El certificat digital o signatura electrònica

El certificat o signatura digital és un mitjà d'identificació electrònic que permet que tant qui emet un missatge com qui ho rep puguin identificar-se mútuament amb la certesa que són ells/es, i no ningú altre, qui estan fent la comunicació. Garanteix que cap tercera persona intercepti el contingut del missatge i evita que pugui ser alterat.

Té un valor legal equivalent al de la signatura manuscrita. El certificat digital l'ha d'emetre i validar una entitat autoritzada per fer-ho: l'anomenada "entitat certificadora".

Cada certificat està identificat amb un número de sèrie únic i té un període de validesa que està inclòs al propi certificat.

El certificat digital permet realitzar tota mena de tràmits mitjançant Internet.

La major part estan relacionats amb les administracions públiques. En el cas de les entitats no lucratives, els més habituals són:

• Presentació de documents, sol·licituds i declaracions a l'Agència Tributària i consulta posterior del seu estat de tramitació.
• Recollida, consulta i gestió de les notificacions i requeriments que emeti l’Agència Tributària a l’entitat.
• Obtenció de certificats tributaris i de Seguretat Social (d'estar al corrent d'obligacions, de situació censal...)
• Gestió a la Tresoreria de la Seguretat Social d'altes, baixes i incidències del personal contractat.
• Tràmits al Registre d'Associacions o al Protectorat de Fundacions. Signatura i tramesa de factures electròniques.
• Gestió de sol·licituds de subvencions i la seva justificació posterior.
• Gestió i liquidació dels tributs locals.
• Sol·licitud de permisos d’utilització de la via pública per actes i activitats que hagi de fer l’entitat.

Els certificats digitals tenen diferents tipologies, en funció de a qui representen:

• Certificat de persona física: acredita la identitat de la persona titular, que sempre ha de ser una persona física, és a dir, un/a particular.
• Certificat de representant:
  • Administrador únic o solidari: la persona jurídica ha d'estar inscrita al Registre Mercantil, i el seu administrador o administradora ha de tenir poders de representació inscrits també en aquest mateix registre. No és habitual a les entitats no lucratives.
  • Representant de persona jurídica: s'expedeix a les persones físiques que representen persones jurídiques. Aquest és el que han de demanar els o les representants legals de les associacions i fundacions.
  • Representant d'entitat sense personalitat jurídica: s'expedeix a les persones físiques que representen un ens sense personalitat jurídica, com ara comunitats de béns o comunitats de propietaris.

Tot i que hi ha diverses entitats certificadores que estan autoritzades per emetre els certificats digitals de representant de persona jurídica, la més habitual i econòmica és CERES (Certificación Española), que és un organisme públic vinculat a la Fàbrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

L'Agència Catalana de Certificació (IDcat) també emet certificats digitals, però només a persones físiques.

Per fer la sol·licitud, cal fer els passos següents:

• Configurar el navegador instal·lant el software específic que es troba amb aquesta funció a la pàgina web de l'entitat certificadora.
• Fer la sol·licitud a la pròpia web, indicant el número de NIF de l'entitat i un correu electrònic.
• Obtenir, en el Registre que correspongui segons la seva tipologia, el certificat de dades registrals on constin les dades generals i d’inscripció de l'entitat i del seu òrgan de govern (junta directiva, patronat...), que ha de ser vigent. Aquesta gestió, quan s’ha de fer al Registre d’Associacions de la Generalitat de Catalunya, té una taxa associada d’onze euros.
• Acreditació de la identitat del o la representant de forma presencial, normalment a l'oficina de l'Agència Tributària que desitgi l'entitat, sempre demanant cita prèvia. Des de fa uns mesos, també és possible fer l’acreditació mitjançant la tramesa de la documentació des de les oficines de Correus, tot i que aquesta via està demostrant no funcionar gaire bé i, a més, comporta un cost extra.
• Pagament del cost del tràmit a la FNMT (16,94 €)  i descàrrega del certificat.

• Tot el procés, des de la sol·licitud fins a la descàrrega, s’ha de fer des del mateix ordinador i usuari. Mentre no finalitizi la tramitació, l’ordinador no es pot formatar, no es poden fer actualitzacions al sistema operatiu (cal deshabilitar l’opció d’actualitzacions automàtiques) i, en alguns casos, caldrà aturar l’antivirus.
• L’acreditació a les oficines de l’Agència Tributària s’ha de fer sempre demanant cita prèvia. Darrerament, la major part de les oficines tenen molt limitades les cites que ofereixen per a aquest tràmit. Es recomana gestionar la cita amb molta antelació, ja que, en el moment de l’acreditació, el certificat de dades registrals emès pel Registre no pot tenir una data d’expedició superior als 15 dies hàbils previs.
• El certificat de representant de persona jurídica té una vigència de dos anys. Es podrà utilitzar sempre que no hagi estat revocat prèviament, o que no hagi arribat a la seva data de caducitat.
• La renovació telemàtica no és possible. Quan el certificat caduqui, s’haurà de fer tot el procés des de l’inici per obtenir-ne un de nou. Cal tenir una certa previsió per no quedar-se durant un temps sense certificat, per tant és recomanable iniciar el procés de renovació una mica abans de la dada de caducitat de l’anterior.
• És molt convenient, un cop descarregat el certificat, fer-ne una còpia de seguretat, per poder-la utilitzar en d’altres ordinadors, i per si s’espatllés aquell en el qual el tenim instal·lat. Molt recomanable posar una clau de seguretat en el moment de fer l’exportació.

Podeu obtenir més informació de tot el procés de sol·licitud, pas a pas, a través aquest recurs.