Durant tot l’exercici 2021 serà possible celebrar les reunions de les juntes directives, els consells rectors i els patronats a través de videoconferència, encara que les entitats no contemplin aquesta via de reunió en els seus estatuts.

Aquesta mesura es va aprovar arran de l’estat d’alarma, davant la impossibilitat de fer reunions presencials per complir amb les restriccions derivades de la Covid-19. Moltes associacions i fundacions van començar a optar per la via telemàtica a mitjans de març.

La mesura estava pensada per tenir una vigència concreta, fins al 18 d’abril, però el 9 de juny se’n va aprovar la primera pròrroga. El decret llei 19/2020 que va allargar la possibilitat de les videoconferències en òrgans de govern fins al 31 de desembre del 2020.

Ara, a partir de la publicació aquest 18 de novembre del reial decret 24/2020 de mesures urgents de suport a la solvència empresarial i al sector energètic i en matèria tributària, s’ha establert que la mesura també serà vigent durant tot l’any vinent.

La mesura és aplicable a les associacions, societats civils, cooperatives i fundacions d’àmbit estatal.

Com s’han de fer les sessions virtuals?

Els òrgans de govern que es reuneixin a través de videoconferència han de garantir que tothom pot participar a les sessions a distància. Cal assegurar que totes les persones participants tenen una bona connexió a Internet i els recursos informàtics necessaris per unir-se a la reunió online.

A més, caldrà fer una prova abans de la sessió per assegurar que tots els aspectes tècnics funcionen. En el cas que hi hagi membres que desconeixen com utilitzar l’aplicació a través de la qual es farà la videoconferència, l’entitat s’ha d’encarregar de formar-los a través, per exemple, d’un breu tutorial.

També s’ha de tenir en compte que les persones participants han d’unir-se a la reunió virtual des d’un lloc on hi hagi silenci. D’aquesta manera s’eviten sorolls molestos i es garanteix el bon desenvolupament de la reunió.

Es pot votar per correu

D’altra banda, quan el president o presidenta de l’entitat o quan, com a mínim, dos membres de l’òrgan, ho sol·liciti, es podran adoptar acords a través de la votació per correu electrònic o d’eines virtuals de vot.

Ha de quedar constància per escrit de les votacions ja que valdrà acreditar la votació dels acords. Finalment, cal destacar que tots els membres dels òrgans de govern tenen el dret i deure de participar i també el de votar d’una forma fiable i reconeguda.

Per a més informació sobre programes i aplicacions que permeten el vot en assemblees virtuals, consulteu aquest article de Xarxanet.