Principals diferències entre la factura tradicional i la factura electrònica
Comparteix
Les factures electròniques ofereixen més garanties i avantatges que les tradicionals.
La publicació de Llei 18/2022, de 28 de setembre, de creació i creixement d’empreses, també coneguda com Llei Crea i Creix, posa sobre la taula que sigui obligatori haver de treballar amb factures electròniques, si bé encara no hi ha data concreta. Per això és important que les entitats ho tinguin en compte i vagin avançant cap aquesta situació. Cal destacar que, en referència a la legalitat, una factura en paper i una electrònica tenen els mateixos efectes i la funció: que és la de justificar un lliurament de béns o una prestació de serveis.
La gran diferència és que les factures electròniques s’emeten i reben electrònicament i automàticament. Aquesta característica fa que quedi garantida l'autenticitat i integritat de l’arxiu. Altres avantatges són que evita costos d’impressió i tramesa postal, facilita l’accés al sistema d’arxiu de l’entitat, millora la gestió del registre i contribueix a la lluita contra el frau.
Quins formats hi ha?
Pel que fa a les factures existeixen dos formats:
- Estructurat (factura electrònica): és una factura electrònica que es genera amb un codi informàtic que permet l’emissió i recepció automàtica sempre que les dues parts facin servir programes informàtics adaptats. A més, permet a la part receptora pagar la factura automàticament.
- No estructurat (factura tradicional): és una imatge o fotografia digital que no permet la tramitació automatitzada. Pot ser digital o en paper.
Un exemple de factura estructurada és la que utilitza el llenguatge XML, que es fa servir al portal públic Factura-e per emetre factures electròniques a l’Administració pública. D’aquesta manera, l’administració receptora la registra automàticament sense cap acció manual i fa que sigui més ràpida la seva tramitació, incloent-hi el cobrament.
En canvi, el format no estructurat podria ser una factura en PDF, Word o Excel. En aquest cas, quan arriba el moment de la comptabilitat, s’han d’introduir les dades manualment o usar altres mecanismes de registre, com ara un sistema de Reconeixement Òptic de Caràcters (OCR).
Les factures no estructurades són les més utilitzades en l’actualitat. No obstant això, amb la Llei 18/2022, de 28 de setembre, de creació i creixement d’empreses en un futur no seran eliminades en totes les transaccions entre entitats i professionals autònomes, ja que serà obligatori operar amb els formats estructurats. Si bé encara no hi ha una data concreta, és oportú que les entitats sense ànim de lucre vagin treballant per adaptar-se a aquesta situació.
Bona nit!
— Xarxanet Actualitat (@xarxanetorg) May 5, 2024
Tot el que cal saber sobre les factures
És important que les entitats coneguin els diferents tipus de factures que hi ha i quins continguts han de tenirhttps://t.co/oJ4z99x3ag
Necessitat de consentiment i autenticitat
Segons l’article 12 de la Llei 18/2022 fins que no entri en vigor l'obligació de treballar només amb factures electròniques, les persones receptores hauran de consentir que volen rebre la factura en format electrònic. L’entitat haurà de garantir que les persones poden llegir, copiar, descarregar i imprimir les factures gratuïtament i fàcilment. Si la persona no vol o no pot rebre la factura electrònica, l’organització ha de garantir que li pugui arribar en paper.
En els processos administratius que ha de tenir una entitat, és crucial que es garanteixi que les factures són autèntiques. En aquest sentit, les factures electròniques aporten major seguretat, ja que es fan amb un programa informàtic automàticament i no poden ser manipulades, perquè incorporen de manera explícita una signatura digital que es pot fer amb certificat digital, Cl@ve o DNI-E.
Dubtes freqüents
La nova obligació d’operar mitjançant factures electròniques pot donar lloc a confusió en alguns aspectes. A continuació, es poden consultar els principals dubtes:
- Les factures no estructurades es podran continuar utilitzant, però només en els casos en els quals la persona destinatària sigui particular. També es podran usar amb d’operacions intracomunitàries (amb proveïdores o clientes d'altres països de la Unió Europea).
- Les factures digitals i electròniques no són el mateix: una factura electrònica és automatitzada i una digital podria ser en format PDF, Word o Excel que s’envia electrònicament.
- Tot i que la normativa que regula l'obligació ja és publicada, encara es desconeix en quina data exacta entrarà en vigor l’obligatorietat de les factures electròniques estructurades. El tret de sortida que marcarà la data definitiva es donarà amb la publicació del reglament que proposa la Llei 18/2022, la qual es refereix a la factura electrònica entre organitzacions i professionals, que s’espera en els pròxims mesos.
Per tal de resoldre dubtes amb referència a aquesta qüestió o altres relatives a la gestió econòmica de les entitats no lucratives, es pot accedir als serveis d’assessorament i d’acompanyament.
