Elements per fer un bon tancament de la comptabilitat de l’entitat: la revisió del llibre major i reclassificació

Des del programa de comptabilitat que faci servir l’entitat s’han de llistar tots els comptes comptables i revisar-los atentament per veure si es troba alguna errada o omissió en les operacions a registrar, i detectar si cal fer alguna de les operacions de reclassificació o tancament que s’indiquen als següents punts.

Les incidències més habituals a revisar i corregir que s’acostumen a trobar en el balanç són aquestes:

• Factures o despeses amb una certa antiguitat que no figuren com a pagades (les pot haver pagat algú de l’entitat, es poden haver registrat els pagaments com a despesa, poden estar duplicades, pot haver-hi algun error en el proveïdor indicat en el pagament, o, simplement, poden estar pendents).
• El mateix que en el punt anterior, amb factures emeses pendents de cobrar.
• Que no estigui feta l’aplicació del resultat de l’exercici anterior: el compte 129 ha d’estar amb saldo zero abans de fer-se el tancament.
• Que els comptes de la tresoreria no estiguin quadrats: cal assegurar-se que els comptes de caixa efectiva i de tots els bancs tinguin el saldo real que es correspongui amb el recompte o arqueig de la caixa en data de tancament, i amb els extractes bancaris a la mateixa data, respectivament.
• Que tots els comptes corrents amb persones de l’organització (551, 552, 553 o 464) que tinguin el saldo correcte a favor o en contra de l’entitat. Aquests comptes s’utilitzen quan persones vinculades a l’entitat paguen o cobren per compte d’aquesta. Per exemple, si s’avancen diners per fer una activitat i aquella persona va pagant, cal assegurar-se que es liquiden les despeses d’aquella activitat i que retorna la diferència dels diners de l’avançament, o que se li paga la resta o se li reconeix el deute a pagar, si la despesa ha estat superior als diners avançats.
• Si es tenen registres en comptes del grup 56 (dipòsits i garanties rebudes i dipositades), s’ha de verificar que en tinguin el saldo correcte en la data de tancament. Si, per exemple, s’ha registrat en un compte del grup 561 la distribució de participacions de loteria, s’hauria de fer el traspàs a ingressos per la part que correspongui a donacions dels diners que s’hagin recaptat i deixar el saldo a zero en la data de tancament.
• Si l’entitat presenta declaracions per l’IVA, cal verificar que no s’hagin registrat les liquidacions trimestrals dels models 303 i/o que no s’hagi registrat l’ajustament per canvi de prorrata en l’IVA deduïble, si fos el cas. En cas de produir-se aquest canvi de prorrata, cal canviar també a la sèrie de les factures rebudes de l’any entrant el percentatge provisional deduïble a aplicar durant aquest nou exercici. Un cop registrades les liquidacions, els comptes 472, d’IVA suportat, i 477, d’IVA meritat, han de quedar a zero i el saldo a favor de l’organització del darrer model 303 hauria de coincidir amb el del compte 4700 o, si fos a pagar, amb el del compte 4750 a 31 de desembre.
• Si es té personal contractat i/o s’han fet pagaments a persones professionals autònomes o conferenciants, o bé si s’han fet retencions per altres tipus de despeses, com ara el lloguer d’un local; s’ha de verificar que els saldos dels sous a pagar (compte 465), Seguretat Social creditora (compte 476) i Hisenda creditora per retencions de l’IRPF (compte 4751) tinguin els saldos correctes. En el cas del compte 465, tindrà un saldo a pagar, si queden salaris nets a pagar en la data de tancament. El compte 476 ha de tenir un saldo a pagar pel total de la liquidació de Seguretat Social del mes de desembre, que es paga al gener. El compte 4751 ha de tenir el saldo que coincideixi amb la liquidació dels models 111 o 115 del quart trimestre de l’any que s’estigui tancant, que es paga també al gener.

En aquest apartat es recullen les incidències que tenen a veure amb els resultats i poden ser els següents:

• Que hi hagi operacions registrades com a partida pendent d’identificar, al compte 555. Aquest compte normalment ha de quedar a zero abans de tancar.
• Que les despeses i ingressos (comptes dels grups sis i set) no estiguin correctament registrats en els comptes que correspongui per la seva naturalesa o que hi hagi algun que s’hagi pogut duplicar.
• Que no hi hagi cap registre de despesa que, en realitat, s’hagi de considerar com a inversió. Es donaria aquest cas quan la compra correspon a un bé que hagi de romandre a l’entitat i estigui en ús per un període superior a un any.
• Que hi hagi alguna subvenció o donació que s’hagi concedit a l’entitat per a l’exercici que s’està tancant i que no s’hagi registrat. Les subvencions s’han de registrar en el moment de la concessió i de manera independent al moment en el qual es cobren. És molt convenient no registrar cap cobrament directe contra el compte d’ingrés del grup 7, sinó fer-lo constar sempre en el compte corresponent del grup 44 (donacions privades) o 4708 (subvencions oficials), per poder-lo tenir ben controlat de cara al model 347 (la declaració informativa d’operacions amb tercers) i per reflectir correctament els imports pendents a cobrar, si n’hi hagués.

En la revisió anterior, també s’haurà detectat si hi ha saldos que calgui reclassificar de compte perquè els balanços reflecteixin les partides correctes.

Les reclassificacions més habituals són les següents:

• Si l’entitat té algun préstec, cal reclassificar de llarg a curt termini l’import del capital a retornar durant els propers dotze mesos.
• Si es tenen inversions financeres amb data de venciment dins de l’exercici a iniciar, cal reclassificar-les de llarg a curt termini.
• Si es té algun deute pendent de cobrar que es consideri dubtós, cal reclassificar-lo al compte corresponent i dotar la provisió pel possible incobrable.
• Si es té una pòlissa o compte de crèdit que s’estigui registrant a un compte del grup 57 i que acabi amb saldo a favor de l’entitat bancària a 31 de desembre, cal reclassificar el saldo des del compte 572 al 5201. De la mateixa manera, si s’està registrant a un compte 5201 i el saldo final és positiu a favor de l’entitat, s’ha de reclassificar en un compte del grup 572.

Aquest recurs està complementat amb el contingut que recull els següents punts a revisar. Per resoldre dubtes comptables les entitats sense ànim de lucre poden accedir als serveis d'assessorament.