Com no tornar-se boig presentant el teu projecte a convocatòries

Un projecte neix d'una identificació de necessitats que com a entitat considerem importants i a les que podem donar resposta. Allò en el que volem treballar i destinar els nostres recursos tot creient en la seva contribució a la millora d'una realitat. És, doncs, fruït dels desitjos, il·lusions  i creences de l'entitat, així com dels objectius de treball.

Aquest, llavors, no pot sorgir com a conseqüència de la publicació d'una convocatòria. El seu plantejament ha d'ésser previ a aquesta i tenir cert grau de maduresa, constituint-se com  una unitat d'acció independent dins del projecte de l'entitat.

La  formulació i disseny d'un projecte és l'etapa  més creativa i una de les més importants del nostre projecte. Si aquesta fase del projecte es desenvolupa correctament ens facilitarà l'èxit al llarg de la seva execució i seguiment tècnic. Cal no tenir presa en el seu tancament donat que aquesta fase de formulació i disseny constitueix el nostre avantprojecte i per tant, també, una eina d'avaluació de la coherència del projecte per aquelles institucions que ofereixen finançament.

Compatibilitzar aquest principi  i la necessitat  de finançament extern a l'entitat mitjançant subvencions o convocatòries públiques o privades no és fàcil. Una planificació anual de convocatòries que s'adiguin amb la nostra entitat i els nostres projectes pot ser una eina útil per organitzar i gestionar la seva presentació a aquestes convocatòries.

En aquesta càpsula descriurem quatre elements  claus per tal de realitzar aquesta planificació.

Per tal de formular un projecte cal que algú tingui una idea interessant ja sigui en quant a necessitats, problemàtiques o actuacions interessants o creatives dins el nostre àmbit d'actuació com entitat.

La inspiració i les bones idees, provinents de la  identificació de noves necessitats, de noves formes d'intervenció dins una mateixa realitat, d'un projecte ja en marxa, de l'aprofundiment en accions dutes a terme o de nous enfocs, no surten fent un gabinet de creació un cop llegida una convocatòria.

Les idees amb sentit i coherència es generen el dia a dia per tot l'equip que treballa en una associació. Per tal de no desaprofitar-les cal, doncs, escoltar-les i anotar-les en el dia a dia.

El seguiment, una bona comunicació i l'establiment d'un sistema de treball participatiu ens permetran  identificar i concretar aquests pensaments; tot donant lloc a una diversitat de possibles projectes que tinguin diferents graus de concreció o d'especificitat,  de durada, de complexitat, d'intervenció més directa o indirecta, etc.

Pot ser una eina molt útil, per tal de no desaprofitar cap idea i tenir la feina feta quan surti la publicació d'una convocatòria que ens interessi, crear i mantenir  un caixer 'adreça, la seva durada...i un petit esbós d'aquests per tal de poder aprofundir en la seva formulació més endavant."

Una eina complementària per tal de facilitar l'organització del disseny i redacció del projecte i la presentació d'aquest a diferents convocatòries és la realització d'un calendari de convocatòries fixes anuals.

La gran majoria de convocatòries, tan públiques com privades, tendeixen a repetir les mateixes dates de publicació d'any en any. Si seleccionem aquelles que s'adiguin amb la nostra entitat, la seva finalitat i els nostres objectius i les situem en un calendari podrem canalitzar i treballar els projectes amb prou temps com per fer una bona formulació d'aquest, dels seus objectius, activitats, planificació, recursos necessaris i pressupost, entre d'altres, estalviant-nos de fer-ho a corre cuita i d'arriscar innecessàriament l'aprovació del projecte i el seu desenvolupament.

Un cop fet el calendari, però, no podem oblidar-nos d'estar al dia i consultar periòdicament si ha sortit alguna convocatòria o subvenció adient a algun dels nostres projectes. Pot haver-hi alguna convocatòria que no estigui contemplada al nostre calendari i cal, també, conèixer la data exacte de publicació i quins son els terminis per presentar el nostre projecte, així com si ha canviat algun requisit de la base de la convocatòria.

A continuació s'ofereix un llistat d’enllaços útils per realitzar el nostre calendari i poder visualitzar alertes de convocatòries:

Casal d'Associacions Juvenils de Barcelona: té un llistat de subvencions que és va actualitzant i una guia sobre com demanar subvencions molt interessant
Diputació de Barcelona: subvencions i ajuts.
Torre Jussana Serveis Associatius: subvencions i ajuts.
CIDEM: finançaments i subvencions
Xarxanet.org apartat Finançaments

Finalment, per tal d'organitzar el nostre calaix de projectes i poder presentar un projecte elaborat i adient a una convocatòria, minimitzant, així, la frustració i el risc de denegació d'una subvenció cal algú que s'encarregui de mantenir endreçat el nostre fitxer, de treballar una idea amb temps suficient per presentar-la a una convocatòria, d'estar alerta de les publicacions, d'elaborar i omplir els formularis i papers que calguin per la presentació del projecte a una subvenció, de gestionar els possibles  annexos com estatuts, currículums i cartes de permís o recomanació i de redactar el projecte.

És recomanable, doncs, destinar una persona especialitzada en llegir convocatòries, sempre i quan sigui possible, per preparar aquests aspectes i que la persona encarregada de la redacció del projecte sigui qui domina el tema del projecte, malgrat cal que compti amb diferents opinions i la participació de tots els membres de l'entitat.