Com començar una comptabilitat oficial?

Segons la Llei 4/2008, de 24 d'abril, del Llibre tercer del Codi civil de Catalunya, relatiu a les persones jurídiques, les associacions i fundacions han de portar una comptabilitat ordenada, diligent, adequada a la seva activitat, que la reflecteixi fidelment i que les permeti fer el seguiment cronològic de les operacions i elaborar els comptes anuals.

Han de portar un llibre diari, un llibre d'inventaris i comptes anuals, excepte les associacions que no estiguin obligades a presentar la declaració de l'impost de societats, que poden portar, a canvi, un llibre de caixa en el qual detallin els ingressos i les despeses.

Per tant, una gran part de les entitats no lucratives estan obligades a portar una comptabilitat oficial, pel mètode de doble partida, simplement per obligació legal. 

Tot i així, encara que l'entitat no estigués obligada, portar la comptabilitat per aquest sistema comporta un millor control i reflecteix molt millor com va la seva economia del que ho pot fer un llibre de caixa. Al sistema de caixa, el criteri de registre dels moviments té a veure amb el moment en el qual es produeix l'entrada o sortida dels diners.

En canvi, en una comptabilitat oficial, el registre es fa aplicant el criteri de meritació (quan es produeix efectivament l'ingrés o la despesa, independentment de si s'ha cobrat o pagat, respectivament), que s'ajusta molt més a la realitat.

Tota comptabilitat ha de partir d'un punt inicial, que ha de coincidir amb el tancament de l'any anterior, però quan una comptabilitat oficial s'inicia a partir d'altres sistemes i criteris de registre, sovint és complex saber quins són els saldos que reflecteixen de forma correcta la realitat.

Si s'aconsegueix, es tindrà una bona base per començar el registre oficial.

L'assentament d'obertura s'haurà de construir a partir de la informació de què disposem, però també d'un petit procés de reflexió. L'entitat haurà de plantejar-se quina era la seva situació a la data inicial de l'exercici. En les entitats que funcionen amb any natural (en alguns casos caldrà consultar els estatuts per estar-ne segurs) aquesta data és l'1 de gener de l'any en què van començar la comptabilitat oficial. Caldrà que faci un inventari de tot allò que té, i de tot allò que deu.

En el sistema de comptabilitat de doble partida, les partides considerades com a actius de l'entitat es registren en el deure de cada assentament.

Per tant, l'entitat haurà de cercar i valorar quins són els seus actius a la data d'obertura. Correspon a aquesta definició tot allò que l'entitat té, i també tot allò que representi un dret, com ara tots els deutes que tingui pendents de cobrar. Les partides més habituals que representen actius són les següents:

• Elements que corresponguin a immobilitzats (mobiliaris, equips informàtics, vehicles, maquinària, locals...). El valor, serà el del cost de compra, i s'haurà de tenir en compte el temps que hagi passat des d'aquella compra i calcular i registrar també (en negatiu) la correcció de valor que representi l'amortització que pertoqui a cada element.
• Inversions financeres, com ara inversions a termini o accions.
• Existències que es tinguin inventariades, normalment només en el cas que l'entitat faci venda de productes.
• Deutes pendents de cobrar, procedents d'exercicis anteriors: part de subvencions o factures emeses pendents de cobrar, quotes de persones sòcies o usuàries, avançaments o bestretes que s'hagin fet a proveïdors/es per factures i serveis a rebre a l'exercici que s'inicia, diners que s'hagin deixat a alguna persona o entitat...
• Saldos de tresoreria que l'entitat tingui en bancs i entitats financeres, o en efectiu.
• Despeses que s'hagin avançat en exercicis anteriors, però que siguin per activitats que s'hagin de dur a terme a l'exercici que s'inicia.

Les partides considerades com a passius i les de patrimoni net de l'entitat es registren a l'haver de cada assentament.

L'entitat haurà de cercar i valorar quins són els seus passius i partides de patrimoni a la data d'obertura. Són passius tots els deutes que l'entitat tingui pendent de pagar, els avançaments que hagi rebut a compte de futures facturacions i els ingressos avançats. Les principals partides de patrimoni net són els resultats d'anys anteriors i les subvencions concedides en exercicis anteriors per la part que no hagi imputat encara a resultats. 

Les partides més habituals que s'han de registrar a l'haver són les següents:

• Capital pendent de retornar per préstecs obtinguts de terceres persones (bancs o qualsevol altra persona o entitat que hagi deixat diners a l'entitat), separant la part que s'hagi de retornar dins de l'any que s'inicia i la que s'hagi de retornar en anys successius.
• Deutes amb proveïdors/es i altres creditors/es, generats en anys anteriors i que no s'havien liquidat a la data d'inici de l'exercici (per compres, per Seguretat Social, IRPF, IVA o altres impostos, per beques o ajuts a abonar, nòmines de personal...)
• Imports cobrats per avançat de quotes o d'altres deutors/es, principalment, facturacions.
• Ingressos avançats: són els que, estant facturats  en exercicis anteriors, corresponguin imputar a ingressos de l'exercici que s'inicia.
• Resultat de l'exercici anterior (ingressos menys despeses), normalment el que hagi estat aprovat per l'assemblea de l'entitat, si aquesta ja s'ha celebrat.
• Subvencions de capital i/o pluriannuals, per la part de l'import atorgat que encara no s'hagi considerat ingrés d'exercicis anteriors.
• Fons dotacionals o capital que figuri en escriptures. Normalment, només es dona el cas en la forma jurídica de fundació. En les associacions no és habitual.

En una comptabilitat de doble partida, el total dels moviments del deure i de l'haver de cada assentament ha de quadrar; és a dir, ha de sumar el mateix import.

Un cop l'entitat hagi valorat i registrat a l'assentament d'obertura tots els saldos de què disposi a la data d'inici d'actiu, passiu i patrimoni net, molt probablement es trobarà amb que deure i haver no quadrin.

Això succeeix perquè s'ha deixat una partida important: el fons social o romanent que l'entitat hagi pogut generar des de la seva creació. 

Aquest fons o romanent es va generant a causa d'una de les principals característiques de les associacions, i que no és altra que la seva manca d'afany de lucre. Com que les entitats van generant petits excedents en la seva activitat i aquests no es poden repartir entre les persones sòcies, es van acumulant de mica en mica per dotar-les de solidesa econòmica i permetre-les anar creixent.

Si no es sap amb certesa quin és aquest romanent o fons social, aquest es calcularà per diferències: total del deure menys total de l'haver, i es colocarà al l'haver. 

Habitualment, tindrà signe positiu, però també pot donar-se que hi hagi pèrdues acumulades en exercicis anteriors, i s'hagi de registrar amb signe negatiu. 

A partir de l'assentament d'obertura ja quadrat, es podrà iniciar el registre de tots els moviments econòmics conforme es vagi produint. D'aquesta manera s'inicia així el cicle comptable que s'haurà de mantenir en endavant.

• Pla general de comptabilitat de les associacions i fundacions catalanes.
• Pla de comptabilitat de les entitats no lucratives d'àmbit estatal.