La normativa estableix els requisits que han de complir els sistemes i programes informàtics que suporten els processos de facturació.
El passat 6 de desembre de 2023, es va publicar el Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, que aprova el reglament Veri*factu. L’objectiu del reglament és assegurar que els registres de facturació produïts per sistemes informàtics compleixin amb els requisits d’integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat, per evitar així els malintencionats programes de doble ús o programa d’ocultació de vendes.
Quan entra en vigor?
El reglament ja publicat entrarà en vigor a partir de l'1 de juliol de 2025, quan passarà a ser obligatòria la utilització del sistema Veri*Factu. Així doncs, s’obliga les proveïdores de tecnologia a ser compatibles amb l’esmentat sistema.
S'espera que durant el setembre de 2024 quedi aprovada una ordre ministerial que acabi de perfilar els detalls. En aquest moment, se sabran amb certesa els requisits tècnics que les organitzacions de programari hauran de desenvolupar. L’Administració pública ha anunciat que desenvoluparà, al seu torn, una eina simple de facturació per emetre factures en format Veri*Factu.
Les entitats subministradores del programari de facturació hauran de garantir que els seus programes compleixin amb els requisits tècnics, però les organitzacions que utilitzin programari que no estigui homologat també tindran la seva responsabilitat, ja que s’estableixen importants sancions per a qui fabriqui i qui utilitzi aquells programes que no tinguin les característiques tècniques necessàries.
El sistema inclourà elements per assegurar que els registres no puguin ser modificats sense deixar un rastre. El reglament Veri*factu preveu l'enviament dels registres de facturació a la seu electrònica de l'Agència Tributària en el moment de la seva producció i, un cop validats, ja es podrien enviar a les respectives clientes.
Què ofereix?
Les transaccions de venda de béns o serveis generaran automàticament un fitxer informàtic que contindrà tota la informació de la factura. El fitxer s’haurà de signar electrònicament i s'hi afegirà una empremta digital (hash) per garantir la inalterabilitat.
Immediatament després de generar el fitxer, serà enviat electrònicament a l'Agència Tributària (AEAT). El procés de tramesa es farà simultàniament a la generació del fitxer per assegurar el compliment en temps real. Es crearà un document físic o electrònic que inclourà un codi QR i un codi alfanumèric. El codi QR permetrà a les parts interessades verificar fàcilment la validesa de la factura.
Les clientes podran escanejar el codi QR per verificar si la factura està registrada a la seu electrònica de l'AEAT, això permetrà assegurar-se que la factura és autèntica i completa. Igualment, l'AEAT proporcionarà informació a la clienta sobre la recepció i l'estat del registre de la factura, assegurant transparència i facilitant la gestió de les seves obligacions fiscals.
Quines altres utilitats té l’eina?
A més de combatre el frau fiscal, el sistema Veri*factu permetrà avançar en la digitalització de les entitats i millorar els serveis d'assistència per a les persones contribuents, que les contribuents podran descarregar operacions i facilitar la confecció dels llibres de registre fiscal i els models tributaris.
El reglament Veri*factu és compatible amb el projecte de reglament de factura electrònica entre organitzacions, actualment en tramitació. Per tant, els sistemes informàtics s'hauran d'adaptar integralment a ambdues normatives. L’adaptació utilitzarà un model de dades únic basat en les mencions obligatòries de factura i els mitjans i terminis de pagament. D’aquesta manera, es garantirà la coherència i la facilitat en la gestió de la facturació electrònica tant a escala nacional com entre organitzacions.
El projecte s’enfoca en l’obligatorietat de la factura electrònica entre empreses, amb l'objectiu de millorar l'eficiència mercantil i reduir la morositat. Això implica que, a més de complir amb Veri*factu, els sistemes informàtics han de poder emetre, transmetre i rebre factures electròniques en format estàndard entre organitzacions. Els sistemes informàtics necessitaran una adaptació integral que garanteixi:
- Un model de dades únic: totes les dades requerides per Veri*factu i la factura electrònica entre entitats seran harmonitzades en un únic model de dades.
- Mencions obligatòries de factura: inclourà camps obligatoris com el NIF, número de factura, data d'expedició, base imposable, tipus d'IVA, import total, etc.
- Mitjans i terminis de pagament: registre dels detalls del pagament per assegurar transparència i traçabilitat.
Per tal de resoldre dubtes amb referència a aquesta qüestió o altres relatives a la gestió econòmica de les entitats no lucratives, es pot accedir als serveis d’assessorament i d’acompanyament.
