Com incorporar persones en pràctiques en una entitat sense ànim de lucre

Com s’esmentava a l’inici, contractar una persona en pràctiques per l’única raó d’estalviar-se diners no només generarà dinàmiques indesitjables amb les persones contractades, sinó que és també una mala idea pel que fa als objectius de l’entitat. Contractar una persona en pràctiques és una molt bona oportunitat per a traspassar coneixement i compromís, així com per a rebre una mirada nova. 

Abans de contactar amb cap centre per a establir convenis, cal preguntar-se seriosament per què es vol una persona en pràctiques, quins son els objectius de la contractació. Cal plantejar-se quines necessitats s’estarien cobrint (reforç per a determinades tasques, arrencada d’un projecte nou...), en quines àrees es vincularia (comunicació, gestió de projectes, equip de desenvolupament d’activitats o actes...) i quines competències desenvoluparia la persona. 

Amb tot, es tracta d’encarar l’experiència com un aprenentatge mutu i un espai de creixement i millora per a totes les parts. 

Un cop definits els objectius del contracte de pràctiques cal decidir quina modalitat interessa més dur a terme. En general, hi ha tres opcions: 

• Pràctiques curriculars o extracurriculars que formen part dels plans de graus universitaris o de formació professional. Aquest contracte es fa per la via d’un conveni entre el centre i l’entitat. 

• Contracte formatiu per a l’obtenció de la pràctica professional. Aquest es regula a l’Estatut dels Treballadors i és desenvolupat pel SEPE. S’adreça a persones que ja han obtingut un títol, del grau que sigui, i necessiten experiència. 

• Programes específics d’ocupació, com per exemple els del SOC, programes dedicats a joves o plans locals d’ocupació. 

Per a la definició de la modalitat desitjada cal consultar detingudament el marc legal de cadascuna d’elles, que especificarà qüestions com la durada màxima del contracte, la jornada, la remuneració, les assegurances, els drets laborals... Per al procés, es pot demanar orientació al mateix centre o a una entitat de consultoria o suport. Per exemple, el servei d’assessoraments i acompanyaments gratuïts de Xarxanet pot oferir-la. 

El següent pas per a la contractació d’una persona en pràctiques és el disseny del pla que se seguirà, especificant qüestions qualitatives i pràctiques com: 

• Objectiu de les pràctiques, és a dir, què s’espera que la persona aprengui o experimenti en el lloc. 

• Tasques i funcions de la persona contractada, definint també quin percentatge de temps es dedicaria a cadascuna. 

• Competències tècniques i transversals que es desenvoluparan en l’estada: comunicació, gestió del temps, treball en equip, TIC...

• Horari, lloc de treball i condicions: si hi haurà teletreball, si es cobriran les despeses de desplaçament, si hi haurà ajuts a àpats... 

• Qui serà la persona tutora de les pràctiques, és a dir, qui serà la o el referent per a fer-ne un seguiment, resoldre dubtes i vetllar per la formació. 

Aquest pla s’haurà de recollir en un document que és el que es farà servir per a fer proposes als centres o ens que gestionen o impulsen les pràctiques. 

Un cop està definit el lloc de pràctiques per part de l’entitat, toca començar la cerca de possibles contractacions. Depenent de la modalitat, la cerca s’haurà de fer per canals diferents, apel·lant igualment a ens específics: 

• Universitats, instituts de Formació Professional o escoles especialitzades que comptin amb programes formatius propers a l’àmbit de treball de l’entitat. 

• Programes públics que promouen la contractació en formació: el Servei Públic d’Ocupació, el Servei Públic d’Ocupació Estatal, ajuntaments... 

A banda, es recomana igualment fer difusió pels canals propis, com la pàgina web, els butlletins o les xarxes socials.  

Un cop s’ha establert conveni amb el centre o s’ha establert una vinculació amb l’ens públic, és el moment d’iniciar la selecció de persones candidates. El primer és, és clar, revisar els currículums i, si s’escau, l’expedient acadèmic. Al marge d’això, que és més aviat un tràmit, s’aconsella realitzar entrevistes personals amb les persones que s’han presentat a l’oferta. 

En aquestes trobades cal centrar-se en conèixer les motivacions i expectatives de la persona, així com valorar tant els coneixements previs com l’interès pel sector on treballa l’entitat. També es tractaran temes més pràctics com la disponibilitat horària. 

Alhora, es pot aprofitar aquest moment per presentar l’entitat a la persona, la seva missió, valors i projectes, per tal de trobar un encaix conjunt. 

Un cop escollida la persona o les persones per a les pràctiques, cal formalitzar el contracte mitjançant documentació oficial. Això varia depenent la modalitat. Si es tracta de pràctiques acadèmiques, serà el centre el que faciliti un conveni de cooperació educativa on es plasmen les parts, la durada, el nombre d’hores, l’assegurança... En canvi, en el cas dels contractes formatius amb altres ens, caldrà seguir la normativa laboral vigent i tramitar els models oficials, l’alta a la seguretat social... 

En tots els casos, però, a la persona contractada caldrà sol·licitar-li les seves dades bàsiques (DNI, contacte...). També s’hauran de signar la recepció d’informació sobre la protecció de dades i la confidencialitat, i oferir-li informació sobre prevenció de riscos i mesures de seguretat del lloc de feina. 

Aquest pas és primordial per a garantir la seguretat jurídica de totes les parts. 

La incorporació de la persona en pràctiques és un moment clau en què s’establiran els fonaments de la relació fins al final. Per aquesta raó cal definir-la bé mitjançant un pla d’acollida que inclogui els següents moments: 

• Presentació de la persona a l’equip i viceversa, aprofitant per a descriure-li més detalladament els projectes. 

• Fer una visita guiada per les instal·lacions i espais, i explicar normes com els horaris, el registre de la jornada, els canals interns de comunicació... 

• Revisar de manera conjunta les tasques previstes, el calendari i les formes de fer seguiment. 

• Aprofitar per a especificar com actuar en casos d’incidències com malalties, canvis d’horari, altres situacions delicades... 

Per tal d’assegurar que les pràctiques estan sent fructíferes i estan aportant tant a l’entitat com a la persona, és aconsellable fer-ne un seguiment periòdic. És per això que a banda de facilitar la conversa constant, és recomanable programar reunions setmanals, quinzenals o mensuals entre la persona de pràctiques i la tutora on: 

• Es comparteixin impressions sobre la feina: què costa més, què es voldria millorar, quines tasques agraden més... 

• Fer un retorn concret sobre la feina feta

• Concloure les reflexions amb accions específiques, ajustant tasques i ritmes si cal. 

Al final de l’estada de pràctiques, és important fer un bon tancament de l’experiència. Es pot agendar una sessió d’avaluació final, on tant la persona com l’entitat (per mitjà de la tutora) puguin expressa què han tret de l’estada. A banda d’això, s’hauran de realitzar formalitzacions, com omplir els formularis oficials d’avaluació o expedir un certificat de pràctiques, si s’escau. En aquest sentit, hi ha l’opció també que l’entitat redacti una carta de recomanació amb les tasques i les competències que la persona ha desenvolupat, o inclús d’explorar formes de continuïtat de la relació (voluntariat, borsa de feina...). 

Fet el tancament, l’entitat hauria de fer també una revisió de l’experiència internament, per tal de valorar l’estada per a l’entitat, com ha funcionat, si hi ha aspectes a millorar i si caldria sistematitzar el procés d’alguna altra manera. Les conclusions preses s’hauran de documentar, amb l’objectiu de, amb el temps, comptar amb un model propi i estandarditzat de pràctiques.