Aprèn a gestionar les notificacions telemàtiques

Suport Associatiu - Econòmic
Autor/a: 
Dolors Martínez Mendoza
Notificacions electròniques Font: Pixabay
La Seguretat Social i les agències tributàries catalana i estatal ja fan les notificacions de manera gairebé exclusiva per via telemàtica. Font: Pixabay.
Notificacions electròniques Font: Pixabay
El primer que una entitat necessita per rebre notificacions electròniques és un certificat de representant de persona jurídica. Font: Pixabay.

Aprèn a gestionar les notificacions telemàtiques

Suport Associatiu - Econòmic
Resum: 

Des del 2 d'octubre de 2016 totes les entitats no lucratives estan obligades a relacionar-se de forma telemàtica amb les administracions públiques.

De forma gradual, les administracions públiques han anat implementant els mitjans tecnològics per reduir cada cop més les comunicacions físiques. A hores d'ara, la majoria d'organismes públics, entre ells les agències tributàries catalana i estatal i també la Seguretat Social, ja estan fent les notificacions de forma gairebé exclusiva per via telemàtica. Aquest fet representa un canvi molt important en la forma de funcionar de moltes entitats, que hauran d'estar molt pendents per adaptar-se al nou paradigma.

Què es necessita per poder accedir a les notificacions?

El primer que una entitat necessita per poder accedir a notificacions electròniques és un certificat de representant de persona jurídica, instal·lat a l'ordinador des d'on es vagi a fer el tràmit.

El més habitual i més econòmic és l'emés per l'organisme certificador de l'Estat espanyol, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

Cal tenir en compte, però, que no seran vàlids els certificats emesos a persones físiques, com ara el que emet l'idCat, perquè la representació ha d'anar vinculada de forma específica a l'entitat.

Per tant, per poder rebre qualsevol tipus de document procedent d'una administració pública és imprescindible disposar del certificat digital en la modalitat de representant de persona jurídica en vigor, i això serà el primer que s'haurà d'obtenir, si l'entitat no en diposa ja d'un.

Gestionar notificacions de l'Agència tributària estatal (AEAT)

L'Agència Tributària espanyola (AEAT) fa temps que està incloent d'ofici totes les entitats no lucratives en el seu Cens de notificacions electròniques obligatòries. Per saber si l'entitat ja ho està, existeix un enllaç per poder comprovar-ho, simplement introduent-hi el número de NIF. Per poder fer la comprovació, caldrà disposar d'un certificat digital instal·lat a l'ordinador, però no cal que sigui el propi de l'entitat.

Totes les entitats que estiguin incloses a aquest cens, ja no rebran cap notificació física per part de l'AEAT.

Quan l'entitat tingui disponible una notificació, ja sigui amb motiu d'un requeriment, d'una comunicació, de la resposta a una sol·licitud d'un certificat tributari, de l'obtenció d'una còpia de la targeta del NIF, o per qualsevol altre causa, haurà d'accedir a la bústia de notificacions que hi ha a la Seu electrònica de l'AEAT. Des d'allà, podrà consultar i accedir a totes les notificacions que se li hagin practicat des de l'inici de la seva alta a Hisenda incloses les que, en el seu moment, va rebre físicament.

Quan s'entra en una de les notificacions i es descarrega, és quan començaran a comptar els terminis per contestar-la, en cas que sigui una notificació que requereixi resposta per part de l'entitat. Cal estar molt atent/a a quan es té una notificació, perquè si l'entitat no entra a descarregar-la en el termini de 10 dies des de la seva publicació a la bústia de notificacions, a partir d'aquest termini es considerarà expirada i, igualment, començaran a comptar els terminis de resposta.

Per tal d'evitar que se li passi una notificació, l'entitat pot comunicar un correu electrònic a on, cada cop que hi hagi una nova entrada a la bústia, arribarà un correu electrònic amb el text: "L'Agència Tributària ha emès una notificació dirigida al NIF XXX" (per motius de seguretat, només es mostren alguns dígits del NIF).

Aquest missatge té un efecte similar al de la notificació que antigament es rebia per correu postal, només és un avís. Caldrà entrar a la notificació penjada a la bústia electrònica, i descarregar-la per veure de què es tracta, i perquè comencin a comptar possibles terminis.

Finalment, en cas que l'entitat no vulgui rebre notificacions en uns dies determinats, per exemple, quan està tancada per vacances, pot sol·licitar fins a 30 dies per any de cortesia, que inclouen dissabtes, diumenges i festius, en els quals l'AEAT no posarà cap notificació a la bústia.

Gestionar notificacions de l'Agència Tributària de Catalunya (ATC)

L'Agència Tributària de Catalunya (ATC) ha trigat una mica més en implantar la obligatorietat de les notificacions per mitjans electròniques, però a partir del passat 2 d'octubre de 2018 ja ha iniciat un procés progressiu d'implantació d'aquesta pràctica que, en breu, afectarà totes les persones jurídiques, incloses associacions i fundacions.

