Ramon Torra: "Incloure els objectius no assolits a una memòria anual és un símptoma de maduresa"

Torre Jussana - Centre de Serveis a les Associacions, és un equipament de l'Ajuntament de Barcelona gestionat pel Consell d'Associacions de Barcelona, que treballa per ajudar a les associacions, entitats i grups informals a aconseguir un bon funcionament. Per fer-ho ofereix serveis i recursos com ara formacions, assessoraments, acompanyaments, informació o publicacions, entre d'altres.

Parlem amb Ramon Torra, coordinador del centre, que ens explica la necessitat de fer una memòria anual, així com la importància que l'informe es conformi en equip.

Quin paper juga la memòria anual d'una entitat per aconseguir la confiança de la base social?

Per mi la memòria anual és molt important per a les entitats. És la demostració que l’entitat té activitat, que explica allò que es fa i que demostra que està viva. És la millor eina de comunicació i transparència que tenim les entitats.

Què ha d'incloure una memòria anual?

Ha d’incloure una mica tot. Des del moment en què estem, a qui som, quins objectius estem desenvolupant i quins tenim pel futur. Aquelles coses que ajuden a fer atractiu el fet que la ciutadana dediqui temps o recursos econòmics a una entitat. Tot allò que pugui ser d’interès, que expliqui la vida de l’entitat amb transparència. 

I què no cal que s'inclogui?

No ha d'incloure palla, coses supèrflues. Ha d'incloure els trets importants, bàsics, explicables. Coses massa internes no interessen. S'ha de destriar la informació. Hi ha memòries que semblen revistes, amb moltes fotos que no aporten res. I hi ha altres que tenen massa pàgines i que al final et preguntes, "què hi ha realment d'interessant?". S'ha de trobar un equilibri, amb informació bàsica, ben explicada i que sigui digerible.

Com poden donar valor les entitats a la seva memòria anual?

Amb infografies que ajuden a presentar la informació de manera molt sintetitzada o amb ítems fàcils d’editar com un codi QR que porti la pàgina web. Em sembla una bona idea fer un targetó o un tríptic amb les quatre dades bàsiques, però amb un codi QR que permeti ampliar la informació. Per mi una memòria no deixa de ser com una carta de presentació. 

Des de Torre Jussana recomaneu incorporar a la memòria aquells objectius que no s'han assolit o els elements negatius. Per què?

Sí, perquè hem de demostrar que no som perfectes i que la perfecció no existeix. És una evidència, hi ha coses que es fan i altres no. Hi ha objectius que et fixes, i a vegades has de renunciar o no has pogut atendre per altres necessitats. És un símptoma de maduresa d’una entitat d’explicar objectius que no s'han pogut assolir. 

Quin perfil és recomanable que tingui la persona que realitza la memòria?

És un treball en equip. A l'entitat intervenen moltes persones, amb diferents perfils. La memòria s'hauria de poder fer recollint totes aquestes mirades i el procés de la feina que fan diferents persones. Això també permet treballar l'històric. Fer una memòria completa ens permet recuperar informació quan se celebren aniversaris de l'entitat. A vegades l’únic material que tenim és la memòria. D’aquí la importància que sigui una mica treballada.

Com es pot anar recollint la informació durant tot l'any per tal que no es deixi la tasca per al darrer moment?

És tenir consciència que es vol fer la memòria. Si la memòria ha de ser la carta de presentació dels recursos humans, o de l'històric, acabes sent conscient que això és un element que dóna valor. Les persones que duen a terme una acció o les que la gestionen teòricament ha d'anar recollint què s'ha fet, que no s'ha fet, qui ha participat, qui no. Si es fa a l'últim moment, es pot fer una muntanya. Fer-ho de mIca en mica és més fàcil.