Com millorar la presentació dels projectes a les convocatòries

Hi ha tres raons -com a mínim- que justifiquen per què és cabdal per a les entitats no lucratives comptar amb projectes correctament dissenyats i estructurats (veure Voleu millorar la formulació del vostres projectes?):

• Es tracta d’un full de ruta que permet a l’organització assolir, de forma paulatina, les fites marcades amb criteris d’eficàcia i a través d'una gestió eficient dels recursos destinats.
• Es tracta d’una eina de comunicació que permet explicar i donar a conèixer a l’entorn quines i de quina manera es porten a terme les accions que es desenvolupen a l’entitat.
• Es tracta d’una eina per a la captació de fons públic i privat, ja sigui mitjançant la presentació d’aquest a convocatòries o mitjançant altres vies de finançament.

Tenint en compte aquests elements, tot seguit us proposem una sèrie de recomanacions que us poden resultar força útils a l’hora d’emplenar un formulari de manera clara i entenedora. Aquests consells volen ser una eina de suport en aquesta fase, sovint força angoixant degut a la transcendència que té a les entitats: comptar o no comptar amb suport per a desenvolupar les activitats.

Al darrera de cada convocatòria, pública o privada, hi ha un procés d’avaluació de les propostes presentades. Això vol dir que hi ha una sèrie de persones que setmanalment llegeixen desenes de projectes i valoren si aquestes compleixen els criteris tècnics per a optar al finançament sol·licitat. Així, a l’hora d’emplenar un formulari, és molt important que ens plantegem si aquest està transmeten adequadament a les persones avaluadores allò que pretenem portar a terme.

D’aquesta manera, el primer que hauríem de tenir en compte quan estem davant del formulari és: què podem fer per tal que el nostre interlocutor entengui la proposta que li presentem? Alguns consells pràctics que us poden ajudar a donar resposta a aquesta pregunta són:

• Tenir cura de la llegibilitat del text de la nostra proposta. La llegibilitat és la facilitat amb què es pot llegir, comprendre i memoritzar un escrit. Alguns recursos que corren per la xarxa ens ofereixen diferents consells en aquest sentit. Però, la idea principal seria evitar, en la mesura del possible, les frases i paraules excessivament llargues, el llenguatge abstracte, les oracions subordinades i els incisos massa llargs.
• “Fem-ho simple". En programació s’utilitza el concepte KISS (Keep it simple, stupid!) per referir-se als avantatges de dissenyar estructures i processos simples per evitar errors. Si ho adaptem a la redacció de projectes, afirmem que tot allò que es pugui plantejar de forma simple i abreujada facilitarà la comunicació entre redactor-avaluador. Es tracta d'explicar de manera simple i concreta les activitats que voleu desenvolupar, la manera en què es portaran a terme i l’impacte que tindran per a les persones beneficiaris.
• Utilitzar adequadament els tecnicismes i no fer-ne un ús abusiu. Sovint tendim a fer un ús indiscriminat de conceptes propis del nostre àmbit o disciplina, així com sigles i acrònims, donant per descomptat que tothom ha de saber a què fem referència. Però, un ús inadequat d’aquest pot restar credibilitat a la nostra proposta.
• Emplenar tota la informació sol·licitada i fer-ho en els camps corresponents. Els formularis permeten recollir de forma sistematitzada la informació bàsica i necessària per valorar adequadament un projecte. És necessari llegir la lletra petita que acompanya cada camp o el manual de suport que s’ofereix perquè d’aquesta informació se’n deriven les puntuacions.

Finalment, assenyalar que una de les principals queixes quan emplenem un formulari és el poc espai que ens deixen per poder explicar amb detall el nostre projecte i l’hem de simplificar. Per evitar aquesta situació, hem de concentrar-nos en explicar allò més rellevant i practicar l’art de sintetitzar. En definitiva, la proposta que fem arribar ha de resumir i comunicar clarament les cinc grans preguntes: qui, què, com, quan i per què.