La comptabilitat de costos

Les entitats no lucratives sovint tenen la necessitat de poder quantificar el resultat concret d'un projecte, una secció o un departament dins de la comptabilitat general de l'entitat. La manera de poder fer-ho és portar una comptabilitat per centres de cost, en la qual es faci una correcta assignació de les despeses entre cadascun d'aquests centres. En aquest recurs es veurà de quina manera s'han de definir, quins criteris de distribució són els més habituals i com podem analitzar el resultat de cada centre de cost per separat.

  1. Definició dels centres de cost
  2. Tipus de costos
  3. Criteris de distribució dels costos
  4. Anàlisi dels costos per centres

1. Definició dels centres de cost

Un centre de cost es pot definir com una "unitat" capaç per ella mateixa de generar uns ingressos i unes despeses. Aquests ingressos i despeses han de tenir una relació directa entre ells, i la seva comparació ha de ser especialment interessant per algun motiu.

Els exemples més comuns del que es definirà en la comptabilitat com un centre de cost són una activitat concreta, un projecte, un departament dins de l'entitat, etc. 

El procés a seguir començaria per determinar quins són els centres de cost que li són útils segons les necessitats específiques de l'entitat: si hi ha una quantitat excessiva, la feina que comportarà haver de fer les imputacions a cadascun dels centres de tots els ingressos i despeses és possible que no compensi per la qualitat de la informació que proporcioni finalment la comptabilitat. 

En altres paraules, l'entitat s'ha de plantejar si té la necessitat de saber el cost exacte d'un projecte o activitat concreta, o si en té prou amb conèixer, per exemple, el resultat d'un departament, perquè a més divisió, més recursos haurà d'emprar per obtenir la informació.

 

▲ Tornar a l'índex

2. Tipus de costos

En funció de la seva vinculació al centre de cost, es pot distingir entre dos tipus de cost:

  • Costos directes: són els costos que sense cap mena de dubte es poden relacionar directament amb l'activitat, projecte o departament pel qual estigui definit un centre de cost.

    Un exemple seria el cost de l'assegurança per una activitat esportiva, o el cost d'un professor o conferenciant quan el centre de cost és d'una activitat de formació o divulgativa.
     
  • Costos indirectes: són els costos compartits amb altres activitats, projectes o departaments. La dificultat afegida que comporta aquest tipus de cost rau en decidir el criteri per poder assignar objectivament una part d'aquests costos a cadascun dels centres de cost de l'entitat.

    Un exemple seria el cost del lloguer d'un local quan aquest espai es fa servir per realitzar les assemblees de l'entitat, per fer una activitat formativa i per realitzar una activitat cultural. Un altre exemple seria el cost de la factura del telèfon de l'entitat, quan aquest mitjà de comunicació es fa servir per diferents activitats o seccions.
     

Una segona classificació dels costos en funció del seu grau de variabilitat és:

  • Costos fixos són aquells que són necessaris per dur a terme una activitat o per tenir un departament concret independentment del nombre d'usuaris o dels ingressos que s'obtinguin. Es mantenen més o menys constants només pel fet de tenir en funcionament un determinat centre de cost.

    Els exemples més habituals són lloguers, impostos fixos, sou i seguretat social de personal directiu o coordinador, amortització dels immobilitzats que s'utilitzin en cada activitat, etc.

  • Costos variables són aquells que tenen relació directament proporcional amb el volum de producció de béns o serveis de l'entitat (nombre d'usuaris de l'activitat o d'unitats de producte produïdes).

    Exemples de costos d'aquest tipus serien el personal directe, material fungible de l'activitat, primes d'assegurances quan aquestes es relacionen amb el nombre d'usuaris, etc.

▲ Tornar a l'índex

3. Criteris de distribució dels costos

Un cop definits els centres de cost que han de ser útils per a l'entitat, el que s'ha de fer és un llistat de les despeses habituals d'aquesta, i classificar-les en costos directes o indirectes, per a cadascun dels centres de cost.

Podria ser que un mateix tipus de despesa fos alhora directe i indirecte. Un exemple seria el cost dels serveis bancaris: les comissions per domiciliació de rebuts serien costos directes per a cadascuna de les seccions de les quals s'estiguin domiciliant els cobraments, i les comissions de manteniment o similars serien costos indirectes perquè no estan directament relacionades amb un únic centre de cost. 

A continuació, s'aniran repartint els diferents costos entre els centres definits:

  • En primer lloc, els costos directes, que són els més fàcils, perquè s'han d'assignar íntegrament a un únic centre de cost.
  • En segon lloc, els costos indirectes, que s'hauran de repartir entre els diferents centres, en funció del criteri que estableixi l'entitat. Aquest criteri de distribució només el pot determinar l'entitat, perquè dependrà del tipus de despesa, i del funcionament i activitat que faci l'entitat. No existeix un criteri estàndard ni concret per a cada cost, sinó que serà el que el més objectivament possible decideixi l'entitat.

Algunes possibilitats de criteris objectius serien:

  • Lloguer de sales: en funció del temps que ocupa cada activitat o en funció dels metres quadrats ocupats per cada departament.
  • Despeses de personal: en funció de les hores dedicades a cada activitat o bé proporcional als ingressos que aporta cada centre de cost.
  • Despeses de material d'oficina: en funció del volum de facturació que origina cada centre.
  • Subministraments: segons el consum realitzat per cada centre. Si no es disposa d'aquesta informació, es pot fer sobre la mitjana d'usuaris de cada activitat. 

▲ Tornar a l'índex

4. Anàlisi dels costos per centres

Un cop assignats tots els ingressos i les despeses als diferents centres de cost, es podrà analitzar el resultat de cadascun d'ells per separat.

Una primera anàlisi consistirà en comparar la suma dels costos amb l'import del finançaments rebut per cada centre individualment, per saber si el centre (ja sigui una activitat, un projecte o un departament) és rendible o no.

Serà rendible si la diferència entre ingressos i costos dóna un resultat positiu. En cas contrari, tindrà un excés de costos o bé un problema de manca d'ingressos, i serà deficitari.

Una segona anàlisi permetrà a l'entitat esbrinar la xifra d'ingressos que cada centre haurà d'assolir per no tenir ni pèrdues ni guanys. És el que es coneix com "llindar de la rendibilitat". Es calcula amb la fórmula:

X= CFixos totals / (preu unitari servei - CVariable unitari)

Aquesta fórmula dona com a resultat el nombre d'usuaris dels serveis o d'unitats de producte venudes que s'han de fer perquè els ingressos igualin les despeses. Però si es canvien els termes de l'equació, també permetrà obtenir la quota o el preu que cal cobrar com a mínim per no tenir pèrdues en l'activitat concreta (tenint en compte un nombre determinat d'usuaris):

Per exemple, una entitat de lleure organitza una activitat esportiva. Calcula que tindrà 80 usuaris i que els costos fixos tindran un  import de 3.200 euros i els variables seran de 120 euros per usuari. Si s'apliquen aquestes dades a la fórmula, es tindrà:

80 = 3200 /  ( Y - 120)   
80Y = 3200 + 9600
Y = 12800 / 80 = 160

Del càlcul es desprèn que l'entitat, si no vol tenir pèrdues en l'activitat, haurà de facturar com a mínim 160 euros a cadascun dels 80 usuaris. 

▲ Tornar a l'índex