Com planificar una gestió del temps saludable i igualitària a les entitats
Comparteix
Es tracta d’implementar mesures com la flexibilitat horària i el teletreball, però sempre amb una visió de cultura organitzativa i amb una diversitat àmplia de mesures, ja que els diversos perfils demanaran accions diferents.
En les últimes dècades s’ha assentat una dinàmica social de la vida accelerada, on el temps sempre passa més ràpid i on el lleure i la cura queden en segon pla, una realitat que, per cert, s’ha acusat en l’actualitat pels modes de consum de les xarxes socials. S’ha deixat de banda el fet que una organització del temps que permeti un repartiment igualitari de les necessitats i plaers (o inclús una priorització d’aquests últims) és primordial per a una vida sana.
També a la vida laboral és important coordinar els equips per a garantir una feina saludable i eficient, que no s’arrossegui un cop acabada la jornada i que respongui a les necessitats que hi ha. I això és especialment important a les entitats i organitzacions sense ànim de lucre, on la pressió per a complir uns objectius va de la mà d’un servei social.
En aquest recurs s’ofereixen consells per a una gestió del temps a les entitats que sigui precisament així, saludable i igualitària. Per a la seva realització s’ha utilitzat la guia ‘Com elaborar un pla que promogui una organització del temps a l’empresa més saludable, igualitària i eficientv’, elaborada per la Direcció de Desenvolupament Socioeconòmic de Proximitat de Barcelona Activa, en el marc del Pacte del Temps de Barcelona.
Què i per què
Una bona gestió del temps a les entitats i organitzacions vol dir flexibilitat horària, i atenció a la cura i la corresponsabilitat, apostant i contribuint al benestar de les persones treballadores, amb respecte pel seu temps social. Aquest mode organitzatiu també s’encara a la racionalització d’horaris i incentiva i facilita el teletreball. Totes aquestes mesures es tradueixen en un equip més motivat i amb condicions de treball que contribuiran enormement a la seva continuïtat.
Per a l’entitat, doncs, fer una bona gestió del temps vol dir millorar la seva eficiència. Quan les responsabilitats i el compromís cauen realment en les dues parts, el clima laboral canvia radicalment gràcies a la confiança mútua. L’organització és vista en aquests casos com un lloc igualitari, que pensa en el cicle de vida de les persones i el respecta, i que a més aprofita tots els perfils que integren els seus equips, amb els beneficis que la diversitat aporta.
Avui en dia, es valora en alta mesura els temps personal i social, i es troben al mateix nivell que el laboral. Una entitat amb una organització del temps flexible respecta tots aquests espais, i permet al seu equip cuidar tots els àmbits de la seva vida, per separat. i això, contràriament al que sol pensar-se, permet a les persones treballadores desenvolupar millor la seva feina, i, en conseqüència, millora la imatge de l’entitat o organització.
Pas 1: Impuls de la cultura organitzativa
Fer una gestió del temps adequada a l’entitat no es limita a implementar mesures concretes, com posar un marge en els horaris d’entrada o sortida, sinó que passa i s’origina necessàriament en transformar la cultura organitzativa de tot l’ens. Cal que l’equip directiu o coordinador hi cregui, i que s’esculli un equip impulsor que representi totes les parts per tenir en compte les diferents perspectives.
Durant tot el procés de transformació, a més, caldrà definir amb quins objectius es durà a terme, tot tenint en compte les característiques, l’activitat i la missió de l’entitat. Es tractarà d’establir un relat que harmonitzi tot el nou mode d’organització del temps. Per exemple, es pot apostar per una millor conciliació, o per a incidir en el benestar de l’equip.
Pas 2: Diagnosi i participació
Per arrencar la transformació cap a una millor gestió del temps a l’entitat cal partir d’allò que ja es té, és a dir, fer una diagnosi de l’estat de la qüestió. Quin és el conveni? Quin calendari laboral té ara cada secció? Quines mesures no reglades hi ha en marxa que ja contribueixen a una organització flexible del temps?
També és el moment de definir quins perfils conformen l’entitat i quines tasques professionals fan -atenció al públic, oficina, comercial...-, amb la idea de preveure quines necessitats tenen. És aconsellable començar amb una enquesta, i potser organitzar inclús algun grup de discussió.
Un cop s’ha definit el punt en què es troba l’entitat pel que fa a l’organització del temps, ja es poden fer propostes de millora. És important que les noves mesures responguin a les realitats dels diferents perfils, dibuixant-ne un ventall ampli per a que la gestió del temps sigui realment igualitària, ja que hi ha perfils que no es podran adaptar a determinades accions.
Algunes mesures a proposar poden ser:
- Horaris d’entrada i sortida flexibles i ajustables a les necessitats personals
- Compactació de jornada, agrupant hores de feina per a reduir dies o hores de presència
- Canvis en els temps de dinar i esmorzar
- Reducció del nombre i la durada de les reunions
- Implementació d’una borsa d’hores per a la gestió d’assumptes personals
- Incentivació i facilitació del teletreball per a eliminar els temps de desplaçaments
Pas 3: Planificació i seguiment
Un cop recollides i detallades les diferents propostes, serà el moment de donar forma al pla per a la implementació de la nova organització del temps de treball. Aquest s’haurà de recollir en un document que especifiqui:
- Objectius del pla
- Abast temporal
- Recursos necessaris per a implementar-lo
- Criteris i funcionament de les diferents mesures, detallant-les per separat i definint: objectiu, funcionament, recursos i persones beneficiàries
- Indicadors de seguiment
- Calendari d’implantació
- Canals de comunicació
L’equip impulsor del pla n’haurà de fer el seguiment, però també és important implantar eines informàtiques de gestió horària per a que les pròpies persones treballadores puguin organitzar-se autònomament. En aquest sentit, és interessant formar les persones que lideren els diferents equips, de manera que la coordinació sigui transversal a tota l’entitat.
Pas 4: Comunicació i implantació
Ja aprovat el pla, només quedarà difondre’l entre la plantilla mitjançant accions de comunicació interna que el comparteixin amb transparència i de manera detallada, junt amb guies o manuals per a utilitzar les eines de gestió implementades i especificant els canals de seguiment per a obrir la porta a esmenes per part de les persones treballadores.
S’aconsella que l’arrencada del pla es faci de manera progressiva, amb proves pilot que permetin experimentar si hi ha qüestions que cal ajustar. El més efectiu és d’anar de menys a més, en relació amb el nombre de mesures implementades i les persones que l’efectuen.