Per tal de facilitar les notificacions i l'accés, ha creat un formulari de contacte a través del qual es pot facilitar una adreça de correu electrònic i un número de telèfon mòbil als quals se'ls enviarà un avís de notificació electrònica amb un enllaç per accedir-hi.

Sense aquest enllaç, també es pot accedir a la notificació des de l'apartat "Notificacions electròniques" de la pàgina web oficial de la Generalitat. Des d'aquest apartat, i un cop identificat mitjançant el certificat digital, es podrà descarregar la notificació i també un justificant electrònic de validesa, que és un document electrònic que li servirà a l'entitat per acreditar en quin moment exacte ha rebut efectivament la notificació, si en el futur ho necessita demostrar.

Al igual que en el cas de les notificacions de l'AEAT, la notificació s'entén com a realitzada en el moment en què s'accedeix al seu contingut i rebujada en el cas de que hagin passat més de 10 dies naturals des de que aquesta hagi estat posada a disposició de l'entitat a la bústia de notificacions i sense que s'hagi accedit al seu contingut. Aquest termini s'escurça fins a 5 dies naturals en cas de notificacions en matèria de contractació pública. Les notificacions rebutjades s'entenen com a practicades a tots els afectes legals, i l'administració continua el procediment corresponent.

A l'apartat de notificacions es podran consultar totes les rebudes en els darrers dos anys. Passat aquest termini, les notificacions no es podran consultar per aquest mitjà.

Gestionar notificacions de la Seguretat Social

Les entitats que tinguin personal contractat laboralment poden consultar, signar i gestionar les seves notificacions en matèria de Seguretat Social des de la Seu Electrònica d'aquest organisme (SEDESS). També ho podran fer les respectives gestories que tinguin autoritzades al sistema RED o una persona apoderada anomenada per l'entitat.

Les notificacions estaran disponibles durant un termini de 10 dies naturals des de la data de posada a disposició a la Seu electrònica. Passat aquest termini, al igual que succeeix amb la resta d'administracions, es considerarà rebutjada, donant per complert el tràmit de notificació i continuant amb el procediment. A més, a partir d'aquell moment les notificacions ja no es podran signar i seran traslladades durant dos anys a un apartat d'històric de notificacions, que permetrà únicament la seva consulta a títol informatiu, sense cap altre efecte jurídic.

El servei de consulta posa a disposició de les entitats diverses possibilitats de cerca de notificacions, i un manual d'usuari força complet, que permetrà resoldre les errades i incidències informàtiques més habituals.

Una altra opció: la Direcció Electrònica Habilitada (DEH)

Si l'entitat vol tenir de forma centralitzada la gestió de les seves notificacions electròniques, disposa d'un altre mitjà: la Direcció Electrònica Habilitada (DEH).

Aquest sistema, proporcionat pel Govern d'Espanya, permet que qualsevol persona física o jurídica disposi d'una adreça electrònica per rebre les notificacions administratives que per via telemàtica pugui practicar les diferents AAPP adscrites al sistema i a les quals l'entitat voluntàriament decideixi subscriure's. El servei és gratuït.

El procés per poder obtenir una DEH consta de tres passos:

  1. Donar-se d'alta omplint el formulari de registre.
  2. Subscriure's a procediments, que vol dir escollir de quines administracions i de quins tipus de comunicacions es volen rebre notificacions per aquest mitjà.
  3. Entrar a la bústia de notificacions.

El fet de rebre les comunicacions per aquest mitjà no exclou que aquestes estiguin disponibles també a les respectives bústies de cadascun dels organismes (AEAT, Seguretat Social...)

En el moment de registrar l'alta a la DEH es poden comunicar una o més adreces de correu electrònic per rebre avís quan hi hagi alguna notificació, simplement separant-les pel caracter ";".

Cada cop que hi hagi una notificació nova, el sistema enviarà un avís a cadascuna de les adreces. Si no s'accedeix a la notificacio, passats pocs dies el sistema farà un nou recordatori, informant de la data en que la comunicació es considerarà rebutjada de forma automàtica, amb les conseqüències indicades en els respectius apartats anteriors d'aquests recurs. A més el sistema passarà el seu estat a "caducada", i ja no serà possible accedir al seu contingut des d'aquesta bústia, només des de la pròpia de l'organisme emisor de la notificació.

Si la notificació ha estat llegida dins dels 10 dies des de la seva posada a disposició, es podrà llegir i consultar en la seva totalitat a la bústia de la DEH durant un termini de 90 dies naturals.

L'accés al procediment pot tenir alguna dificultat tècnica, sovint derivada de la instal·lació del certificat digital, o de la interacció d'alguns software antivirus. Amb l'objecte de minimitzar aquestes incidències, el portal de gestió de la DEH posa a l'abast dels usuaris un recull de problemes habituals, i indicacions per resoldre'ls.