Roger Civit: "Cal aprofitar la digitalització per homogeneïtzar el procés de presentació de subvencions"

El Roger és Llicenciat en Sociologia i Màster en Anàlisi Política i Assessoria Institucional. Ha col·laborat en diversos grups de recerca vinculats amb l’anàlisi del món local o la joventut. Professionalment, ha estat relacionat amb tasques d’incidència a l’Ajuntament de Barcelona, al Parlament de Catalunya i al Congrés dels Diputats. Ha estat responsable d’incidència política de la Taula del Tercer Sector del 2016 al 2018 i, actualment, és el director de l’entitat.

Per què vau decidir realitzar un estudi sobre la digitalització i la simplificació dels processos administratius de finançament públic?

Des de la Taula del Tercer Sector Social, a través de m4Social, el nostre projecte d'innovació social, hem decidit fer aquest estudi 'La digitalització i la simplificació dels processos administratius de finançament públic' per aprofundir en els reptes tècnics que es troben les entitats socials quan es presenten a una convocatòria pública de finançament i per desenvolupar una sèrie de propostes de millora per simplificar els tràmits digitals amb l'administració pública i garantir processos més àgils, senzills i adaptats.

La dependència de les entitats socials respecte al finançament públic continua sent alta i, malgrat que la tasca duta a terme és essencial i que som i fem un servei públic, invertim massa temps en burocràcia. Volem dedicar el màxim temps possible i esforços a l'atenció, el suport i l'acompanyament a la persona. L'actual procés de transformació digital suposa una oportunitat per resoldre-ho. Hem d'aprofitar-lo i utilitzar la tecnologia de forma adequada per reduir barreres tècniques que dificulten la relació entre l'administració i les entitats socials.

A quines necessitats respon?

Actualment, en els tràmits que es fan de forma digital amb l'administració es detecten grans traves com una duplicitat de processos o una falta d'estandardització entre administracions que suposa una dificultat afegida per a les entitats socials que gestionen serveis essencials per a persones en situació o risc d'exclusió social. Aquestes es multipliquen pels projectes per als quals es presenta una subvenció i les organitzacions patim tràmits excessius, complexos i poc accessibles que afecten la nostra gestió interna i els serveis que oferim.

Cal aprofitar la digitalització per homogeneïtzar el procés de presentació de subvencions i justificacions, construir una administració més eficient i avançar cap a un marc comú entre les diferents administracions que garanteixi que les convocatòries de finançament públiques presentin processos més àgils, senzills i adaptats per a les entitats socials.

La dependència de les entitats socials respecte al finançament públic continua sent alta i, malgrat que la tasca duta a terme és essencial i que som i fem un servei públic, invertim massa temps en burocràcia. 

Per què és important tractar aquest tema?

En l'actual crisi social, econòmica i energètica, és imprescindible aprofitar aquest procés de transformació digital per construir una administració pública més eficient i simplificar els processos per a les entitats socials, fent-los més fàcils i accessibles. La burocràcia ha d'existir, i més quan gestionem serveis d'atenció a les persones i el nostre finançament prové principalment de fons públics, però no en excés. Sovint, ens demanen informació amb què ja compten i que haurien de poder aconseguir a través de la interoperabilitat de dades entre administracions.

El gruix dels nostres esforços humans i de temps s'han de destinar a les persones, no a tràmits administratius especialment complexos, lents i poc accessibles. La digitalització ha de millorar la relació entre l'administració i les entitats socials i resoldre aquests reptes bàsics. No ens podem permetre el luxe que les entitats dediquin més temps a la redacció i justificació de projectes per convocatòries públiques de finançament que a treballar per reduir les desigualtats, evitar l'exclusió i assolir l'empoderament i l'autonomia de les persones.

Quines dimensions s'analitzen a l'estudi?

Per tal de fer propostes que permetin agilitzar els tràmits telemàtics de les subvencions per a les entitats, l'estudi defineix els criteris que haurien d'acomplir i fa una radiografia dels formularis actuals de tramitació en línia de tres convocatòries partint de sis dimensions: personalització i proactivitat, usabilitat i simplificació, omnicanalitat, accessibilitat universal, seguretat i avaluació i assistència.

Les tres convocatòries que s'analitzen afecten un percentatge més elevat d'entitats de la Taula del Tercer Sector i són representatives dels nivells de l'administració a Catalunya: la convocatòria ordinària de subvencions per a projectes i activitats a entitats de l'àmbit de polítiques socials 2022 de la Generalitat de Catalunya (COSPE), la convocatòria de subvencions de l'Ajuntament de Barcelona d'activitats i serveis de districte i de ciutat 2022, i la convocatòria de subvencions a favor d'entitats sense finalitat de lucre 2021 de la Diputació de Barcelona.

Amb quines dificultats es troben les entitats a l'hora de digitalitzar i simplificar tràmits burocràtics?

