La implantació del pensament estratègic a l'entitat

La planificació estratègica és una eina que va guanyant importància en el context de la societat canviant. La seva finalitat és la superació de les barreres de la gestió del dia a dia, per tal de poder identificar i reflexionar sobre com els canvis que afecten la nostra organització ens faciliten o ens dificulten arribar a les metes establertes.

Entenem com a pensament estratègic aquell que el seu objecte d'anàlisi és el passat, el present i el futur de l'entitat, tot donant resposta a les preguntes: qui som, d'on venim i cap a on anem.

El pensament estratègic es caracteritza per la seva proactivitat respecte al canvi organitzatiu, tot formulant una missió, una visió i les estratègies a seguir per tal de fer disminuir les distàncies entre ambdues.

Combina, així, la  perspectiva a llarg termini ( de 3 a 6 anys) amb la gestió del present i la definició d'aquelles accions que són necessàries a curt termini per assolir la visió.

La planificació estratègica vol donar resposta mitjançant una prospecció de futur que identifiqui amenaces, oportunitats, punts febles i punts forts a la qüestió: estem fent allò que hem de fer per arribar allà on volem arribar?

En un context de canvi la planificació estratègica ens ajuda a identificar aquelles accions que ens permetran adaptar-nos al canvi mitjançant la gestió de decisions que considerin la direcció que com entitat volem seguir.
 

El pensament estratègic en tant que procés de reflexió intern de l'entitat, considerant tant la mateixa organització com els efectes de l'entorn sobre aquesta, ens obliga a plantejar-nos i respondre qüestions al voltant de qui som, què ens agradaria fer en un futur, on ens situem, a on ens agradaria arribar i què hem de fer per aconseguir-ho.

La planificació estratègica com a procés reflexiu, analític i que requereix el consens i participació de tota l'entitat per tal d'implicar-ne a tots els membres en l'assoliment dels objectius estratègics no es pot abordar si cal afrontar situacions amb urgència o existeix un clima conflictiu a l'entitat.

Algunes de les condicions que cal tenir en compte i estructurar a l'hora d'abordar el procés de planificació estratègica són:

- Disposar d'una cultura organitzativa basada en l'autocrítica, la transparència i l'afrontament positiu dels canvis a l'entitat, entesos com a millorarde la capacitat interna i per tant de la qualitat dels serveis prestats.
- Gaudir de certa tranquil·litat per a reflexionar sobre la pròpia entitat i els canvis en l'entorn, disposant del temps necessari i no estant immers en la resolució de problemes urgents.
- Planificar i tenir recursos destinats al procés de planificació estratègica que contemplin el cost de l'obtenció de la informació d'anàlisis: ús d'enquestes, grups de discussió, estudis, tallers participatius, etc.; de la comunicació i difusió del procés a tots els membres de l'entitat i del suport d'un consultor extern durant el procés.
- Comptar amb la complicitat i implicació dels membres directius que han de percebre la planificació estratègica com una necessitat i coliderar el procés.
- Implantar el pensament estratègic de manera participativa. El procés de planificació estratègica ha de recollir els criteris i punts de vista de tots els col·lectius de l'entitat: directius, àrees de coordinació, tècnics, voluntaris, socis, beneficiaris, etc. de manera que s'obtingui una visió global i precisa de tot el funcionament de l'entitat. La participació, així mateix, facilita la comprensió de les línies estratègiques i la implicació en els resultats, alhora que el sentiment de pertinença a l'entitat.

Tots aquests aspectes s'han de concretar i especificar a l¿hora de dissenyar el procés de planificació estratègica seguint els següents passos:

- Identificar i seleccionar les àrees o temes en el quals es centrarà la planificació estratègica: activitats i projectes, recursos humans, finançament, comunicació, voluntariat, etc.
- Definir qui participarà en cada fase del procés i qui serà el seu rol en l'anàlisi o recollida d'informació, la presa de decisions, l'elaboració de les línies estratègiques i la redacció i comunicació del pla estratègic.
- Formar un equip o comitè de planificació ( de 3 a 6 persones) encarregat d'impulsar i liderar el procés format per persones de la Junta Directiva, de Gerència o coordinació d'àrees i tècnics.
- Conèixer i recollir la informació tant interna com externa que es consideri necessària per l'anàlisi i presa de decisions.

Els requeriments de la planificació estratègica condicionen situacions diverses a l'hora de plantejar-la:

- Què es posposi per quan esdevingui una prioritat de la Junta Directiva i es contempli com a necessitat, també, per part dels tècnics de l'entitat.
- Què tingui com a finalitat principal la participació i cohesió dels membres de l'entitat, vers la identificació de punts crítics i favorable i la definició d'actuacions a seguir.

Cap d'aquestes conseqüències deslegitimen el procés de planificació estratègica, ans al contrari, el pensament estratègic és un mitjà, i no un fi en si mateix, per conèixer allà on volem arribar, definir actuacions i adjudicar els recursos per arribar-hi.

