La rendició de comptes en les entitats no lucratives

Suport Associatiu - Econòmic
Autor/a: 
Dolors Martínez Mendoza
Comptabilitat i calculadora Font: Pixabay
Comptabilitat i calculadora Font: Pixabay
Llibres de comptes Font: Pixabay
Llibres de comptes Font: Pixabay

La rendició de comptes en les entitats no lucratives

Suport Associatiu - Econòmic
Resum: 

Malgrat que les entitats no lucratives estan obligades a presentar els comptes als seus socis i sòcies, no sempre ho han de fer davant de les administracions públiques. Veiem quines són les obligades, i en quins terminis i condicions ho han de fer.

Quines entitats estan obligades a rendir comptes?

A l'hora de saber si una entitat està o no obligada a rendir comptes, cal saber dues coses:

  • Quina és la seva forma jurídica.
  • Quin és el seu àmbit d'actuació o, dit d'una altra manera, quin és el seu lloc d'inscripció.

Les entitats no lucratives tenen, majoritàriament, les formes jurídiques de fundació o d'associació.

Les fundacions i associacions que tenen el seu àmbit d'actuació a Catalunya, i que estan inscrites en els seus respectius registres d'aquesta comunitat autònoma, estan regulades per la Llei 4/2008, de 24 d'abril, del llibre tercer del Codi civil de Catalunya, relatiu a les persones jurídiques. Aquesta norma estableix que les fundacions estan sempre obligades a rendir comptes, i les associacions només en el cas que tinguin la condició de Declarada d'utilitat pública (DUP).

Igualment, les associacions que no tinguin aquesta condició, en cas que rebin de forma periòdica finançament públic, estan també obligades a elaborar comptes, malgrat que no estiguin obligades a presentar-los al Registre.

Les fundacions i associacions estatals estan regulades per la Llei Orgànica 1/2002, de 22 de març, reguladora del dret d'associació, i la Llei 50/2002, de 26 de desembre, de Fundacions, respectivament. Les associacions estatals estan obligades a rendir comptes només en el cas de tenir la condició de DUP i les fundacions estatals ho estan en tots els casos.

Documents que composen els comptes anuals

Els comptes anuals són un conjunt de documents formats per:

  • Balanç de situació.
  • Compte de resultats (també anomenat de pèrdues i guanys o d'explotació).
  • Estat de canvis en el patrimoni net (en ocasions, aquest estat s'integra dins del compte de resultats o de la memòria econòmica).
  • Estats de fluxos d'efectiu (només per a les entitats més grans, que hagin de presentar CCAA amb el model anomenat normal).
  • Memòria econòmica.
  • Memòria d'activitats (únicament per a les associacions amb DUP).

El contingut i format d'aquests documents ve determinat pel Pla de comptabilitat que sigui d'aplicació a l'entitat, tenint en compte la seva dimensió en funció del volum del seus actius, del volum d'ingressos i del nombre mitjà de persones contractades.

Segons quin sigui l'àmbit d'actuació de l'entitat, els possibles PGC són:

  • El Decret 259/2008, per a les entitats d'àmbit català.
  • El Decret 1491/2011, per a les entitats estatals i de Comunitats autònomes que no tinguin legislació pròpia.

Rendició de comptes en les associacions DUP d'àmbit estatal

Les associacions DUP d'àmbit estatal rendeixen comptes al Registro de Asociaciones del Ministerio del Interior.

El termini màxim per fer-ho és dins dels 6 mesos posteriors al tancament del seu exercici econòmic. En entitats que tinguin establert el seu exercici econòmic coincidint amb l'any natural (de l'1 de gener al 31 de desembre), aquest termini màxim finalitza el 30 de juny de l'any immediatament posterior a l'exercici objecte d'aquella rendició de comptes. Per exemple, els comptes de 2018 s'han de presentar com a màxim el 30 de juny de 2019.

És molt important acomplir amb aquest termini perquè la manca de presentació podria suposar la revocació automàtica de la condició de Associació declarada d'utilitat pública i, llevat que la causa de la no presentació en termini estigui molt i molt justificada, no serà possible presentar cap al·legació per evitar la pèrdua de la DUP.

La presentació es duu a terme per mitjans telemàtics, a la seu electrònica del Ministerio. Caldrà disposar d'un certificat o signatura digital per poder accedir-hi.

