Econòmic

Què cal tenir en compte a nivell econòmic quan una entitat organitza una excursió?

Entitat redactora
Suport Tercer Sector - Econòmic
Autor/a
Aina Galceran Zamora i Dolors Martinez Mendoza.
  • Dues persones que caminen.
    No és el mateix organitzar directament una excursió que actuar únicament com a intermediària entre les persones participants i una empresa que presta el servei. Font: Canva.

Les excursions formen part de l'activitat habitual de moltes entitats, però la seva organització també comporta obligacions econòmiques i fiscals.

Definir com es gestionaran els cobraments, les despeses i la documentació des del primer moment ajuda a evitar incidències i facilita una gestió més transparent. 

Organitzar una excursió és una bona manera de fomentar la participació, crear espais de convivència o donar a conèixer el patrimoni natural i cultural. Tot i això, més enllà de la logística, cal tenir presents alguns aspectes relacionats amb la gestió econòmica de l'activitat. 

Un dels primers passos és determinar quin paper assumeix l'entitat. No és el mateix organitzar directament una excursió que actuar únicament com a intermediària entre les persones participants i una empresa que presta el servei. Aquesta diferència condiciona la manera de gestionar els ingressos, les despeses i la documentació associada a l'activitat. 

Planificar aquests aspectes abans d'obrir les inscripcions facilita la gestió posterior, aporta seguretat a l'entitat i contribueix a prevenir possibles incidències.

Índex

L'entitat organitza l'excursió o només n'és la intermediària?

 Si és l'entitat qui prepara l'activitat, fixa el preu i cobra una quota de participació, aquests imports tenen la consideració d'una venda de serveis. En aquest cas, el tractament fiscal dependrà de les característiques de l'activitat. 

Quan es tracta d'una activitat recreativa, la quota està subjecta, amb caràcter general, a l’Impost sobre el Valor Adquirit  (IVA) corresponent. En canvi, si l'excursió té una finalitat cultural, es pot aplicar l'exempció prevista per a aquest tipus d'activitats sempre que es compleixin els requisits establerts i que l'activitat no estigui adreçada exclusivament a les persones sòcies i als seus familiars, i es compleixin també la resta de requisits del caràcter social de l’IVA.  

Per aquest motiu, abans de publicar la sortida és recomanable analitzar la naturalesa de l'activitat i definir el tractament fiscal aplicable. Aquesta reflexió prèvia permet establir correctament el preu de la participació i evitar dubtes quan les inscripcions ja estan obertes. 

Quan és millor actuar com a intermediària?

En algunes excursions, especialment quan es contracta una agència de viatges, pot resultar més pràctic que l'entitat actuï únicament com a intermediària. Això significa que recull els diners de les persones participants, però és l'agència qui presta el servei i qui emet les factures corresponents.  

Aquest sistema simplifica la gestió econòmica de l'entitat perquè els diners recaptats no es registren com a ingressos propis, sinó com a dipòsits que posteriorment es transfereixen a l'empresa responsable de l'activitat. D'aquesta manera també s'evita que l'entitat hagi d'assumir determinades obligacions relacionades amb la facturació del servei. 

Perquè aquest model funcioni correctament, és important acordar prèviament amb l'agència com es farà la facturació i informar les persones participants sobre qui presta el servei i qui és la responsable d'emetre la documentació corresponent. Aquesta informació evita confusions i contribueix a una gestió més clara i transparent.

Les despeses també s'han de planificar i justificar

Una excursió comporta habitualment despeses de transport, restauració, entrades, monitoratge o guiatge, entre d'altres. Independentment del tractament fiscal que tingui cada servei, és imprescindible que totes aquestes despeses quedin degudament justificades amb la factura corresponent. Aquesta documentació permet acreditar els costos de l'activitat i mantenir una comptabilitat endreçada.  

També és habitual que una persona voluntària assumeixi tasques d'acompanyament o coordinació. En aquests casos, el voluntariat no pot percebre una remuneració, però sí que se li poden rescabalar les despeses que hagi assumit en l'exercici de la seva tasca, sempre que estiguin correctament justificades. 

Disposar de totes les factures i justificants no només facilita la comptabilitat de l'entitat, sinó que també reforça la transparència en la gestió dels recursos i permet acreditar adequadament les despeses si és necessari. Una bona planificació econòmica abans, durant i després de l'excursió contribueix a evitar incidències i facilita que l'activitat es desenvolupi amb totes les garanties.

Per tal de resoldre dubtes sobre a aquesta qüestió o altres relatives a la gestió d'entitats no lucratives es pot accedir als serveis d’assessorament i d’acompanyament.

Etiquetes

Comparteix i difon