De les necessitats detectades podrà sortir el tema de la presentació. El més aconsellable és fer una llista d’interessos hipotètics i escollir-ne un a raó dels recursos de l’entitat o les experteses de l’equip que la conforma. Després, és interessant desdoblar-lo per objectius, temes secundaris, conceptes importants , exemples pràctics... Això ajudarà a acotar la ponència i fer-la més efectiva.

Posteriorment caldrà decidir qui impartirà el webinar. Si és possible, ho podria fer una persona que estigui implicada en l’entitat, ja sigui a estructura, a voluntariat o com a soci o sòcia. Si es vol, també és interessant beneficiar-se del treball en xarxa i la cooperació entre organitzacions, i preparar un seminari amb una persona experta d’una altra entitat, de manera que, entre totes dues, s’ampliï l’abast de la sessió.

Un cop es tingui present quin serà el públic del webinar, el tema i la plataforma en què es durà a terme, ja es pot programar la sessió per un dia i una hora. Cal tenir en compte les necessitats de l’audiència objectiva i del o la ponent.

També és molt recomanable que, conjuntament entre la persona experta i l’entitat organitzadora, es planifiqui la sessió de manera detallada. Com s’introduirà el tema? Com es desenvoluparan les seccions? Com es moderaran el debat o les preguntes? El ritme ha de ser dinàmic, mantenir l’atenció en una sessió online no és fàcil.

Una de les formes de fer això són els recursos visuals. És interessant que a banda del logo i els colors corporatius de l’entitat, la ponència compti amb materials com imatges, gràfiques o vídeos, que no només li facilitaran la feina al o la ponent, sinó que també aportaran més dinamisme a la sessió.

Un cop s’hagi estructurat la presentació, és aconsellable fer una prova prèvia, sense públic, per tal d’assegurar que tot funciona correctament, que la persona experta coneix la plataforma i que les imatges i demés es veuen bé.

S’haurà de crear una base de dades amb les inscripcions. Això facilitarà, com s’ha assenyalat, l’enviament de l’enllaç de la sessió. El millor és preparar una llista al correu i programar l’enviament.

El dia del webinar, caldrà que algú estigui pendent del correu, per si hi ha hagut un error en alguna de les adreces o hi ha persones que, per la raó que sigui, no poden accedir a la sessió. Si hi ha la possibilitat, és interessant que a banda del o la ponent hi hagi un moderador o moderadora que ajudi a vehicular el debat o la ronda de preguntes.

També és bona idea gravar el seminari, per tal de tenir-lo al registre o inclús per a publicar-lo després en alguna plataforma. Caldrà, això sí, avisar les persones assistents.