L'informe analitza, precisament, totes les dificultats tècniques amb què es troben les entitats socials en el procés de presentació de projectes i justificacions de subvencions. Cal avançar cap a una digitalització transformadora que afavoreixi la relació entre l'administració i les entitats socials i resolgui totes aquestes disfuncions.

Són moltes i molt desgastants per a la persona: formularis que no són accessibles des d'un navegador o dispositiu; problemes amb els arxius a adjuntar; haver de completar la informació relacionada amb l'entitat diverses vegades en diferents departaments i en diferents administracions; textos que no estan redactats de forma fàcil, clara ni entenedora; inexistència d'una persona a la qual adreçar-se quan hi ha un problema, entre molts d'altres.

Amb quins projectes o programes compten les entitats per facilitar aquesta tasca?

En l'àmbit català no tenim constància de cap projecte o programa per facilitar aquesta tasca. Sí hem detectat models que ja s'utilitzen en altres sectors. Per exemple, la Potential Applicant Data OnLine Registration (PADOR), una base de dades en línia adreçada als sol·licitants de subvencions al camp de l'ajuda externa de la Unió Europea en què les organitzacions es registren elles mateixes i actualitzen les dades regularment.

Un altre exemple pràctic és la Finestreta Única Empresarial (FUE), un projecte estratègic impulsat per la Generalitat des de 2011, a través de l'Oficina de Gestió Empresarial, per propiciar un canvi de model de relació entre empreses i administració que faciliti l'activitat econòmica.

Compteu amb models de referència per dur a terme aquestes propostes de millora?

La FUE és avui el punt de referència únic de les persones emprenedores, empresàries i intermediàries i es basa en la confiança en l’empresariat. Un altre model és el Registre Electrònic d’Empreses Licitadores (RELI) que és un registre administratiu, públic, electrònic, gratuït i de validesa indefinida, que aporta beneficis i avantatges per a les empreses que volen licitar, així com per als òrgans de contractació, ja que agilitza, facilita i simplifica les actuacions administratives.

Aquests exemples demostren que, amb voluntat, podem millorar el procés de les convocatòries de finançament públiques a través de la digitalització.

Com han sorgit les propostes de millora?

A partir del resultat de l'anàlisi, i tenint presents també experiències innovadores identificades, s'ha elaborat una llista de propostes per millorar en cadascuna de les dimensions i avançar cap a un marc comú entre les diferents administracions.

L'estudi inclou més d'una vintena de propostes per avançar cap a un marc comú entre les diferents administracions que garanteixi que el procés de presentació de projectes i justificacions de les convocatòries de finançament públiques sigui més àgil, fàcil i flexible i compleixi amb les necessitats de les entitats socials.

Quines propostes concretes han sorgit arrel de l'estudi?

De les més cabdals, unificar tots els tràmits de l'administració a Catalunya en un únic portal electrònic i crear un sistema únic de registre de documents on les entitats puguin actualitzar les seves dades. Així disposaríem d'una única pàgina web des d'on iniciar les gestions amb cada administració i ens estalviaríem introduir una i una altra vegada, en cada convocatòria, les dades de la nostra organització.

Accés al formulari en línia de tramitació de subvencions abans de l'obertura del procés perquè les entitats puguin preparar la informació i anticipar-se a dubtes; que es proporcioni formació, acompanyament i assistència a les persones professionals de les entitats; treballar en el disseny d'un formulari adaptat a l'entorn digital i accessible, amb textos clars i entenedors i que segueixi els principis de lectura fàcil; garantir el tràmit des de qualsevol dispositiu, navegador o canal. 

Els actuals tràmits als quals s'enfronten les entitats socials per presentar un projecte o una justificació són lents, feixucs i complexos i, en molts casos, presenten una duplicitat de processos o una falta d'estandardització entre administracions.

Quines conclusions heu extret de l'estudi?

L'estudi mostra que hi ha tota una sèrie de barreres tècniques en els tràmits digitals de les convocatòries de finançament públiques que suposen una dificultat afegida per a les entitats del Tercer Sector i per a les persones a qui donem suport. També, que hi ha un gran potencial de millora i que la tecnologia per construir una administració més eficient, resoldre els reptes burocràtics i simplificar els processos per a les entitats socials ja existeix i només cal aprofitar-la.

Els actuals tràmits als quals s'enfronten les entitats socials per presentar un projecte o una justificació són lents, feixucs i complexos i, en molts casos, presenten una duplicitat de processos o una falta d'estandardització entre administracions. Tot i això, tenim exemples ben a prop d'experiències en l'àmbit de tramitació digital que funcionen i han reduït el temps que s'inverteix en burocràcia com la FUE, el PADOR i el RELI.

Com es pot aconseguir que les convocatòries de finançament públiques presentin processos més àgils, senzills i adaptats per a les entitats socials?

Cal aprendre d'aquestes bones pràctiques que comentava i treballar conjuntament per, a través de la digitalització, avançar cap a un marc comú entre les diferents administracions.