El procés de captació i selecció de voluntariat
Comparteix
Totes les entitats que treballen o volen treballar amb persones voluntàries han de fer una preparació prèvia de la cerca i la selecció per a evitar dificultats.
Les entitats que treballen amb personal voluntari s’enfronten constantment a un procés feixuc, complex, i que moltes vegades és difícil de coordinar amb tots els agents i sense oblidar les necessitats tant de les persones que podrien ser voluntàries com de l’equip de captació. Això pot dur a aquesta tasca a perdre possibles persones voluntàries i inclús a fracassar del tot.
Així, planificar adequadament les activitats per buscar i seleccionar el voluntariat ajudarà a facilitar molt aquesta feina. Definir prèviament la raó de la captació, quina classe de persones es necessiten i fer un pla de ruta per a la selecció permetrà assegurar un tracte adequat amb el nou equip i, lluny d’establir-se una dinàmica freda, assegurarà unes relacions més properes i individualitzades.
A continuació s’exposen les claus per a fer un procés de selecció i captació de voluntariat, un procés que comença per saber com és l’entitat i perquè necessita nous i noves persones i acaba en la integració del nou equip a l’associació.
Qui és l’entitat i quines persones necessita
Abans d’iniciar la planificació de la captació en si, cal fer-se algunes preguntes. Per què necessita l’entitat a les persones voluntàries? Quin és el futur de l’organització? Són necessàries per a una tasca concreta o es pot plantejar una continuïtat? Quina relació s’establirà amb l’equip d’estructura?
Es tracta de fer-se preguntes d’introducció. L’objectiu és assegurar-se que cal un equip de voluntaris o, de ja existir-ne un, si cal augmentar-lo o renovar-lo, per després facilitar la programació de la captació.
Projecte de voluntariat
El primer pas abans de començar la tasca de cerca i selecció de nou voluntariat és precisament tenir un projecte o pla que indiqui quin serà el seu paper, la seva estructura organitzativa, els càrrecs que existiran, quins drets i deures tindran... Són punts clau que cal tenir en compte i per escrit abans de procedir ni tan sols a pensar en buscar més equip.
Al recurs ‘Com fer un pla de voluntariat’ es donen més detalls sobre l’elaboració d’aquest document.
Planificació de la recerca
A banda dels punts que s’especificaran al projecte de voluntariat, l’entitat haurà de planificar la recerca concreta en cada moment de captació, ja que el context canvia. Així, el primer que cal fer és definir els objectius de la captació, que resultaran de l’anàlisi de les necessitats de la realitat social de la població a qui va destinat el servei i dels valors de l’entitat.
Per fer això és útil enumerar les tasques que caldrà fer, desdoblar-les, si cal, i fer una estimació de quantes persones serien necessàries per a dur-les a terme.
També caldrà tenir en compte els recursos disponibles (econòmics, humans, materials, d’espai, legals...) i organitzar-los d’acord amb aquests fins.
D’acord amb la filosofia de l’entitat i els seus principis, i segons, també, els objectius fixats, s’haurà de fer un esquema del perfil de persona voluntària més adequat per a les tasques dissenyades (edat, sexe, habilitats, coneixements...).
Això últim també demana decidir si s’optarà per escollir a tothom sense filtrar per la seva experiència i preparar un pla de formació posterior, o se seleccionaran únicament persones amb unes característiques concretes per a estalviar-se’n la formació o una part d’aquesta.
Estratègies i espais de recerca
Caldrà definir si les crides de voluntariat es fan de manera puntual cada principi o final de curs, o si la recerca és continuada, pel que caldrà encarregar a algú que faci convocatòries regularment.
També s’hauran de definir els espais en què l’entitat farà públiques les crides. És recomanable fer una diversificació, i establir una estratègia física i una altra en línia. Per a la primera s’haurà de parar atenció a les fires de voluntariat que organitzen algunes institucions com les universitats, i preparar materials com cartells o fulletons per a presentar-los. Si es tenen els recursos, també es pot preparar una festa oberta al públic.
També es pot aprofitar el treball en xarxa, i entrar en contacte o intercanvi amb altres entitats, associacions de veïns, ONG...
Pel que fa a l’estratègia en línia, hi ha dues opcions clau. La primera són les xarxes socials. Cal aprofitar l’audiència que l’entitat ja té creada publicar les convocatòries a les plataformes de què es disposen. També és recomanable demanar a les persones que ja estan implicades en l’organització que facin difusió d’aquests missatges a les seves pròpies xarxes.
