Estem en ple mes de gener i és el moment de preparar les memòries dels projectes i la memòria general de l’entitat de l’any passat.

No hem de considerar aquest fet com un simple tràmit per donar compliment a les obligacions estatutàries i a les obligacions amb les administracions públiques sinó que suposa una oportunitat no tan sols per reflectir la feina feta sinó també per reflexionar sobre la marxa de l’entitat, els aprenentatges obtinguts i encetar un nou període amb nous reptes, motivacions i esperances.

Hem distingit entre la memòria d’un projecte concret i la memòria general, anem a donar alguns trets del que podria ser cada una d’elles.

Memòria general anual

La memòria general de l’any ha de recollir tota la tasca duta a terme per l’entitat i com ha desenvolupat la seva missió. Hem de ser capaços d’aplegar i sintetitzat tot el que s’ha fet des de qualsevol dels equips o estaments de l’entitat. Si es fa es pot tenir una imatge completa del que som i del que hem fet, segurament molt més del que pensàvem cada un de nosaltres des de la nostra parcel·la d’intervenció. És una obra coral i sincronitzada.

La memòria general ha de contenir bàsicament una introducció general dels òrgans de govern o direcció que situï l’estat de l’entitat on estem i on anem, la informació més rellevant dels projectes executats i també la informació econòmica més rellevant de l’entitat com ara el compte de resultats d’ingressos i despeses de l’any transcorregut i el balanç econòmic.

Hem de pensar que la memòria pot arribar a persones que desconeixen la nostra activitat i se’n volen assabentar i per tant no hauríem de donar res per suposat per molt que nosaltres ja ho coneixem. És bo any rere any reproduir un mateix esquema de memòria de manera que la informació pugui ser fàcilment comparable i permeti fer-se una idea de l’evolució de l’entitat. És com una àmplia carta de presentació.

Considerem la memòria com una eina bàsica d’informació i de sensibilització social, ja que arriba no tan sols a tots els agents vinculats d’una manera o altra a la nostra activitat, Junta Directiva, socis, treballadors, voluntaris, col·laboradors externs, patrocinadors, administracions sinó també al públic en general i és ací on l’entitat té al major potencial i major repte que les persones en general puguin valorar l’interès de la tasca que desenvolupem. Amb els mitjans de difusió actuals aquesta informació pot arribar a milions de persones de manera ràpida i senzilla.

En la memòria no hem de defugir els aprenentatges i els aspectes més conflictius i crítics, sempre amb un afany constructiu. Hem de reflectir les dificultats que ens hem trobat i el que fem per encarar-les i revertir-les. S’ha dit moltes vegades que s’aprèn més dels errors i del que no ha funcionat que no pas dels encerts.

Les persones constitueixen en qualsevol de les seves accepcions (socis, personal tècnic, voluntariat, beneficiaris) l’element clau. Sense elles no som res i per tant qualsevol d’elles s’ha de veure reconeguda i identificada en la memòria, totes han de trobar el seu espai en un projecte comú. Elles són el nostre principal altaveu i n’hem de tenir cura.

Memòries de projectes

Si parlem de memòries de projectes hauríem de fer uns comentaris específics. Han de reflectir la necessitat a la que respon, com encaixa en la missió de l’entitat, els objectius proposats i les activitats desenvolupades. Però no ens hem de quedar aquí, és bàsic exposar-ne els resultats, l’avaluació que s’ha fet i l’impacte que ha tingut. No es tracta només de fer coses perquè sempre les hem fet així, sinó perquè segueixen sent útils. En la memòria dels projectes hem de ser capaços de combinar la importància de la descripció amb les reflexions i les conclusions a les que arribem.