L'acollida de persones voluntàries a l'entitat

L'acollida de persones voluntàries és un procés que consisteix en rebre aquesta persona de manera que se senti realment acollida a l'entitat. Una vegada aquesta persona es mostra interessaada en col·laborar, és necessari que se li comuniqui quina serà la seva tasca, quins objectius concrets tindrà i com contribuiran als objectius generals de l'entitat.

La persona voluntària ha de sentir que la seva tasca serà rellevant i, per tant, cal que es treballin tot els aspectes que facilitaran la seva integració i adaptació, tant al seu grup de treball com a l'organització en general.

Ampliar la informació que ja pugui tenir i que ha rebut durant el procés de selecció com la història de l'organització, l'organigrama, el funcionament o els diferents departaments, és imprescindible perquè la persona voluntària se senti familiaritzada amb l'entorn, sàpiga moure's amb facilitat, desenvolupi bé la seva tasca i se senti útil.

El projecte de voluntariat serà un dels documents que permetrà saber a la persona voluntària, amb bastant exactitud, què s'espera d'ella. Potser no serà necessari que se li faci entrega del projecte complet, però sí un resum que inclogui, per exemple:

• El paper del voluntariat.
• L'estructura de l'entitat, la forma d'organització.
• Les persones i els càrrecs.
• Els drets i deures del voluntariat.

Serà important garantir-li que comptarà amb tota l'ajuda necessària, que comptarà amb els mitjans adients pel desenvolupament de la seva tasca, que serà perfectament format i que es potenciarà el desenvolupament de les seves habilitats a fi de realitzar, adientment, la tasca que se li encomana. És important que la persona voluntària tingui seguretat en l'execució de la seva tasca, i part de la mateixa ha de potenciar-se des de l'organització.

Bàsicament, els objectius que es plantegen a l'hora de realitzar el procés d'acollida serien:

• Facilitar informació a la persona voluntària.
• Aconseguir la identificació de la persona voluntària amb els objectius de l'entitat.
• Incorporar la persona voluntària en el projecte en què desenvoluparà la seva acció.
• Aconseguir un compromís estable de la persona voluntària amb l'organització.

En un primer moment, la persona no coneix a ningú més que qui l'ha entrevistada i, per tant, seria interessant que fos la mateixa persona que va entrevistar-la qui la rebi en un primer moment i qui la presenti a la resta de l'entitat. Independentment de qui li faci la visita a les instal·lacions i realitzi les oportunes presentacions, cal diferenciar aquelles presentacions més oficials de les més personals.

Pel que fa a presentacions oficials, es fa referència a la presentació d'aquelles persones amb les quals quasi no tindrà contacte, però amb qui es creuarà constantment. També es pot considerar presentacions oficials aquelles a alts càrrecs de l'organització.

Un altre aspecte que cal tenir en compte és si s'ha establert amb la persona voluntària un període de prova o no. Potser la diferència no sigui molt gran a l'hora de realitzar el procés d'acollida, però sí ho serà el compromís que adopti amb l'entitat, que podrà ser provisional mentre duri el període de prova i definitiu quan aquest finalitzi.

Existeixen diverses activitats que donen sentit al procés d'acollida d'una persona voluntària i que contribueixen a assolir els seus objectius. A continuació es mostren algunes propostes. 

La presentació informal.  Servirà perquè la persona voluntària se situï, conegui a la gent, el local... Serà com una visita guiada per les instal·lacions de l'entitat, i servirà per presentar a la gent que estigui acomplint alguna tasca en els diferents espais. No es tracta de tenir un coneixement profund de les persones i la tasca que realitzen, es bastarà que es coneguin i reconeguin mútuament. S'haurà d'escollir el moment i el dia més adient i sempre s'haurà d'avisar a tot el personal.

L'entrevista grupal. Permetrà fer les presentacions més oficials i realitzar la sessió informativa més general. Hauria de ser realitzada pels diferents càrrecs amb més responsabilitat de l'organització. Si es tracta d'una organització gran, potser serà l'única vegada que tinguin contacte directe amb el voluntariat.

L'entrevista individual. L'haurà de portar a terme la persona encarregada del projecte en què s'incorporarà la persona voluntària i qui durà a terme el seu seguiment. Es tracta de concretar amb la persona voluntària el seu compromís amb l'organització.

Les reunions. Ajudaran a incorporar la persona voluntària al projecte concret i a les tasques que haurà de realitzar. La idea seria celebrar una reunió del nou voluntariat amb la coordinació del projecte, per informar de forma adequada de les tasques i les persones destinatàries de l'acció.

També s'hauria de programar una segona reunió amb persones voluntàries que fa temps que col·laboren i les noves, en què s'utilitzin dinàmiques de presentació per a un major coneixement de companys/es de tasca. A més, en aquestes reunions caldria intentar establir un diàleg, poder resoldre els interrogants que puguin quedar i aconseguir així una bona acollida en l'equip de treball.