5 recursos per planificar i organitzar reunions i assemblees

Les assemblees i les reunions són la columna vertebral de moltes entitats. Espais de treball i decisió que compten amb participants diversos que han de quadrar horaris i continguts de forma prèvia. En el context actual, on les reunions virtuals son la norma, a més cal afegir plataforma. Per a facilitar tot aquest procés, es presenten a continuació 5 eines per a la planificació de reunions i assemblees.

Doodle

Una de les més conegudes i emprades. Doodle és una completa plataforma que permet crear propostes de calendari per a reunions. Un cop definit el nom de la reunió i la localització (camp que permet també triar plataformes com Google Meet o Zoom), es pot seleccionar dins un calendari diverses opcions de dia i hora.

Els assistents reben la convocatòria per correu electrònic i poden seleccionar les opcions que els vagin millor, veient també les respostes dels altres participants. Alternativament, es poden ajustar altres paràmetres com el nombre de vots per participant i un grau de preferència dins de cada selecció, entre altres.

JotForm 

Amb un focus més ampli, JotForm ens permet crear tot tipus de formularis. Tot i que aquests es poden crear des de zero afegint els camps adients, també compta amb un extens recull de plantilles per a diferents ocasions.

Dins aquesta selecció hi ha exemples que poden servir per a la convocatòria d’assemblees, afegint un text previ juntament amb el formulari, plantilles per a convocar reunions amb ordres del dia fets de forma col·laborativa o plantilles similars al funcionament de Doodle, on els diferents participants poden suggerir quin horari els va millor. Cadascuna d’aquestes plantilles és altament personalitzable.

Formularis de Google

Juntament amb Doodle, és una de les eines més populars. Aquesta plataforma permet la creació de formularis amb preguntes i respostes en diferents formats. A l’hora de planificar una reunió, hi ha opcions per a què les persones que l’emplenin puguin seleccionar una data en un calendari o una hora concreta.

També es poden fer servir preguntes amb diverses opcions de resposta (creades prèviament) o resposta oberta, de forma que les opcions per a poder planificar tant el moment com el contingut son molt variades. Els formularis també es poden personalitzar a nivell d’aparença i la persona que el crea pot consultar les respostes de forma fàcil i directa, volcant-les si es vol en un full de càlcul de Google.

Telegram

Aquesta plataforma de missatgeria instantània compta amb diverses opcions per a planificar, preparar i fins i tot allotjar reunions. Si es vol trobar una data, només cal fer servir l’eina ‘enquestes’, amb la qual podrem crear un qüestionari. Molt més senzill i limitat que altres opcions però també més directe. La pregunta pot ser de resposta múltiple o no, i els resultats son visibles per a tothom qui hi respon.

Per altra banda, Telegram també compta amb multitud de bots, petits programes que simplifiquen i automatitzen tasques. Pensat precisament per a reunions, mitupbot és un d’aquests programes. A través d’una senzilla configuració, podem preparar una reunió amb informació bàsica (data i hora, lloc, contingut...) i enviar-la a tots els participants.

Finalment, en cas de necessitat, Telegram també ha incorporat recentment trucades de veu per a grups tant en l’aplicació mòbil com en la d’escriptori, de forma que el procés de planificació es podria completar fent servir la pròpia app com a plataforma.

Google Calendar

Tot i que aquesta opció pot sembla de les més obvies i alhora més tancades, el calendari de Google compta amb una opció molt interessant per a qui el fa servir en xarxa. Una d’aquestes opcions és ‘Cerca una hora’. Cal tenir en compte que aquesta opció només funciona quan tots els participants en una reunió fan servir la plataforma i tenen calendaris compartits.

Un cop s’està creant l’esdeveniment, nomes cal afegir aquelles persones que hi participaran i fer clic a l’opció ‘Cerca una hora’. Google llavors ens mostrarà una vista solapada dels diferents calendaris, de forma que podrem trobar fàcilment una data i hora que convingui als participants.