Un congrés sostenible

Greening Events

Crear un esdeveniment sostenible significa prestar atenció al fet que totes les decisions inherents a l'esdeveniment siguin responsables des del punt de vista ambiental, social i econòmic. El procés, també conegut amb el terme anglès greening events, incorpora la sostenibilitat a la presa de decisions.

Es tracta doncs d'aplicar els principis i les pràctiques del desenvolupament sostenible al context del nostre esdeveniment, garantint que tota l'organització es fa de forma responsable.

Afecta la totalitat de les intervencions en l'esdeveniment, i ha de fer-se de forma integrada: un esdeveniment sostenible comença en la fase de disseny del projecte, i ha d'involucrar totes les parts implicades: organitzadors, assistents, l'espai, els proveïdors i els subcontractistes.

Un moment decisiu

Els grans esdeveniments com els congressos són situacions que incrementen l'escala dels impactes ambientals. D'altra banda, són una oportunitat d'involucrar el públic en comportaments més responsables. Per tant, signifiquen ocasions per disminuir els impactes ambientals, promoure l'economia responsable local, atraure l'atenció amb un efecte positiu sobre el prestigi  i actuar com a catalitzador de la sostenibilitat en la societat.

Guies i certificacions

Per aprofundir en els esdeveniments verds, hi ha a disposició guies com la de la UNEP, el programa de Medi Ambient de les Nacions Unides.

L'Ajuntament de Barcelona en col·laboració amb la Universitat UAB també ha elaborat la Guia Congressos Més Sostenibles.

Existeixen pàgines web de suport amb extensa informació sobre com organitzar congressos i esdeveniments sostenibles, com l'americana greeneventsguide.org , amb un directori de 60 guies per organitzar des d'un congrés a un casament a un esdeveniment esportiu de forma sostenible, o la francesa eco-evenement.org, que recull també les normes i certificacions relacionades amb els esdeveniments sostenibles. La norma  ISO 20121  certifica i especifica els requeriments per un sistema de gestió de esdeveniments sostenible, així com el reglament europeu  EMAS per la millora ambiental.

Què cal tenir en compte

Els sistemes de gestió recomanen seguir un procediment formal a través de checking-list de cada àmbit, entenent sempre que la sostenibilitat no és només una qüestió de llistes sinó de valors i actituds.

Els capítols a tenir en compte van des de l'administració i logística, a la selecció dels espais i les instal·lacions, a la mobilitat i transport, el consum i les compres responsables i materials respectuosos amb el medi ambient, la minimització i gestió de residus, la tipologia dels serveis de restauració i de càtering, la difusió del congrés, material imprès i senyalització, i la comunicació de les iniciatives de sostenibilitat i sensibilització. Cal afegir la incorporació de pràctiques socialment sostenibles pel que fa la discussió de les temàtiques, la presentació dels projectes, promovent les dinàmiques participatives com a estratègia vers la sostenibilitat.

Finalment, és important avaluar el congrés a la seva finalització. Existeixen eines per calcular la petjada ecològica que ha generat, a partir de les accions de tots els participants. L'impacte generat, pot ser posteriorment compensat.

Algunes recomanacions

1. Tot comença al precongress

El congrés inicia abans, amb molta feina al despatx: per tant, preguntem-nos si seguim pràctiques sostenibles a l'oficina. En especial, fem atenció a tot el material per esborranys que generem,  preferint els papers reciclats,  la recollida selectiva, i optimitzant els consums sostenibles en la gestió de l'oficina.

2. Desmaterialitzar la promoció:

Gràcies als sistemes digitals podem reduir el nombre de materials impresos, invitacions, programes, fulletons, que són productes  que requereixen un gran consum de paper, tinta, i transport. Pel que fa les carpetes i el material indispensable, seleccionar les alternatives ecològiques: papers reciclats i/o prevenient de gestió sostenible de boscos (certificats FSC), imprimir en impremtes que ens certifiquin uns sistemes de gestió ambiental, i que siguin de proximitat. També cal fer atenció als embalatges eco compatibles i a l'ús de vehicles elèctrics per la distribució.

3. Apostem per la mobilitat sostenible i/o col·lectiva

La mobilitat és un aspecte decisiu, perquè és una font d'impactes i implica totes les persones assistents. Per aconseguir aquesta fita caldrà la col·laboració i la implicació activa dels participants: però preocupar-se en  transmetre aquest missatge és una manera per comunicar el valor ambiental del nostre esdeveniment.

Per tant, incentivem la renúncia al vehicle particular, i aconsellem els accessos a peu o en bicicleta, i l'ús de mitjans de transport col·lectius: trens, metros, autobusos.

Una decisió clau és la de facilitar espais per l'aparcament de bicicletes i els accessos a peu. Si és necessari, fletar autobusos amb orígens des de punts estratègics que puguin recollir grups d'una mateixa àrea: penseu que un autocar pot substituir 50 vehicles. Si penseu proposar activitats pel temps lliure, afavoriu-les a peu....o, segons on estigueu....sigueu imaginatius: patinets, bicicletes, trenets elèctrics, trineus .....

4. Espai ben situat i en un edifici sostenible

Per seleccionar un espai caldrà tenir en compte una posició estratègica, que minimitzi els desplaçaments, i per tant les emissions, de la majoria d'assistents, però també un espai que estigui dotat de criteris ecocompatibes.

Així farem prevaldre els edificis sostenibles, en possessió de certificats d'estalvi energètic i qualitat ambiental.

Il·luminació a baix consum, minimització dels residus i recollida selectiva, estratègies de calefacció i estalvi d'aigua. No poden obviar exigir les garanties sociolaborals de les persones contractades.

5. El gust en la sostenibilitat: alimentació i begudes

Les pauses cafè, els àpats servits al congrés, o els serveis de bar, també han de respondre als criteris de sostenibilitat tan pel que respecta l'origen, processos i qualitat dels aliments, com els aspectes sociolaborals.

També són decisions que comuniquen un compromís: un compromís vers la salvaguarda del patrimoni eno-gastronòmic del lloc on ens trobem, una alimentació feta per respectar el medi ambient i que doni importància a la valorització del gust. Això ens porta als criteris com la selecció d'operadors que facilitin productes de temporada, de proximitat, provenients de l'agricultura i processos ecològics.

Un congrés sostenible no hauria d'aportar coberteries i estovalles d'usar i llençar, i sempre haurien de prevaldre coberts, gots, tasses i tovallons rentables i reutilitzables.

6. Escenografia respectuosa

Una bona idea pot unir estètica i racionalitat pel que fa l'ús d'energies, amb elements escenogràfics personalitzats però amb una certa neutralitat, de manera que puguin ser reutilitzables en altres esdeveniments. Fer prevaldre la il·luminació de baix consum, i garantir que hi ha recollida selectiva en cada fase del muntatge i desmuntatge. Si cal contractar una empresa, és preferible que sigui de proximitat, per minimitzar els desplaçaments necessaris.

7. Regals amb missatge

Si volem donar un record del congrés, aquest ha de transmetre el missatge de forma sostenible. Podem trobar suggeriments en les guies de compres verdes, i avaluar tan els materials com l'origen, optant per objectes que siguin reciclables i biodegradables.

8. Desmuntatge: pocs residus, i al lloc correcte

Un cop finalitzat el congrés arriba el moment de desmuntar tot i de gestionar els residus. Si tot ha estat planificat amb criteris de sostenibilitat, ens trobarem que de residus en tenim pocs. I tot el que tenim ha de poder ser reciclat: papers, vidres, plàstics, residus orgànics del menjar, han d'haver estat correctament separats per a poder ser reciclats.