El càlcul i registre de les amortitzacions

Quan es compra un bé o s'obté un dret que ha de romandre a l'entitat i ser utilitzat per un període superior a un any, a la comptabilitat no es registra com a despesa, sinó com a inversió.

Això vol dir que el cost d'aquell element s'ha de dividir entre el temps que s'hagi d'utilitzar. Aquesta periodificació de la despesa o desgast del bé, la seva distribució entre tots els anys de vida útil d l'element, és l'amortització.

Així, cada any, una part del cost es trasllada a un compte comptable de despesa, i es va rebaixant el valor de la inversió, fins que aquesta ja no té cap valor comptable, un cop acabada d'amortitzar.

En general, s'amortitzen totes les inversions no financeres. Aquestes s'anomenen "immobilitzats" i es distingeix entre els immobilitzats materials i els intangibles.

Els immobilitzats materials són tots aquells que es poden "tocar" i que es pot disposar d'ells d'una forma tangible: ordinadors, mobiliari, equpaments, locals, vehicles...

Els immobilitzats intangibles són aquells que l'entitat té el seu dret d'ús i explotació, però que no tenen una forma física: concessions administratives, drets sobre béns cedits en ús, aplicacions informàtiques,...

Són susceptibles d'amortització totes les inversions en immobilitzat que realitzi l'entitat, Però hi ha algunes excepcions.

Per exemple, es considera que no té desgast i que, per tant, no s'ha d'amortitzar el valor del sól en les construccions o les compres de terrenys.

Tampoc s'amortitzen les obres d'art o béns d'interès històric, com ara els quadres de valor o els fons documentals de les biblioteques. 

Com succeeix amb totes les operacions comptables, els criteris de registre i valoració de les amortitzacions es regulen als diferents PGC (Pla General de Comptabilitat). Segons si l'entitat és d'àmbit català o d'ambit estatal o d'alguna altra autonomia que no tingui regulació normativa pròpia, haurà d'aplicar un o un altre PGC.

També caldrà tenir en compte la dimensió en termes econòmics de l'entitat, ja que en els PGC hi ha algunes normes i criteris de valoració que són per entitats de mida considerada gran, i una de diferent per a entitats de mida mitjana o reduïda. És el cas de les normes de valoració que afecten els immobilitzats.

En el cas del PGC de les associacions i fundacions subjectes a la legislació de la Generalitat de Catalunya, la norma de valoració que diu com s'han de registrar les adquisicions d'immobilitzat i la seva correcció valorativa (l'amortització i/o possibles pèrdues de valor) està a la segona part, apartat A (entitats de dimensió gran), norma 2a. Es concreta encara més a la norma 3a., amb les criteris específics per a l'immobilitzat material  i la norma 5a. amb els dels intangibles.

Pel que fa a les entitats de dimensió mitjana i reduïda, la norma de registre es troba a l'apartat B, a les normes 2a, 3a. i 5a.

 Si l'entitat ha d'aplicar el PGC estatal de les Entitats sense fins lucratius de mida mitjana o reduïda, les normes de registre i valoració es troben a la segona part, normes 2a., 3a. i 5a. 

La norma comptable diu que la inversió s'ha d'amortitzar segons la durada de la seva vida útil, establint criteris concrets quan aquesta no és senzilla de definir (per exemple, en alguns intangibles).

Per tant, l'entitat ha de estimar durant quants anys podrà utilitzar a ple rendiment l'actiu. No sempre serà la mateixa vida per a un mateix tipus d'actiu. 

En una entitat que treballi amb tecnologia perquè es dediqui a la recerca, potser un ordinador estarà plenament operatiu per les seves necessitats durant un màxim de dos anys. Però per a una altra entitat, a on el mateix ordinador s'utilitza per fer tasques d'oficina, la vida útil pot ser estimada en sis o més anys. En aquests casos, l'amortització s'hauria de fer, en dos i sis o més anys, respectivament.

Però existeix un altre condicionant. La Llei de l'Impost sobre Societats, estableix uns coeficients o percentatges màxims d'amortització fiscal. Això vol dir que, si l'entitat utilitza uns criteris d'amortització diferents a aquests, haurà de fer uns ajustaments temporals en el càlcul del seu impost de societats, i complicarà una mica la gestió d'aquest..

Per tant, i per no tenir aquestes diferències entre la comptabilitat i la fiscalitat, la majoria d'entitats utilitza els coeficients fiscals màxims. Els més habituals són:

Un cop es tingujin calculats els imports a amortitzar, cal registrar la despesa comptablement.

Com que amb aquest registre no es genera cap deute, sinó que es reflecteix la pèrdua de valor d'un d'actiu, cal utilitzar un compte comptable també de l'actiu, però que actuï com a corrector, amb signe negatiu.

Els comptes comptables que s'utilitzen per registrar la despesa s'amortització són: 

680. Dotació amortització immobilitzat intangible

681. Dotació amortització immobilitzat material

Els comptes comptables que s'utilitzen per registrar la disminució de valor de l'actiu

280. Amortització acumulada immobilitzat intangible

281. Amortització acumulada immobilitzat material.

En els comptes d'amortització acumulada, pot haver un quart dígit, relacionat amb el compte comptable de registre inicial de l'immobilitzat. que indiqui la naturalesa del bé amortitzat. Per exemple:

2806. Amortització acumulada aplicacions informàtiques

2815. Amortització acumulada mobiliari

2817. Amortització acumulada elements de transport

A l'assentament comptable, el compte de despesa es situarà al Deure, i el d'amortització acumulada, a l'Haver.