Les subvencions i la seva comptabilitat

La Llei 38/2003, General de Subvencions defineix la subvenció com tota aquella disposició de diners realitzada per organismes públics o dependents d'administracions públiques a favor de persones públiques o privades i que compleix amb els requisits següents:

• Que es realitzi sense contraprestació directa de les persones beneficiàries.
• Que estigui subjecta al compliment d'un determinat objectiu, per a un projecte o activitat, havent de complir l'entitat beneficiària les obligacions materials i formals que s'haguessin establert.
• Que el projecte, l'acció, conducta o situació finançada tingui per objecte el foment d'una activitat d'utilitat pública o interès social o de promoció d'una finalitat pública.

Les subvencions, en funció de la finalitat que tinguin, es poden classificar en les dues categories següents:

• Subvencions per a despesa corrent.
• Subvencions de capital.

Les subvencions per a despesa corrent estan destinades a finançar les activitats de les entitats, és a dir, s'han de gastar en compres de béns o serveis que es consumiran en el moment en què es realitzi o s'executi l'activitat finançada.

Les subvencions de capital estan destinades a finançar la compra de béns d'inversió que s'utilitzaran en les activitats, però el seu ús tindrà una continuitat en el temps, mentre es mantingui la vida útil que s'hagi estimat per a aquests. Dit d'una altra manera, serveixen per finançar les inversions d'immobilitzat que realitzi l'entitat.

Les subvencions s'han de registrar comptablement en el moment en què són concedides a l'entitat.

Normalment, aquesta ha de rebre una notificació o resolució de l'organisme públic que atorga la subvenció en la qual es reconeix l'obligació que té l'Administració concedent de pagar l'ajut, el termini d'execució de l'acció subvencionada, la forma i terminis de cobrament i el termini de justificació posterior.

El criteri de registre dels ingressos procedents d'una subvenció ha de respectar el principi comptable de correlació d'ingressos i despeses. Per tant, s'ha d'anar reconeixent l'ingrés comptable en el mateix període en què es vagi fent la despesa.

Si la subvenció és per gastar en despesa corrent i té un període d'execució que coincideixi amb l'exercici econòmic (any comptable), es reconeixerà l'ingrés íntegrament dins d'aquell exercici.

Si la subvenció és per gastar en despesa corrent però té un període d'execució que abasta més d'un exercici (perquè sigui plurianual o perquè s'inicïi en un any i es finalitzi dins de l'any següent), caldrà veure quina part de la despesa s'ha executat i reconèixer com a ingrés únicament aquell mateix import. 

Finalment, si la subvenció és de capital, caldrà imputar-la a ingressos de l'exercici en la mateixa proporció que l'amortització del bé o béns d'immobilitzat que està finançant. Per exemple, si s'ha utilitzat per a la compra d'uns ordinadors, que s'amortitzen habitualment a un 25% anual, la subvenció s'haurà de considerar ingrés de l'exercici també a raó d'un 25% anual.

Quan es rep la comunicació de la concessió d'una subvenció, l'entitat haurà de reconèixer a la seva comptabilitat aquest dret com un actiu, utilitzant un compte deutor del grup 4708 (Administracions públiques deutores per subvencions). A mesura que vagi cobrant la subvenció, ja sigui mitjançant bestretes, cobraments parcials o el cobrament total, s'haurà d'anar reduint el saldo d'aquest compte, fins a deixar-lo a zero quan la subvenció estigui totalment cobrada.

La contrapartida de l'assentament comptable del registre de la concessió serà diferent en funció del tipus de subvenció i de si aquesta ha de ser o no imputada totalment al resultat de l'any, segons els criteris esmentats a l'apartat anterior.

Si correspon a despesa corrent i s'ha de gastar dins de l'exercici en curs, s'haurà de registrar al compte comptable del grup 7 que s'utilitza per a les "Subvencions a les activitats". Serà el compte724, en el cas de ser una entitat que utilitzi el Pla General Comptable (PCG) català, i el compte 740 en el cas de ser una entitat d'àmbit estatal o registrada fora de Catalunya que utilitzi el PGC estatal.

Si es tracta d'una subvenció plurianual, la part que s'hagi d'imputar a resultat de l'exercici es registrarà en els mateixos comptes d'ingrés indicats al paràgraf anterior, i la part que serà ingrés del proper o següents exercicis es registrarà en un compte del grup 132 (Altres subvencions, donacions i llegats). 

En el cas de les subvencions de capital, inicialment es registrarà en un compte del grup 130 (Subvencions oficials de capital). Conforme es vagi reconeixent l'ingrés, es farà en els comptes 725 si l'entitat està utilitzant el PGC català, i el compte 745 en el cas d'utilitzar el PGC estatal. En ambdós casos, el nom del compte és "subvencions de capital transferides a l'excedent de l'exercici".