Com fer un bon tancament comptable: calcular l'impost de societats i tancar definitivament

En aquest punt, cal assegurar-se que es tenen registrades totes les despeses i ingressos el període de meritació dels quals correspon amb l’exercici que s’està tancant.

Els més habituals poden ser les següents:

• Recompte i registre de variacions a la valoració de les existències de mercaderies, tenint-ne en compte l’inventari en la data de tancament.
• Dotacions per a les amortitzacions anuals dels immobilitzats materials i intangibles que hi hagi a l’entitat. S'ha de revisar també si cal donar de baixa algun element de l’immobilitzat, en cas que ja no estigui en ús o no pertanyi a l’entitat.
• Aplicació als ingressos de la part proporcional a l’amortització de les subvencions o donacions que s'hagin concedit a l’entitat per a l'adquisició dels immobilitzats.
• Dotació de possibles provisions, en cas que algun element patrimonial de l’organització hagi perdut valor respecte de la valoració que figuri en el registre comptable i sempre que aquesta pèrdua de valor pugui ser reversible.
• Ajustaments per periodificació. Si alguna despesa no és totalment imputable a l’exercici (per exemple, una assegurança pel període de l’1 de juny al 31 de maig de l’any següent), s’haurà de fraccionar amb base a aquesta temporalitat i, la part que correspongui a l’any següent, caldrà deixar-la en un compte de despeses avançades. S'ha de fer el mateix amb els ingressos. Potser s’ha emès una factura amb data de l’exercici que s’està tancant, però una part de la feina es farà durant l’exercici següent, o una subvenció registrada en aquest exercici s’ha d’executar en part a l’exercici següent. Per fer aquests ajustaments s’utilitzen els comptes 480 per a despeses avançades i els comptes 485 i 132. En cas que aquests comptes tinguin saldos que provinguin de l’obertura, s'ha de revisar si cal aplicar a la despesa o a l'ingrés de l’exercici que s’està tancant, respectivament, els saldos que es van deixar a l’any anterior.

Un cop revisada la comptabilitat i registrats tots els moviments que afectin el resultat, cal calcular i registrar l’impost sobre societats, en funció del règim fiscal que tingui l’entitat (els dos possibles són el de la Llei 49/2002 i el de les Entitats parcialment exemptes).

Hi ha organitzacions sense ànim de lucre que, per la naturalesa dels ingressos o pel volum, no han de presentar la declaració. En aquests casos no procedeix cap registre al respecte. Però per a les entitats obligades a presentar-la, cal fer el càlcul de la quota que pertoqui. S'ha de seguir la normativa pròpia d’aquest impost, agafant els ingressos no exempts i restant les despeses deduïbles, i aplicant el percentatge o tipus de tributació del règim que sigui d’aplicació a l’entitat.

En cas que surti a pagar, es comptabilitza la despesa i el deute pendents de pagar. D'altra abanda, si procedeixi alguna devolució, el deute pendent comptabilitza pendent de cobrar. Cal tenir en compte que, si es tenen registrats pagaments a compte o retencions als comptes del grup 473, han de quedar sense saldo un cop fet el registre.

El pas final per tancar definitivament l'exercici és executar el procés de tancament que el programa de comptabilitat té incorporat.

En primer lloc, i sempre que no s’hagi emprat aquesta dada per a l’arxiu dels documents comptables, s’executa el procés de tornar a fer la numeració automàtica dels assentaments, perquè tinguin una numeració correlativa a les dates de registre.

A continuació, s’executa el procés de tancament i obertura de l’exercici següent. En aquest procés, el programa comptable fa l'assentament de regularització: deixa a zero tots els saldos dels grups sis (despeses) i set (ingressos), contra el compte 129 de l’excedent de l’exercici.

Seguidament, fa l'assentament de tancament: deixa a zero tots els saldos dels grups de l'u al cinc del pla general de comptabilitat. Finalment, fa l’assentament d’obertura de l’any següent, recuperant els mateixos saldos dels grups  de l'u al cinc i deixant-los preparats per començar el registre comptable del nou exercici.

La darrera tasca a fer és l'obtenció dels llistats de balanços que serveixen per preparar l’assemblea on es presentaran els comptes. Habitualment són els següents:

• Balanç de situació
• Compte d’explotació o de resultats (també anomenat de pèrdues i guanys)
• Balanç de comprovació de sumes i saldos
• Llibre diari
• Llibre major

Per resoldre dubtes sobre el tancament comptable i altres qüestions relatives a la gestió econòmica de les entitats sense ànim de lucre es pot consultar a través dels serveis d'assessorament.