Com inscriure un fitxer a l'AEPD?

Com accedir al formulari

Per inscriure un fitxer, caldrà que anem al web de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD). Des de la franja superior del web, podrem canviar d’idioma.

Per començar a buscar el formulari d'alta d'un nou fitxer, desplegarem el menú Canal del Responsable i triem Inscripció de fitxers.

En la pàgina que s’obrirà, buscarem l’enllaç al formulari electrònic NOTA:

Un cop s’obri, triarem Obtenció del formulari NOTA.

Entrarem en una pàgina on trobarem algunes instruccions que ens poden anar bé de cara a omplir el formulari.

En tot cas, per començar la inscripció del fitxer, haurem de desplaçar-nos a la part inferior d’aquesta pàgina fins arribar a l’apartat Descàrregues disponibles.

D’entre les descàrregues que hi trobem, caldrà que triem Formulari NOTA de titularitat privada. 

Com omplir el formulari

El formulari per donar d'alta un fitxer és un document en format pdf. En alguns navegadors, aquest format pot donar problemes. Per això, l'AEPD ha elaborat una guia amb la solució a les incidències més freqüents. És possible, per exemple, que ens calgui actualitzar la nostra versió d'Adobe Reader o que el nostre navegador requereixi algun canvi per poder executar el formulari.

Abans de començar a omplir dades, cal indicar si volem fer una alta de nou fitxer o bé volem modificar-ne o suprimir-ne un de ja existent. En aquest cas, triarem Alta.

Un cop fet, apareixeran les següents preguntes: el model de declaració (que, habitualment, serà “Normal”) i el tipus de presentació que vulguem fer (en paper, per Internet o per Internet signat amb certificat digital).

Acabada aquesta primera pàgina, premem "Complimentar".

Tot seguit, caldrà que introduïm una sèrie de dades estructurades en diversos apartats. Cada apartat conté tres botons que serveixen per:

• Validar: comprovar que les dades que hem omplert són vàlides i que no falta cap dada obligatòria.
• Esborrar: esborrar el que haguem escrit per deixar de nou els camps en blanc.
• "?": botó d'ajuda del formulari que podem prémer si tenim algun dubte. 

Les dades que demana el formulari són:

• Les dades del Responsable del fitxer que volem inscriure que, en general, serà la nostra mateixa entitat.
• Drets d'oposició, accés, rectificació i cancel·lació: per poder exercir aquests drets, hem de facilitar a les persones que consten als nostres fitxers unes dades de contacte per si volen accedir, rectificar, oposar-se o cancel·lar les seves dades. 
• Encarregat del tractament, que pot ser la mateixa entitat. 
• Identificació i finalitat del fitxer. 
• Origen i procedència de les dades.
• Tipus de dades, estructura i organització del fitxer: trobarem diversos quadres on s'han disposat els tipus de dades ordenats segons el seu nivell de protecció.
• Mesures de seguretat, que haurien de ser coherents amb el nivell de protecció de les dades que tenim.
• Cessió o comunicació de dades: només cal omplir-lo si fem cessió de les dades a altres organitzacions o persones.
• Transferències internacionals.

Al final del formulari, trobarem les opcions per imprimir el formulari, desar-lo, buidar-lo, validar-lo, etc.