Com aconseguir un espai per a l’entitat

Legalment, les entitats no tenen cap obligació de disposar d’un local propi per a constituir-se. De fet, és habitual que moltes organitzacions iniciïn la seva activitat reunint-se en equipaments públics, domicilis particulars, locals cedits o espais compartits. 

El que sí és necessari és disposar d'una adreça social per a les comunicacions administratives. A banda d’això, però, comptar amb un espai propi, per petit que sigui, és un punt a favor cap a la sostenibilitat de l’entitat, i facilita moltíssim la gestió. En aquest sentit, abans de posar-se a buscar local, cal preguntar-se quines necessitats ha de cobrir, ja que dependrà d’elles el tipus d’espai.  

Algunes qüestions que cal respondre són: 

• Quantes persones utilitzaran l'espai i amb quina freqüència?
• Caldrà atendre públic?
• S'haurà d'emmagatzemar material?
• Es necessita accessibilitat o equipaments específics?
• Quin pressupost es pot assumir a llarg termini?

En general, la primera opció que passa pel cap quan es crea una entitat és llogar un local. I si bé aquesta opció pot ser la més estable, s’ha de pensar fredament si realment és necessari, ja que en aquesta alternativa els costos solen ser més elevats. 

Si l'activitat és continuada, cal atendre públic de manera habitual o es necessita emmagatzemar molt material, el lloguer pot acabar sent l'opció més adequada, però cal valorar diversos aspectes com el cost del lloguer i de les despeses, la ubicació i l'accessibilitat, les característiques i si es si compleix la normativa vigent, si caldrien reformes, i la sostenibilitat econòmica del projecte a mitjà i llarg termini.

També és recomanable revisar detingudament el contracte abans de signar-lo i conèixer les obligacions que assumeix l'entitat com a arrendatària.

Hi ha, però, com s’ha comentat, moltes alternatives al lloguer. Es detallen a continuació.

Els equipaments municipals són una de les opcions més accessibles per a les entitats sense ànim de lucre. Es tracta de centres cívics, casals de barri, espais joves, biblioteques, centres culturals o equipaments comunitaris, que ja de per sí disposen de sales que poden reservar-se per fer reunions, assemblees, activitats o formacions.

També hi ha municipis que tenen el que s’anomena hotels d'entitats, edificis o espais concebuts específicament per a que diverses organitzacions i associacions els comparteixin per a fer la seva activitat i tasques diàries.

Aquests espais s’han de reservar prèviament, però abans de fer-ho s’aconsella consultar els criteris d'ús, els terminis de sol·licitud i la documentació necessària, que poden variar segons cada administració.

També hi ha l’opció de compartir un espai amb una altra entitat. Això es pot fer si les diferents entitats implicades usen el local només en franges horàries concretes, fet que permet compatibilitzar-ne l'ús entre diverses organitzacions. 

Els avantatges de compartir un espai són que permet reduït les despeses fixes, facilita l'intercanvi de recursos i afavoreix la creació de sinergies entre projectes. Tanmateix, per a que l’ús de l’espai sigui igualitari, cal formalitzar un acord que reculli aspectes com els dies i horaris d'utilització, quins són els espais compartits i quins els d'ús exclusiu, com es reparteixen les despeses; com es distribueixen les responsabilitats sobre el manteniment, i quina és la durada de l'acord i les possibles causes de finalització.

En els últims anys s’ha posat molt de moda allò que s’anomena ‘coworking’. Espais compartits per empreses, persones o, també, entitats. De fet, hi ha cada cop més equipaments orientats al tercer sector i a l'economia social que ofereixen llocs de treball compartits.

Aquests espais acostumen a tenir taules de treball, connexió a internet, sales de reunions, espais comuns i, en alguns casos, serveis d'assessorament o oportunitats de treball en xarxa amb altres organitzacions. Per a entitats petites o de nova creació poden ser una bona opció perquè permeten disposar d'una seu funcional sense assumir els costos d'un local propi.

Alguns espais de cotreball es poden trobar a: 

• Barcelonès: a Bloc4BCN, Coòpolis, Viver.coop o La Clota Cotreball
• Lleida: al Palau de Vidre
• El Gironès: Espai de Cotreball 221 o Cooking Girona
• Tarragonès: Avant Coworking TGN

Les administracions públiques, universitats, fundacions o altres ens poden cedir temporalment espais perquè associacions hi desenvolupin activitats d'interès social. Poden ser cessions n per a activitats concretes o tenir una durada més llarga quan l'activitat de l'entitat aporta un benefici comunitari.

Habitualment les convocatòries valoren aspectes com l'impacte social del projecte, l'arrelament territorial, el nombre de persones beneficiàries, la participació ciutadana o la complementarietat amb els serveis existents.

La masoveria urbana és una alternativa per a aconseguir espai bastant desconeguda actualment. Es tracta d’una fórmula que permet utilitzar un immoble a canvi de rehabilitar-lo o fer-se’n càrrec del manteniment.

Aquest sistema pot facilitar l'accés a un espai amb un cost econòmic inferior, però també implica assumir compromisos relacionats amb la conservació i la millora de l'immoble. Per això és recomanable formalitzar sempre els acords per escrit i valorar prèviament la viabilitat de les actuacions que caldrà dur a terme.

Quan una administració o un altre ens posa un espai a disposició d'una organització, sigui quin sigui el tipus de contracte, és habitual que la relació es reguli mitjançant un conveni de col·laboració.

Aquest document estableix els drets i les obligacions de cada part i acostuma a especificar coses com l'objecte de la cessió, la durada del contracte, els usos que es permeten al seu interior, les responsabilitats sobre manteniment i assegurances i les causes de finalització del contracte.