El procés de tancament de l'exercici comptable. Punts que hem de tenir en compte.

Aquest primer pas normalment serà molt senzill si tenim la comptabilitat informatitzada, ja que habitualment els programes comptables se n'ocupen de que no hi hagi cap assentament desquadrat.

De tota manera, és possible que encara que existeixi algun mecanisme de control en el nostre programa, podria haver algun tipus de problema tècnic (per exemple, que ens hagi fallat la connexió elèctrica mentre estàvem treballant), que faci que pugui haver algun desquadrament.

Per assegurar-nos de que estigui tot bé, llistarem un balanç de comprovació de sumes i saldos, que ha de sortir quadrat.

El segon punt a comprovar serà el nostre llibre Major. En ell apreciarem, de manera clara, si hi ha alguna errada o omissió, i si haurem de fer alguna reclassificació.

El primer que farem serà llistar tots els comptes, i d'aquesta manera podrem comprovar:

• Si falta alguna cosa per comptabilitzar: potser hi ha alguna factura antiga pendent de pagar, o un pagament que no tingui comptabilitzada la seva despesa corresponent, o potser veiem que ens falta el compte d'amortització d'algun element del immobilitzat, que hi hagi algun saldo bancari que no ens coincideixi amb el de l'extracte físic del banc, etc. Si detectem alguna errada, l'haurem de corregir.
• Comprovarem si hem de presentar la declaració de compres o vendes per més de 3.005,06 ¿ que s'ha de presentar a hisenda durant el mes de març de l'exercici següent, i controlarem quins seran els declarats, per si els hem de demanar o confirmar alguna dada fiscal.
• Comprovarem si s'han de fer algunes reclassificació de saldos: aplicació del resultat de l'exercici anterior, si hi ha algun préstec, la reclassificació del saldo de llarg a curt termini del import a retornar l'any que iniciarem, si hi ha alguna inversió que tingui venciment en aquell any, reclassificar-la també de llarg a curt termini, si tenim algun deute pendent de cobrar que considerem dubtós, per la oportuna reclassificació del compte deutor, comptabilització de la liquidació d'impostos trimestrals com ara l'IVA, i si s'han de fer reajustaments en l'import de la prorrata, reclassificació de saldo de comptes de crèdit bancari. Si ens trobem en algun d'aquests casos, o d'altres possibles, farem les oportunes reclassificacions.
   

Quan comptabilitzem, registrem els ingressos i les despeses i tots els altres moviments econòmics que es produeixen al llarg de l'exercici. Però, per tancar, també s'han de fer altres ajustaments, que ens permetran obtenir el nostre veritable resultat.

Els més habituals són:

• Comptabilització de la variació d'existències de mercaderies, tenint en compte l'inventari d'aquestes a la data de tancament.
• Dotacions per a les amortitzacions de l'immobilitzat, tant material com immaterial.
• Dotacions per provisions, en cas que algun dels elements patrimonials de l'entitat hagi perdut valor respecte a la seva valoració en el balanç de situació, de manera reversible, en aplicació del principi de prudència.
• Ajustaments per periodificació. Si s'ha produït alguna despesa en l'exercici però que aquesta no sigui totalment imputable a aquest (per exemple, una assegurança que tingui com a període de vigència del 1 de juny al 31 de maig de l'any següent), s'haurà de fer la oportuna reclassificació per posar la despesa de cada exercici a aquell en el qual s'hagi produït efectivament. Si hi ha algun ingrés en la mateixa situació (per exemple, si facturem un servei que no es realitzarà fins a l'any següent), haurem de reclassificar-ho també.
• Ingressos a distribuir en diversos exercicis. Si hem rebut una subvenció o un donatiu per la compra d'un element de l'immobilitzat, l'haurem de anar traspassant a resultats al mateix ritme que l'amortització de l'element finançat. També es pot produir que rebem una subvenció per la gestió corrent de l'entitat que comprengui un període temporal superior a l'any (per exemple, una subvenció per un programa plurianual). En aquest cas, també aplicarem a resultats només la part imputable a l'exercici (com a criteri, podem fer servir un d'objectiu aplicant un cert percentatge, o bé es tindrà en compte la despesa real que s'hagi produït durant l'exercici subvencionada amb aquests diners), i la resta la deixarem pendent de distribució per exercicis posteriors.

Un cop fetes totes les correccions que calien al nostre resultat comptable, s'ha de calcular el nostre impost de societats, en cas que ho haguem de presentar, i comptabilitzar-ho abans de tancar.

• Segons l'activitat econòmica que pugui fer i el règim fiscal al que estigui acollida l'entitat, aquesta tindrà o no obligació de presentar en el seu moment el Impost de Societats.
• Calcularem si hi ha algun import a pagar, segons la normativa pròpia d'aquest impost, i comptabilitzarem la corresponent despesa i deute pendent de pagar o de cobrar, segons surti el resultat.
• En cas que no haguem de presentar el Impost, s'haurà de regularitzar passant a despesa el saldo que tinguem en el compte de retencions i pagaments a compte (473), per deixar-ho a zero.

Un cop revisats, ajustats i comptabilitzats tots els moviments necessaris, ja podrem fer el procés definitiu de tancament de l'exercici.

El tancament pròpiament dit consisteix a fer els assentaments de regularització, tancament i obertura de l'exercici. La majoria dels programes informàtics de gestió comptable ho fan amb un procés automàtic, què haurem d'executar. Habitualment, abans de fer aquest pas, farem el procés de renumerar els assentaments de l'exercici.

Segons sigui el nostre programa (hi ha alguns que tanquen tots els saldos i llavors el balanç de comprovació ens surt a zero un cop fet el procés de tancament, i hi ha d'altres que treuen els llistats amb saldo independentment de si s'ha fet o no el procés), abans o després de fer el procés de tancament, haurem de treure els llistats que necessitem:

- Balanç de comprovació de sumes i saldos

- Balanç de Situació

- Compte d'Explotació

- Llistat del llibre Diari

- Llistat del llibre Major

Us aconsellem, per preveure qualsevol contingència, que abans de fer tot el procés feu una còpia de seguretat de les dades de la comptabilitat, per si per alguna raó ho voleu tirar enrere.