La segona opció de les captacions en línia són els serveis d’algunes institucions que disposen d’espais a les seves plataformes per a compartir convocatòries. Aquestes en són algunes de catalanes: Connecta’t al voluntariat, Borsa de Voluntariat de la FCVS, Torre Jussana i Centre de Recursos per a les Associacions Juvenils de Barcelona.
En tots els casos, caldrà que l’entitat transmeti clarament quines són les seves característiques, com treballa, quin perfil de persona busca i quines tasques es realitzaran. També és recomanable utilitzar mètodes directes i evitar missatges impersonals, així com tenir cura de la imatge externa de l’organització, fent un bon manteniment de les seves plataformes.
Selecció de persones
Un cop ja s’ha acabat el període de crida, toca escollir els i les candidates més adients per a la feina a desenvolupar. En aquest punt s’haurà de tenir molt en compte quina és aquesta tasca i quin perfil es necessita per a fer-la. Aquí compten aspectes com la personalitat, les aptituds, la formació, l’experiència, la motivació... Així, el procés de selecció té com a factor principal la informació. S’ha d’informar a les persones candidates sobre la informació de la mateixa manera que l’entitat ha d’obtenir informació d’elles.
Una cosa que s’ha de tenir present durant la selecció és el temps que passa entre que es realitza l’entrevista fins que s’incorpora la persona al voluntariat. L’ideal és que sigui mínim, ja que això permetrà que la visió global no es perdi i que es faciliti la decisió final, així com evitar que la disponibilitat dels i les candidates canviï.
Un altre aspecte a contemplar és què passarà amb les persones que no siguin seleccionades. Pot ser que encaixin però no tinguin el perfil per a la tasca. En aquest cas, es poden desar aquests perfils en un arxiu i recórrer-hi en noves convocatòries. Si, en canvi, es dona que directament aquesta persona no encaixi, per la qual cosa caldria comunicar-ho i acabar així la relació.
Objectius de la selecció
Podria semblar que la finalitat de la selecció és incorporar una persona voluntària a l’organització. Això és cert, en part, però cal anar una mica més enllà, perquè aquest procés pot aportar coses a l’entitat, inclús si no s’arriba a escollir a la persona voluntària.
Els objectius principals de la selecció són els següents: trobar voluntariat amb el perfil adient per a cobrir les necessitats de l’associació, facilitar informació al o la potencial voluntària sobre l’entitat, obtenir informació de la persona, orientar-la perquè aprofiti al màxim les seves potencialitats, aconseguir la incorporació del o la voluntària i descobrir punts febles del procés de captació o de l’entitat en general.
Activitats de selecció
A partir de les finalitats generals de la selecció i dels objectius específics que tindrà el voluntariat a la tasca, es podran elaborar unes activitats o unes altres.
Una de les accions de selecció més usuals és organitzar una xerrada. Aquesta és útil especialment com a primera fase de filtratge, ja que pot ser que els candidats i candidates no coneguin ben bé l’entitat o la tasca que hauran de desenvolupar, de manera que un cop tinguin aquest coneixement ells i elles mateixes faran de procés de selecció.
En aquesta activitat també es pot aprofitar per demanar el currículum a les persones interessades o inclús fer-los un qüestionari. La xerrada, però, només tindrà sentit si es pot convocar a totes les persones un mateix dia en un mateix lloc.
Aquesta mena de conferència haurà de constar de tres moments: la presentació de l’organització, l’explicació de la tasca, si s’escau, i el torn de preguntes. Finalment, és important que un cop acabada s’ofereixi als i les participants un resum de la informació que s’ha donat.
L’altra activitat de selecció que val la pena considerar és l’entrevista. Es tracta d’una activitat més personalitzada, que permetrà a l’entitat informar-se sobre les aptituds, motivacions i interessos del o la futura voluntària. És recomanable que aquesta acció sigui posterior a altres dinàmiques de selecció com la xerrada, de manera que l’equip s’estalviï fer entrevistes a persones que realment no tenen interès per la tasca a desenvolupar. També s’aconsella que el procés d’entrevistes sigui continuat.
Es poden realitzar dos tipus d’entrevista: una d’inicial per a que la persona es presenti i aclareixi els aspectes clau del seu currículum i del qüestionari, si s’escau; i una altra de profunditat en què el o la candidata podrà descobrir les possibilitats d’actuació a l’entitat a la vegada que les persones encarregades podran comprovar la seva idoneïtat per a dur-les a terme.
Pel que fa al format, es pot optar per fer la reunió en línia o presencial. La primera opció és més còmoda, però la segona, molt més propera. Sigui com sigui, caldria que la trobada fomenti un ambient informal que motivi l’espontaneïtat, però sempre amb cert grau d’estructuració.
