En els darrers temps, la conjuntura econòmica pot haver causat un cert retard en el cobrament d'alguns dels ingressos que les associacions o les fundacions tenen pendents de cobrar. Això pot ser causa de situacions de tensió de la tresoreria de l'entitat, ja que en determinats moments pot quedar-se sense tenir prou liquiditat com per poder fer front a les seves obligacions de pagament.
Per evitar que això pugui arribar a ser un problema important, seria molt convenient que l'entitat tingui una bona planificació de la seva tresoreria. En aquest recurs us donarem algunes pautes per aconseguir tenir-ne una.
Cal tenir un programa o eina informàtica específica per fer una planificació de tresoreria?
Tot i que en el mercat existeixen diversos programes informàtics específics que poden ajudar les entitats en la tasca d'elaborar el seu pla o previsió de tresoreria, és bastant probable que el mateix software que es faci servir per la comptabilitat tingui alguna opció per poder controlar les previsions dels moviments de tresoreria de l'entitat.
Però fins i tot en cas que no sigui així, o que l'entitat no pugui o no vulgui portar el control per aquest mitjà, amb un simple full de càlcul tipus Excel també es pot fer perfectament, sense que calgui complicar-se gaire més.
Quines informacions ha de contenir?
El punt de partida del pla haurà de ser el saldo de tresoreria que tingui l'entitat, ja sia en un o diversos comptes bancaris, o bé en la caixa efectiva.
A partir d'aquest, caldrà afegir els cobraments previstos. D'aquests, caldrà tenir en compte totes les factures emeses habitualment per l'entitat, quotes que hagi de girar per un import i en una data fixada, que sabrem amb prou certesa els imports i quan es cobraran, i també caldrà tenir en compte els cobraments amb data estimada (per exemple, les subvencions, en especial les ja concedides, però també aquelles que l'entitat rep amb una certa habitualitat). Aquesta estimació la podem fer en base al pressupost anual d'ingressos, i si no ho tenim, analitzar la informació històrica de la comptabilitat de l'entitat. El més habitual és separar aquests ingressos per tipus (és a dir, fer diferents línies per cadascun dels conceptes: facturació, quotes, subvencions, patrocinis, donatius....)
El següent pas serà afegir amb signe negatiu els pagaments previstos. De nou, caldrà tenir en compte les informacions procedents de la comptabilitat de l'entitat (factures ja registrades i no pagades, impostos pendents de liquidar, etc.) i els pagaments previstos periòdics de l'entitat: subministraments, lloguers, import net de les nòmines, préstecs, impostos, seguretat social, assegurances, etc.). Si en el pressupost l'entitat té previst fer alguna inversió o despesa no habitual (per exemple, pensa comprar un ordinador, o bé té previst organitzar un congrés) caldrà tenir-les en compte també i afegir-les als pagaments. Al igual que en els ingressos, caldrà que l'entitat estudiï una mica el seu històric de pagaments per tal de preveure al màxim possible les sortides habituals, i que estructuri per categories i venciment els pagaments previstos.
Un cop fetes aquestes operacions de suma i resta, l'entitat ja tindrà una estimació del saldo disponible en cadascun dels períodes planificats, i podrà saber si en algun moment pot trobar-se amb possibles descoberts de saldo, o "números vermells".
Si es dona aquest cas, tindrà la informació necessària per poder re negociar deutes amb proveïdors, demanar un crèdit o un préstec, avançar cobraments (en la mesura del possible, etc.), i d'aquesta manera podrà gestionar de la millor forma les situacions "difícils" i aprofitar en forma d'inversió temporal les possibles puntes de tresoreria.
Un tema a tenir en compte: és important indicar d'alguna manera en cadascun dels cobraments i pagaments de la previsió quan es tracta de entrades i sortides "certes" i quan són estimades o previstes, per evitar situacions d'excés de confiança que puguin donar lloc a decisions incorrectes. De la mateixa manera, no s'ha de tenir recels en fer estimacions, ja que si no es facin, no es podria preveure quina pot ser la situació de liquiditat futura de l'entitat.
Quin és l'horitzó temporal que caldrà que tingui la previsió?
L'horitzó amb el que caldrà preparar el pla o pressupost de tresoreria dependrà de les circumstàncies i mida de l'entitat.
El més habitual és fer una estimació a curt termini, és a dir, amb una previsió d'entre dos i tres mesos, però també resulta de gran ajut tenir a més una estimació anual.
D'aquesta manera, l'entitat podrà treballar bé en el dia a dia sense haver de fer anar una gran quantitat de dades, i alhora tindrà una visió general que li permeti veure si podrà finançar amb comoditat les seves activitats, o si haurà de cercar alternatives.
I un cop l'hem feta, com podem donar-li la màxima utilitat?
Un cop l'entitat tingui ja feta la seva previsió, i perquè sigui realment una eina útil, caldrà que periòdicament es vagi actualitzant amb les informacions de que es vagi disposant: la concessió d'una subvenció, la necessitat d'utilitzar una pòlissa de crédit que generarà uns interessos, etc.: qualsevol circumstància que faci variar les previsions d'entrades i sortides de diners, caldrà que es reflecteixi en el document, perquè pot afectar en gran manera la presa de decisions.
