Segons determina el reglament que les regula, totes les factures tant si són en paper com si són en format electrònic, han de garantir tres requisits:

• La llegibilitat de la factura.
• L'autenticitat del seu origen, és a dir, garantir la identitat de l'emissor de la factura.
• I la integritat del seu contingut, és a dir, garantir que el seu contingut no ha estat modificat.

En les factures electròniques, la llegibilitat la donarà el programa informàtic que la crea o que la rep.

La seva autenticitat i la integritat caldrà garantir-les també. La forma més habitual de fer-ho serà mitjançant signatura electrònica, basada en un certificat digital reconegut.

Per tant, per poder emetre factures electròniques caldrà disposar d'una signatura electrònica de la qual sigui titular l'entitat.

Si bé la Llei 25/2013 obliga als proveïdors de les Administracions públiques a presentar les factures en format electrònic estructurat a partir del 15 de gener de 2015, aquesta obligació no és de caràcter universal, sinó per a determinats tipus de proveïdors, que són:

• Societats anònimes.
• Societats de responsabilitat limitada.
• Persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que no tinguin nacionalitat espanyola.
• Establiments permanents i sucursals d'entitats no residents a territori espanyol, segons les regles establertes a la normativa tributària.
• Unions temporals d'empreses.
• Agrupacions d'interès econòmic, i altres societats de Fons d'inversions.

A més, les Administracions públiques tindran la potestat d'excloure també d'aquesta obligació les factures que tinguin un import de fins a 5.000 euros.

Per tant, les associacions i fundacions que siguin proveïdores de contractes públics no estaran obligades legalment a presentar les seves factures en aquest format.

Ara bé, alguns d'aquests ens públics han enviat comunicacions en el sentit que a partir d'aquella data no admetran factures en format físic, sinó que ho faran exclusivament en format electrònic estructurat, i signades digitalment per l'emissor d'aquestes.

En aquests casos, caldrà comprovar si les condicions específiques del contracte fan que, tot i no estar dins dels supòsits legals, l'entitat sí que tingui aquesta obligació. En cas que no sigui així, caldrà intentar arribar a un acord amb els tècnics de l'organisme públic contractant per poder continuar presentant les factures físicament, o bé fer l'esforç per adaptar-se a facturar en aquesta modalitat electrònica, cosa que també comportaria certs avantatges.