6 passos per fer de la memòria d’un projecte una eina d’avaluació
Comparteix
La memòria serveix per deixar constància de quins factors han tingut major rellevància a l’hora de desenvolupar l’actuació i de si s’han complert els objectius.
La memòria d’activitats d’un projecte en concret és un document en què hi apareixen elements de l’avaluació de l’actuació. Acostuma a tenir l’estructura d’un informe i acompanya la memòria econòmica del projecte. Per ser útil, la memòria no només explica allò que s’ha dut a terme, sinó que s’ha d’utilitzar com a eina per sintetitzar les conclusions de l’avaluació del projecte, i en especial per veure si aquest ha assolit els seus objectius i de quina manera, així com els aprenentatges que se’n deriven.
La memòria serveix per deixar constància de quins factors han tingut major rellevància a l’hora de desenvolupar l’actuació i de si s’han complert els objectius que s’havien establert a l’inici del projecte. En la memòria, doncs, és on s’explica si s’han assolit -total o parcialment- de quina manera i per quines causes, com ha anat el procés per a la seva consecució, la implicació de la gent o si hi ha hagut resultats no previstos. A més de qualsevol que sigui útil per millorar la gestió d’un projecte nou en el futur.
Quan s’ha de redactar?
Normalment es redacta a la fi del projecte, una vegada s’han desenvolupat i completat les diverses fases que componen l’actuació i que havien estat previstes en el projecte. Així i tot, resulta interessant anar recopilant tota la informació necessària al llarg de tot el procés, especialment si aquest ha estat en un període llarg de temps. En la memòria apareixen els aspectes que ens interessa avaluar per avançar en la millora de projectes, tot detectant quins elements han funcionat i quins cal replantejar de cara el futur.
A qui va destinada?
La memòria d’un projecte és també una eina d’ajuda en la comunicació dels resultats, tant a les persones que han format part del projecte com a entitats que hi hagin pogut col·laborar, institucions financeres i públic en general. La seva redacció i explicació s’adequarà a qui va destinada i, fins i tot, es poden utilitzar diversos formats depenent del públic a qui s’ha de mostrar o entregar. Segons el tipus de projecte, serà interessant plasmar la memòria d’una forma atractiva per als mitjans de comunicació, en què prenguin major interès les dades i conclusions rellevants.
Què ha de contenir?
Es tracta de recollir les dades obtingudes amb els instruments d’avaluació, comparar els indicadors prèviament establerts amb la realitat del que ha succeït, analitzar-ho i fer constar a la memòria si s’han complert els objectius, a través de quines accions i quines són les casuístiques que ho han fet possible o per les quals no s’han assolit. Això també servirà per saber si els indicadors plantejats són fàcils de recollir, realistes i si realment reflecteixen tot allò que es pretenia aconseguir.
La memòria final també haurà d’incloure, si s’escau, totes les dades que es considerin significatives i importants en relació amb el projecte en concret. Caldrà tenir en compte si l’entitat s’ha acollit a una subvenció o està subjecta a algun tipus de conveni perquè llavors serà necessari ajustar-se a l’estructura i als elements d’avaluació que es demanin. Hi pot haver casos en què s’hagi d’omplir un model predeterminat de memòria. En l’apartat d’annexos s’inclouria la documentació que hagi generat l’actuació: cartells, programes de mà, dossiers, fotografies i gràfics.
Com es dissenya?
Per dur a terme una bona memòria d’avaluació de projectes cal que es realitzi una observació i recollida sistemàtica periòdica, establerta en el disseny del projecte, i en què s’hi hauran d’haver implicat els diversos agents que intervenen en el projecte. El rigor i la claredat en els continguts, així com un disseny atractiu d’aquesta, són elements clau per a la comprensió de la memòria. Així doncs, per a què la memòria sigui útil i de qualitat, hauria de comptar amb les següents premisses:
- Utilització d’un redactat clar i concís.
- Possibilitat incloure percepcions i aportacions de les persones participants.
- Partir del rigor, la veracitat i l’objectivitat de les dades i les informacions aportades.
- Separar clarament les dades i informacions objectives, de les interpretacions i valoracions.
- Posar èmfasi en els factors que han contribuït a l’èxit o al fracàs del projecte.
- Ús de recursos gràfics per facilitar la comprensió, sempre que aportin informació rellevant.
Pot ser atractiva?
Fer la memòria d’un projecte més atractiva ajuda a la transparència de l’actuació desenvolupada i afavoreix la seva repercussió. Les infografies o els vídeos resum permetent donar visibilitat i explicar de forma més amena i senzilla aquelles dades i informacions que es volen destacar. Aquestes eines són especialment útils a l’hora d’il·lustrar textos que, tot i la importància del seu contingut, poden resultar densos o feixucs per l’extens nombre de dades que recullen.
Destacar els punts més rellevants amb imatges i gràfics pot facilitar la lectura d’apartats com la gestió econòmica o els llocs i espai on s’ha desenvolupat el projecte. El format en vídeo o infografia facilita la seva difusió a través de les xarxes socials, permet resumir en pocs minuts les accions i declaracions més destacables, i atreu fàcilment l’atenció. Existeixen diverses eines i aplicacions, algunes d’accés gratuït, que faciliten la creació d’infografies de forma intuïtiva i atractiva i la creació de vídeos d’animacions. En aquest recurs, n’apareixen algunes
Com fer-la participativa?
Elaborar la memòria d’una actuació mitjançant un procés participatiu farà que aquesta sigui molt més rica i fidel a la realitat. Per això, resulta interessant escriure-la entre les diverses persones actives en el projecte que s’hagi desenvolupat i que, fins i tot, pugui ser ratificada per persones de l’entitat que no hi hagin participat directament. D’aquesta manera, es poden tenir diversos punts de vista i opinions. Per acabar, i segons el cas, pot acabar sent ratificada en assemblea per les persones sòcies, com a element de cohesió i de posada en comú de les accions de l’entitat.
Aquest recurs està basat en el document ‘Memòria d’actuació del projecte’ publicat pel Centre de Recursos per a les Associacions Juvenils (CRAJ) el febrer del 2019.