En cap cas l'eina de la planificació ha de limitar o ofegar l'entitat, s'ha d'adaptar a les necessitats i situació de partida d'aquesta.

 

En aquest apartat descriurem breument els passos de la planificació estratègica donat que l'objectiu d'aquest càpsula és la reflexió entorn al pensament estratègic. L'elaboració de la planificació estratègica és explicada en un altre càpsula.

Les fases de la planificació estratègica són:

- Identificació de la missió i visió de l'entitat: Plantejament de la identitat, valors i raó de ser de l'entitat (qui som)  i primera aproximació a les aspiracions o visió de futur d'aquesta (a on volem arribar).
- Anàlisi i diagnòstic: Identificació dels elements de l'entorn que repercuteixen o poden repercutir en l'entitat i la seva capacitat per afrontar-los. S'utilitza l'anàlisi DAFO com a eina per identificar els punts crítics i favorables. Així com, l'anàlisi de problemes per identificar els efectes i les causes dels elements de l'entorn crítics i les possibles línies d'actuació.
- Determinació d¿objectius i estratègies: Un cop fet l'anàlisi és redefineix la visió de futur de l'entitat, tots establint prioritats que marcaran els objectius a plantejar-se i les estratègies a seguir amb la finalitat de potenciar les fortaleses i superar les debilitats. La fixació d'objectius i estratègies pot partir de la transformació dels diferents arbres de problemes en arbres d'objectius. Cal definir objectius i estratègies per a totes les àrees i/o departaments de l'entitat i operativitzar aquests.
- Pla d'acció i recomanacions per a la implantació: Definició i planificació dels objectius operatius fixats (responsables, pressupost i calendarització).
- Disseny del sistema de seguiment i avaluació del pla: Definició d'indicadors i de sistemes de recollida d'informació per a realitzar el seguiment i avaluació. La planificació estratègica estableix objectius a assolir a llarg termini, cal preveure, mecanismes d'avaluació a meitat del procés per conèixer el grau d'assoliment dels objectius o possibles canvis a l'entorn que afectin l'objectiu.
- Redacció i comunicació del pla estratègic: Redacció del procés seguit, la operativització i planificació i difusió d'aquest per tal que sigui conegut, compartit i implementat per tots els membres de l'entitat.

 

La planificació estratègica com tota eina de gestió té els seus pros i contres, els seus detractors i els seus defensors. Tant és així, que avui en dia es comença a parlar que la planificació estratègica és una eina obsoleta.

Algun dels arguments que es fan valer per mantenir tal afirmació és la rigidesa del pla estratègic. Aquest deixa poc marge per l’elecció en la presa de decisions i el seu abast temporal, de 3 a 6 anys, redueix la capacitat de l’entitat per adaptar-se a un canvi de circumstàncies no previst.

Així mateix, es qüestiona la capacitat de la planificació estratègica per preveure el futur i anticipar-se als canvis de l’entorn i s’interpreta el procés de planificació estratègica com una limitació a la innovació i la creativitat, aspectes essencials avui en dia per adaptar-se al canvi i obtenir finançament.

Tots aquests desavantatges de la planificació estratègica són certs. Més enllà, però, d’aquestes limitacions la planificació estratègica facilita el pensament estratègic entès com a repensar-se conjuntament com organització en funció d’unes fites i de l’adaptació a un entorn en constant canvi, reflexió que ens permet progressar i avançar cap a la missió i visió de l’entitat.

La planificació estratègica, entesa així, facilita trobar aquell moment important, i mai urgent, per reflexionar tota l’entitat sobre on estem i on volem arribar i posar-ne els mitjans.

Aquestes funcions superen amb escreix les limitacions, tot i que cal tenir present aquestes. Més important que l’eina de la planificació estratègica és la seva finalitat. Un cop haguem integrant com entitat el pensament estratègic mitjançant l’elaboració de plans estratègics a la cultura organitzativa de la nostra entitat podrem deixar de banda la planificació estratègica i les seves rígides  i  implantar la direcció o gestió estratègica.

La planificació estratègica no s’acaba amb el disseny del pla estratègic,  ha d’ésser un procés dinàmic que ha d’estar subjecte contínuament a una revisió i reajustament per adaptar-lo a les circumstàncies de l’entorn canviant, extraient experiències i aprenentatge organitzatiu.

A aquesta noció més flexible, permanent i quotidiana de la planificació estratègica, incloent el pensament estratègic en la cultura organitzativa, s’anomena direcció estratègica.

L’eina que fa possible i exemplifica la direcció estratègica és el quadre de comandament. En la direcció estratègica es substitueix els plans estratègics com a document de comunicació i seguiment de les línies estratègiques pel quadre de comandament que facilita la visió integral de l’entitat, la comprensió de les accions a seguir i el seu seguiment, essent una eina quotidiana.

El quadre de comandament ens ajuda a:

- Clarificar i traduir la visió i l’estratègia.
- Comunicar i vincular els objectius i indicadors estratègics.
- Planificar i establir els objectius.
- Obtenir formació i feedback estratègic."