb les persones o grups que es vulguin convidar, així com del perfil que les defineix per assegurar-se que la jornada és fructífera per les dues parts. En aquest sentit, aquí també s’hauria de decidir si es vol cridar algun mitjà, quin i per què.
Enviament d’invitacions
Ja amb la llista d’assistents elaborada arriba el moment de fer arribar la convocatòria a les persones interessades. Això és important fer-ho amb temps per garantir que tothom sabrà la data amb prou antelació per a organitzar-se per venir.
Pel que fa al format, normalment les invitacions s’envien per correu digital. En elles s’ha d’incloure tota la informació sobre la jornada, i és recomanable que siguin el més personalitzades que sigui possible, perquè això acostarà el projecte a les persones interessades i les convidarà a venir més directament. I aquí és aconsellable que es faci servir la creativitat, i es creïn invitacions originals, potser fins i tot interactives, i amb quelcom que les faci destacar. S’ha de recordar també que si és a persones sòcies, donants o voluntàries, es pot aprofitar i fer la convocatòria a través de butlletins.
A banda, una altra opció és fer-ho a través de les xarxes socials, creant un esdeveniment a Linkedin o utilitzant plataformes com Google Forms per poder portar un control de qui assistirà. Això de fet és molt útil per convidar a les persones vinculades a l’entitat.
Esmorzar, dinar, sopar...?
Mai està de més comptar amb alguna cosa per menjar o beure, i les persones assistents solen agrair-ho. A més, depèn de l’hora a la qual se celebri l’acte de presentació, és recomanable comptar amb un espai d’una mitja hora al programa per fer un descans i prendre alguna cosa. Hi ha qui fins i tot contracta un càtering, però no és necessari. Cafè, sucs, fruita, petits entrepans o pastes... No és tan important el qué, com sí tenir present que s’ha de fer aquesta pausa, ja que permet que les persones convidades paeixin la informació, es relacionin i s’agafin la resta de la jornada amb més ganes.
Una presentació estructurada i creativa
En la preparació de la presentació, s’ha de tenir clar el programa, així com les estructures de les diferents xerrades. És recomanable fer un discurs de benvinguda, seguit d’una introducció a l’entitat i un primer retrat del projecte o acció que es vol dur a terme, que després s’haurà de desenvolupar en les diverses parts de la presentació: objectius, raons de ser, passos a seguir, possibles col·laboracions, oferta de voluntariat... Aquesta, a més, ha de tenir sempre un punt de creativitat. Això sempre es pot assolir a través de recursos audiovisuals: diapositives, fotografies, infografies, música, vídeos... Tot val, però és aconsellable que tot això tingui un accent comú, que casi amb la caracterització de l’entitat, per exemple, amb el color corporatiu.
Una forma de fer encara més entretinguda la jornada podria ser incloure alguna activitat participativa. Enquestes ràpides a mà alçada, intervencions individuals en rondes de paraula o inclús jocs o petits concursos com el Kahoot, no només faran la presentació més amena pel públic, sinó que també farà que aquest se’n recordi amb més facilitat de la informació que se li ha donat.
Decoració i recordatori
En la línia de la qüestió creativa, també és recomanable que s’adapti mínimament l’espai a la presentació del projecte. A les parets es poden penjar fotografies, informació diversa sobre l’acció en concret o l’entitat, eslògans... Farà que l’experiència sigui un punt més immersiva i, de nou, ajudarà a recordar els temes tractats al públic.
En aquest sentit, també és una bona opció entregar petits regals o recordatoris a les persones assistents. Això depèn del projecte o acció que s’estigui presentant, però si pot ser quelcom relacionat amb allò que s’està exposant influirà positivament en la implicació del públic un cop la jornada hagi finalitzat.
Difusió posterior
La presentació del projecte no és exclusiva per al públic assistent. Un cop aquesta ha acabat, és interessant utilitzar-la com a pretext no només per informar del projecte i aconseguir finançament per aquest, sinó també per oferir un retrat general de l’entitat al món. Això es pot fer (i s’hauria de fer) en dues vies: la via tradicional, amb els mitjans periodístics, i la digital, a través de les xarxes socials.
Per la via periodística es dependrà de les persones professionals, per la qual cosa s’haurà d’enviar una convocatòria als mitjans que puguin interessar a l’entitat per tal que el dia de la presentació hi assisteixin i tinguin tota la informació necessària per difondre’l.
Això pel que fa a la difusió externa, però internament l’entitat també ha de donar a conèixer l’acte celebrat. Les xarxes socials avui en dia són la millor eina d’informació gràcies al gran abast que tenen. No només serveixen per fer la convocatòria, sinó també per mostrar els resultats després. Amb texts, imatges, vídeos, i les etiquetes pertinents, les xarxes seran un canal per trobar noves vinculacions a l’entitat i implicar a les persones que ja en formen part mitjançant les interaccions.
