Com s’organitzen les reunions d’una junta directiva?

Es recomana que el nombre de membres que formen la junta directiva de l’entitat oscil·li entre les 5 i les 6 persones com a mínim i de 10 o 12 membres com a màxim, a fi d’assegurar una certa diversitat de parers i habilitats. Un nombre superior dificulta la participació de tothom i dificulta també l’establiment dels quòrums necessaris per a la celebració de les reunions.  

Es pot regular per estatuts o per règim intern que la participació pugui ser en línia, aprofitant els mitjans telemàtics disponibles. De fet, a causa de la pandèmia de la Covid-19, s’ha actuat d’aquesta manera en infinitat de casos i, en un futur, es podria combinar la participació presencial amb la virtual, amb l’objectiu de facilitar al màxim la implicació de tothom, principalment si hi ha persones que s’han de desplaçar.

Es pot establir un calendari fix de reunions amb la periodicitat que s’estimi convenient donada l’activitat de l’entitat, sigui setmanal, quinzenal o mensual. És interessant consensuar el dia, així els i les membres sabran que, per exemple, els primers dilluns de mes tenen reunió. Es recomana que la durada no superi l’1 hora i mitja o les 2 hores. Les reunions de més durada acaben no sent productives, ja que es fa difícil mantenir l’atenció i sol haver-hi més dispersió a mesura que s’allarga la trobada.

S’ha de tenir en compte que les reunions s’acostumen a fer després d’una jornada laboral i la participació dels membres és altruista. La puntualitat esdevé un element clau per no haver de repetir temàtiques i allargar la durada de les trobades. Si convé, i més espaiadament, es poden fer reunions de durada més llarga per fer un repàs més exhaustiu de la marxa de l’entitat i tractar o preparar temes de més complexitat, com les assemblees anuals, la memòria i els pressupostos.

La presidència estableix l’ordre del dia que, entre altres, ha de contenir la lectura i aprovació de l’acta de la reunió anterior, redactada per la secretaria. Es recomana prioritzar els punts que tracten aquells temes que requereixen una decisió de la junta, per davant d’altres temes de gestió. Una de les seves funcions consisteix a no allargar el temps de debat i dirigir-lo cap a l’establiment d’un consens on tothom se senti implicat i ningú exclòs. No defugir, si cal, la votació, si no es veu possible arribar al consens, tot i que hauria de ser un fet excepcional.

Si a l’entitat existeix la figura d’un/a director/a, coordinador/a o gerent és convenient que informi del conjunt de les activitats o, en cas que no hi hagi aquesta figura, ho haurien de fer els i les membres de la junta encarregats/des de cada qüestió. S’ha d’evitar que el president hagi de dirigir el debat i informar també dels temes. El rol  de presidència ha de ser dirigir els debats, donar una visió global de la temàtica, promoure la participació de totes les persones membres i establir el resum final com a consens.  

Hi ha un conjunt de temes que es poden tractar habitualment a les reunions sense que sigui necessari que figuri en totes les trobades:

• Seguiment dels acords presos en reunions anteriors. Es tracta de verificar en quin estat d’execució estan els acords presos i si han sorgit dificultats en la seva execució i desenvolupament. És un element que dona continuïtat a les reunions i permet contrastar la marxa de l’entitat.
• Gestió interna de l’entitat. Breu informe d’activitats desenvolupades i de les comissions i dels grups de treball, si n’hi hagués. Les activitats no poden ser realitats estancades, sinó que debats i reflexions d’unes comissions i altres es poden enriquir en aquest intercanvi, complementant-se i evitar se solapin activitats.
• Situació econòmica. Si s’escau, la persona tresorera de l’entitat pot facilitar un estat de comptes actualitzat i de si hi ha alguna problemàtica especifica en aquest terreny. Igualment es poden acordar determinades despeses si suposen un import destacable.

En molts casos, aquestes qüestions no requereixen de presa de decisions i es poden lliurar en una breu informació.

L’ordre del dia de les reunions s’ha d’enviar amb uns dies d’antelació, habitualment assenyalat als estatuts, i és molt convenient adjuntar informes o materials sobre els debats a mantenir, ja que així els i les membres de la junta n’estan assabentats/des i es poden formar un criteri o opinió previ a la reunió. Si bé la preparació dels documents pot consumir un cert temps, permet estalviar temps en les reunions i, a més, plasmar per escrit les qüestions per centrar el debat en els punts transcendents.

Aquests informes tampoc són endebades, ja que la seva recopilació serveix per conèixer el dia a dia de l’entitat i pot ajudar en la confecció de la memòria anual de l’entitat i en el traspàs d’informació cap a la resta d’agents de l’entitat. Aquestes breus informacions també poden documentar el seguiment dels acords. En iniciar la reunió s’ha de donar l’oportunitat d’incloure algun nou tema a l’ordre del dia per raons d’urgència o per demanda de membres de la junta. La presidència n’ha de valorar la necessitat i acceptar-ho.

La persona amb el rol de secretari/ària ha de prendre nota dels debats produïts, els acords presos i de si hi ha algun/a membre que vol que es faci constar el seu desacord en algun punt. Custodia el llibre d’actes que ha de signar un cop aprovada a la reunió següent figurant també el vistiplau de la presidència. És una documentació fonamental per l’entitat que s’utilitza en molts tràmits oficials. El llibre d’actes suposa l’històric dels debats mantinguts, el perquè d’algunes decisions preses en el seu moment i el context en què es van prendre.

En algun cas pot establir-se la participació d’alguna persona associada no membre de la junta o d’alguna persona externa a l’entitat per tal d’informar o desenvolupar algun tema específic previst en l’ordre del dia. Aquesta persona no tindria capacitat de vot. Podria ser el cas, per exemple, de persones assessores que ajudarien a la junta a prendre alguna determinació en un camp que no fos de la seva expertesa. Es recomana que la seva participació es prevegi a l’inici de la trobada i així evitar esperes.   

També és recomanable que la junta informi periòdicament de la marxa de l’entitat i dels debats mantinguts a totes les persones associades. La junta rendeix comptes en les assemblees previstes, però la informació entre aquestes trobades permet canalitzar els futurs debats i les inquietuds dels agents que formen l’organització. En aquest mateix sentit, també és molt positiu establir un canal de participació de baix a dalt, amb l’objectiu de fomentar la participació i no percebre la junta com un òrgan allunyat de la base social.