Com redactar la justificació d’un projecte
Comparteix
-
La justificació és una eina essencial per demostrar l’execució real del projecte. Font: Canva. -
És recomana disposar d’una eina de seguiment que permeti registrar despeses i ingressos durant l’any. Font: Canva.
La redacció d'aquest document pot servir per extreure diversos aprenentatges que ajudin l'entitat a millorar en el futur.
Sempre que finalitzem un projecte s’ha de redactar la seva justificació. Aquest document serveix tant per a la mateixa entitat com per a les persones finançadores, en cas que hi hagi, ja que permet saber que s’ha fet amb els diners, quines activitats s’han dut a terme, quines no, quin ha sigut l’impacte del projecte en la comunitat triada, etc.
És important tenir en compte que, al llarg del projecte, hi haurà imprevistos que faran que algunes accions previstes no es puguin dur a terme. Per això s’ha de realitzar el document amb la reformulació del projecte i del pressupost, en cas que hi afecti.
Què és una justificació?
La justificació és un requisit essencial dins del cicle d’una subvenció i permet demostrar que el projecte s’ha executat d’acord amb allò que establia la convocatòria i que els recursos rebuts s’han gestionat de manera correcta i transparent. Un cop finalitzades les activitats, les bases de cada subvenció obliguen a presentar documentació que acrediti l’actuació real, incloent-hi la memòria d’execució, la memòria econòmica i els justificants necessaris per demostrar que s’ha donat compliment als objectius previstos.
Per facilitar aquest procés és útil disposar d’una eina de seguiment que permeti registrar despeses i ingressos durant l’any, tot i que sempre cal utilitzar els models oficials del finançador. També és important conservar i ordenar els justificants econòmics, assegurar que les factures estan emeses a nom de l’entitat i verificar que compleixen els criteris de la convocatòria, ja que només així la despesa es considera correctament justificada.
Consells per a una millor justificació
La justificació d’un projecte s’ha de començar a fer durant el desenvolupament del mateix projecte. Per poder bolcar tota la informació és molt recomanable la utilització de l’Excel, per això és important saber quina informació es vol recopilar i com fer-ho. Alguns dels resultats que es poden posar a l’Excel són:
- Registrar quines incidències es produeixen.
- Quin és el feedback de la comunitat a la qual es dirigeix.
- Els recursos humans amb els quals es disposa (si són suficients o no).
- Quin és el nivell de participació.
- Veure si són suficients els recursos materials.
- Comprovar si el temps és suficient.
- Corroborar o no que les accions plantejades són les adients.
- Quina ha estat la difusió del projecte.
Una manera efectiva de poder tenir fàcilment alguns punts d’aquesta informació és demanar a les persones participants que emplenin un qüestionari abans del desenvolupament del projecte i un altre un cop finalitzat.
El més important que s’ha de tenir en compte a l’hora d’utilitzar l’Excel és que aquest ha de permetre, fent una ullada, tenir una visió completa del desenvolupament del projecte.
Justificació econòmica
En aquest punt, l’entitat justifica o bé la totalitat del projecte o bé la quantitat subvencionada mitjançant la presentació de factures. Aquí és important tenir en compte dues qüestions: en primer lloc, els terminis de les despeses que s’estipulen en les bases de la convocatòria, perquè en cas d’estar fora de termini, la factura no serà vàlida. I, en segon lloc, el marge de desviació que pot haver-hi en cada partida.
A l’hora de demanar una factura, s’ha de fer constar la següent informació:
- La persona emissora
- La persona receptora
- La data
- El concepte
- L’impost aplicat
Els formularis
Per a la redacció de la justificació, moltes de les institucions i entitats finançadores que estableixen les bases de la convocatòria sovint tenen un formulari de justificació de projectes.
Aquests formularis són una guia fàcil on només s’han d’anar emplenant les diferents dades que es demanen. Tot i això, en cas que es tingui algun dubte amb la justificació, es pot mirar si hi ha algun número de contacte.
Normalment, els formularis es guien pels següents punts:
- Nom de l’entitat
- Denominació del projecte
- Eixos d’actuació
- Descripció del programa
- Presentació del projecte
- Metodologia emprada
- Objectius del projecte
- Accions que s’han desenvolupat per arribar als objectius
- Quins indicadors s’han extret
- Conclusions
Altres qüestions a tenir en compte
Per tenir una bona justificació, és convenient fer una recapitulació. Aquest és un exercici intern de gran utilitat per a l’entitat a través del qual es poden extreure millores, modificacions a futur, canvis i aprenentatges.
Les preguntes clau per aquest apartat són: Hem assolit el projecte tal com s’esperava? I com es podria millorar? Sigui una bona conclusió o sigui desfavorable, s’ha de tenir present el que s’ha après i no ha de saber greu perquè sempre es pot millorar.
Per últim, és molt important tenir les dates d’entrega en compte i complir els terminis, perquè no entregar els informes a temps o en la forma en què es demanen pot comportar no accedir a nous ajuts en un futur.
En cas que una entitat sense ànim de lucre tingui dubtes o necessiti ajuda sobre la justificació d'un projecte o altres qüestions relacionades amb la gestió d'entitats pot accedir als serveis d’assessorament i d’acompanyament.
