L'elaboració del pla estratègic de l'associació

Com a associació realitzeu unes activitats concretes que acostumeu a planificar. A banda d'aquestes accions immediates, és necessari que tingueu una visió més global de la situació de vostra associació,  per tal de planificar les accions a més llarg termini.
A més a més, a l'hora d'elaborar el Pla Estratègic, també cal que tingueu en compte l'entorn socio-cultural que envolta a l'associació. Aquest entorn canvia constantment, per tant, es tracta no només d'adaptar-vos a aquests canvis, sinó també de saber-vos anticipar.

Així, el Pla Estratègic de l'associació agrupa el conjunt de línies estratègiques que seguireu com entitat, per tal d'assolir uns objectius (plantejats d'acord amb la finalitat última i singularitats pròpies de l'entitat i de l'entorn socio-cultural on interveniu) en un termini establert (normalment, d'uns 2-4 anys).

Perquè això sigui possible, caldrà una adequada i acurada planificació de les línies d'actuació que seguireu per a desenvolupar les vostres activitats, i per assolir els objectius que teniu com a associació. En resum, es tracta de planificar les ESTRATÈGIES.
Però per tal d'elaborar aquestes estratègies, cal fer-ho a través d'un procés PARTICIPATIU, en el que heu de tenir en compte el màxim d'opinions i de punts de vista possibles a l'hora de prendre aquestes decisions.

Les estratègies que decidiu adoptar hauran de basar-se en el marc de referència en els quals us moveu com a entitat. Aquestes hauran d'anar en coherència amb el vostre ideari i opcions de fons, amb els objectius, maneres de fer de la vostra entitat.
Per altra banda, enfront les diferents situacions amb que us trobeu com a entiat, podreu optar per diferents vies, i haureu d'anar-les valorant fins a trobar la més adequada en funció del què sou, del què feu dels recursos de què disposeu, etc.
 

Abans de passar a l'acció, com a entitat de voluntariat haureu de conèixer-vos
i conèixer el vostre entorn, i a partir d'aquí decidir a llarg i a curt termini allò que voleu fer.
Tota planificació estratègica inclou:
  
A. Identificació del sentit de l'entitat.
En primer lloc, cal que establiu els mecanismes participatius a través dels quals recollireu les inquietuds dels membres de l'associació. És important fer una reflexió interna de l'associació, per tal de saber quina és la seva identitat, què es us proposeu fer i per què (establiment dels objectius finals o missió de l'entitat).

B. Anàlisi de la realitat o descripció del context social en el qual  interveniu.
Convé focalitzar l'atenció en aquells aspectes més pertinents en relació amb els interessos de l'entitat, context social, cultural i econòmic sobre el que  voleu incidir.
Com associació, aquest anàlisi de la realitat us permetrà conèixer el context social en el que voleu intervenir. És bàsic que conegueu els destinataris de la vostra acció i el seu entorn, per tal de poder concretar els objectius i accions a desenvolupar.
   
C. Descripció de les necessitats detectades sobre les quals voleu incidir.
Es tracta de fer una detecció de necessitats, però no tan envers els destinataris de la vostra acció, sinó més aviat com una mirada endins de la pròpia associació, detectant tots aquells camps en els que caldria actuar, i que millorant-los possiblement beneficiaran la vostra acció sobre els destinataris.

D. L'establiment de prioritats d'acció de l'entitat.
Un cop detectades les necessitats, caldrà que decidiu per on començar. Es tracta d'ordenar les diferents mancances detectades segons exigeixin una actuació immediata o bé es puguin resoldre més a llarg termini, i prioritzar les actuacions a l'hora de resoldre les diferents necessitats.

A partir d'aquest anàlisi i de les mancances detectades, cal que establiu les prioritats a treballar i les estratègies a realitzar.
 

Com associació a l'hora de planificar el Pla Estratègic heu de tenir en compte les diferents solucions que es podrien donar a un mateix problema, i plantejar-vos què és el que considereu prioritari solucionar i desenvolupar dins el pla Estratègic, i a partir d'aquí  establir un pla d'acció en cada cas. Us serà de gran utilitat donar una temporalitat a les estratègies que us proposeu, per tal de fer-ne posteriorment una revisió i una replanificació.

És important remarcar que, a l'hora de dissenyar les respostes que dureu a terme us podeu trobar en què una mateixa necessitat pugui ser atesa des de diferents departaments de l'associació. A més, ben segur que podeu trobar diferents maneres de donar resposta al problema o situació. Totes aquestes possibles accions hauran de ser valorades i jutjades, tenint en compte els objectius, l'estil, els recursos de què disposeu.

En aquest apartat, haureu de tenir presents aspectes com ara el pressupost, el model de finançament de l'entitat, els recursos humans, la metodologia de l'organització, el procés de formació dels voluntaris, etc. És per això, que cadascun d'aquests aspectes: Pla de finançament, Pla d'actuació, Pla de formació, entre altres, els heu de tenir presents ja que formen part del Pla Estratègic.

P.ex.:
Estratègia de Formació: elaboració d'un Pla de Formació establint les accions formatives a realitzar i la calendarització.

Estratègia d'Infrastructura: organitzar les accions destinades a la recerca de local, també fent una calendarització.

Estratègia de Finançament:  planificar possibles vies de finançament públic i privat.

A l'hora de planificar a llarg termini aquestes estratègies dins el Pla, cal que tingueu en compte que no és només necessari adaptar-se als canvis que es van produint, si no preveure les possibles situacions o inconvenients amb els que us trobareu. D'aquesta manera aconseguireu que aquests inconvenients no us agafin d'imprevist, i no puguin posar en qüestió la continuïtat de l'associació.
 

El procés final de la planificació estratègica és elaborar-ne un document: el Pla Estratègic.
En aquest punt, caldrà que elaboreu un model de resposta, és a dir, les estratègies que com entitat posareu en marxa pels propers 2-4 anys.

És important que ho poseu per escrit, ja que és un document que com associació us servirà per guiar les diferents accions que heu de portar a terme i per definir els àmbits prioritaris a treballar.
A més a més, esdevindrà una eina molt útil alhora d'avaluar i  comunicar els resultats a tots els membres de l'associació, i alhora de coordinar les diferents comissions o departaments de què consti l'entitat.

Aquest document podrà ser més o menys extens segons s'hagi realitzat el procés i segons com sigui l'organització ( molt nova, amb  llarga tradició, amb un volum important d'activitats, amb activitats puntuals,... ) però és necessari per tal de planificar les accions que com associació voleu portar a terme a llarg termini.

Esquema de com elaborar la Planificació Estratègica:
[Font: Manual de gestió de les organitzacions no lucratives. [Barcelona]. AUREN: 1999, p. 27]