Aspectes clau per a un bon traspàs de junta directiva

L’assemblea general de persones associades decideix la composició de la junta en una reunió convocada a tal efecte i amb l’antelació deguda, assenyalant els terminis per a la presentació de les possibles candidatures, siguin individuals per cada càrrec o col·lectives pel conjunt de la junta. És convenient que els estatuts desenvolupin amb prou detall i claredat aquestes qüestions, a fi d’evitar problemes posteriors i interpretacions divergents.

Per realitzar un traspàs eficient, seria convenient disposar d’una mena de llistat amb tots els temes a abordar i que aportés el/la secretari/ària de la junta, d’aquesta manera es facilitaria una transició ordenada entre juntes successives i s’evitarien descuits o oblits que dificultin la posterior gestió de la junta entrant. Entre aquests temes, haurien de figurar els que es mostren a continuació.

Els canvis de junta s’han de comunicar als registres oficials corresponents. Així constarien els nous membres a partir d’una data determinada per facilitar qualsevol tràmit o comunicació oficial. S’ha d’indicar el nom, la documentació, l’adreça i els següents càrrecs:

• Presidència
• Vicepresidència (si s’escau)
• Secretaria
• Tresoreria
• Vocalies

Amb el canvi de junta poden variar les persones que disposen de signatura en els comptes bancaris amb què compta l’entitat. Cada entitat bancària indica els requisits necessaris per procedir el canvi (acta de l’assemblea i documentació signada per les persones entrants i sortints). S’haurien de considerar, també, les modificacions si s’opera en línia, habilitant noves autoritzacions i claus d’accessibilitat.

Una altra comunicació no oficial i d’un altre caire més proper es pot dirigir a totes aquelles persones, entitats, institucions i mitjans de comunicació amb les quals l’entitat manté relacions. Un missatge de comiat de l’anterior junta o Presidència i de presentació de la nova junta constitueix un exponent de la continuïtat de l’acció de l’entitat i ensems de renovació. També és interessant fer-ne esment a través de la pàgina web i les xarxes socials de les quals disposi l’entitat

Si bé les persones associades han tingut notícia i han pogut participar en l’elecció de la nova junta, no està de més adreçar un comunicat d’agraïment de la nova junta indicant les seves prioritats i assenyalant o obrint algun mecanisme àgil de comunicació. 

Qualsevol canvi en una junta directiva pot coincidir en ple desenvolupament d’unes determinades activitats, amb projectes en curs, projectes finalitzats per justificar i iniciatives de tota mena que no s’han pogut acabar de desplegar. Tot plegat, val la pena recollir-ho i estudiar-ho, més enllà de les noves propostes que pugui portar la junta entrant. Això permet la continuïtat deguda en la gestió de l’entitat. Cal fer-ne un traspàs acurat, a fi d’evitar moments de paràlisi abans no es conegui tot l’entrellat.

Es poden considerar, entre altres, els següents elements:

Projectes en curs. Tot i que ja seran coneguts, és necessari exposar l’estat en què es troben cada un dels projectes i activitats que es desenvolupen en el moment  del canvi.

Estat de comptes i tresoreria. És fonamental que la nova junta, i en especial la persona que ocupi la tresoreria, conegui de manera detallada la situació econòmica de l’entitat, el seu balanç econòmic, l’estat d’execució del pressupost de l’any actual i les principals novetats que hi hagi hagut en aquest terreny, respecte a la informació aportada en la darrera assemblea general.

Si l’entitat fa auditories periòdicament s’haurien de lliurar els corresponents informes i comentar si hi ha algun aspecte destacat que s’hagi d’esmenar. Un traspàs incomplet pot propiciar que es prenguin decisions errònies o que s’ajornin decisions necessàries.

Comissions i grups de treball. Pot ser que en el si de la junta s’hagin creat comissions de treball de manera estable o grups d’estudi més informals per desenvolupar alguna temàtica concreta. Constitueixen l’enllaç entre allò que proposa la junta i el personal de l’entitat, i són el nucli de noves propostes, inquietuds i somnis.

Els seus debats són més lliures i oberts, i poden aportar, per tant, una altra visió més fresca i menys condicionada per a la gestió diària de l’entitat. Captar aquestes visions i saber-les conduir cap a intervencions reals és missió de la junta.

Situacions problemàtiques o conflictives. Podria ser que l’entitat visqués alguna situació complexa, sigui un descens en el nombre o participació de persones associades, una caiguda dels ingressos previstos, un problema laboral, un conflicte sorgit en un projecte o altres. S’ha d’exposar sense dramatisme el problema i les mesures que s’han pres, a fi que la nova junta pugui conèixer i encarar la situació sense cap mena de retrets, ja que imponderables o elements imprevisibles poden esclatar en qualsevol moment.

Una de les primeres accions de la nova junta directiva, o en tot cas de la Presidència, ha de ser organitzar unes trobades amb les persones. No s’ha d’oblidar mai les persones que constitueixen l’entitat i també les que es mouen per un motiu o altre en el seu entorn. Sovint es parla de recursos humans, però en realitat són l’ànima i a qui es deu l’entitat. S’haurien d’incloure els diferents cercles possibles de persones que interactuen a l’entitat.

• Persones destinatàries. Probablement no han de notar gaire els canvis que es puguin produir, però és útil presentar-se i escoltar de primera veu els seus suggeriments i aportacions. En especial, la persona de la junta que s’encarregui de les accions que afecten més directament a aquestes persones.
• Personal tècnic. Qualsevol canvi pot ser viscut amb incertesa. S’ha de tractar d’esvair d’entrada qualsevol dubte que pugui sorgir i ajudar a vèncer les inèrcies o resistències als canvis que es puguin produir. Assegurar un acompanyament i proximitat que generi confiança a l’equip.
• Voluntariat. És la prova de la vitalitat social de l’entitat, del compromís que desvetlla entre les persones, que cerca implicar-se i no ser simplement espectador/a passiu/va. La nova junta ha de vetllar pel benestar d’aquestes persones en l’entitat, la seva continuïtat i n’ha de reconèixer la seva intervenció.

En definitiva, la nova junta hauria de mantenir un tarannà obert a l’escolta, a la participació, compromesa a engegar processos, capaç de captar els canvis socials i liderar-los, més que no pas a assegurar resultats que poden ser efímers. Amb la humilitat del que tot just comença però amb tota l’esperança. O com deia el poeta Miquel Martí i Pol: “...I som on som; més val saber-ho i dir-ho i assentar els peus en terra i proclamar-nos hereus...”