Al formulari, s'han d'omplir les dades identificatives de l'entitat, i annexar els documents en un màxim de 5 fitxers, amb una mida màxima de 2 MB per fitxer. El nom del fitxer no pot excedir de 65 caràcters, sense accents ni la lletra "ñ". Si cal, es poden comprimir diversos fitxers en un amb format .zip o format .rar.

Els documents que s'han d'incloure són:

  • Instància de rendició de comptes.
  • Certificat de l'acord de l'Assemblea general de socis que contingui l'aprovació dels CCAA.
  • Comptes anuals (Balanç de situació, Compte de resultats, memòria econòmica i, si s'escau, Estat de fluxos d'efectiu).
  • Memòria d'activitats, amb el format establert a l'Ordre INT/1089/2014.

El tràmit no té cap taxa associada.

Rendició de comptes en les associacions DUP d'àmbit català

Les associacions DUP d'àmbit català rendeixen comptes davant la Direcció General de Dret i d'Entitats Jurídiques del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya.

El termini màxim de presentació dels comptes, al igual que en les Associacions DUP estatals, és de 6 mesos a partir de la data de finalització de l'exercici objecte de rendició.

En aquest cas, el tràmit es realitza de forma presencial, i comporta una taxa associada de 109,20 €, que s'haurà d'abonar prèviament a la presentació.

Els punts de tramitació són:

Caldrà aportar dos exemplars de tots els documents, perquè al Registre posi el segell a una de les còpies, i la retorni a l'entitat.

Els documents que s'han d'incloure són:

  • Document de sol·licitud presencial, que servirà també per generar el document de pagament de la taxa.
  • Certificat de l'acord de l'Assemblea general de socis que contingui l'aprovació dels CCAA.
  • Comptes anuals (Balanç de situació, Compte de resultats, estat de canvis en el patrimoni net, memòria econòmica i, si s'escau, Estat de fluxos d'efectiu).
  • Memòria d'activitats, preferentment amb el format establert a l'Ordre INT/1089/2014 (en aquest punt, l'administració autonòmica no és tan inflexible com en el cas de les associacions DUP estatals, sempre i quan el contingut de la memòria sigui prou explicatiu de l'activitat realitzada, i s'incloguin els indicadors necessaris per saber quin ha estat l'impacte efectiu d'aquesta).

Per emplenar correctament el formulari s'ha de disposar del programari Adobe Reader (versió 9.1 o superior).

Rendició de comptes en les fundacions d'àmbit estatal

Les fundacions d'àmbit estatal rendeixen comptes al Protectorado de Fundaciones del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, que va assumir des de finals de 2016 la tasca de fer de Protectorado único de fundaciones de competencia estatal.

El termini d'aprovació dels comptes és de 6 mesos a partir de la data de tancament de l'exercici, i el de presentació d'aquests és de 10 dies hàbils a partir de la reunió d'aprovació d'aquests.

La informació a aportar en aquest tràmit s'ha de complimentar mitjançant un formulari interactiu. Per començar a aportar informació, caldrà prèviament demanar al Protectorado les claus d'accés, mitjançant un correu electrònic adjuntant una carta del/la secretari/ària o el/la president/a amb la corresponent sol·licitud.

Un cop s'entra al formulari, cal anar informant de totes les dades del balanç de situació i del compte de resultats, i de cada punt que s'ha d'incloure a la memòria econòmica, seguint les instruccions que proporciona el propi Ministerio.

A més de les dades del formulari, s'han d'adjuntar els documents següents:

  • Certificació de l'acord d'aprovació dels comptes adoptat pel Patronat, signat pel/la secretari/ària amb el vistiplau del/la president/a.
  • Full amb les signatures de tots els patrons i patrones assistents a la reunió d'aprovació dels comptes, legitimada notarialment.
  • Informe d'auditoria en cas que l'entitat estigui obligada a fer-ne.
  • Informe del grau de compliment dels codis de conducta en inversions temporals, en cas que l'entitat tingui operacions d'aquest tipus.

Els comptes han de ser signats en tots els fulls per la persona secretària del Patronat, amb el vistiplau del president o presidenta.

El tràmit no té cap taxa associada.

A més de la rendició de comptes, les fundacions estatals hauran de presentar al Protectorado, dins dels tres darrers mesos de cada exercici, un pla d'actuació en el que haurà de reflectir els objectiu i les activitats que tingui previst desenvolupar durant l'exercici següent. El pla d'actuació també s'haurà d'informar mitjançant formulari interactiu.

Rendició de comptes en les fundacions d'àmbit català

Les fundacions d'àmbit català presenten comptes davant el Protectorat de Fundacions de la Generalitat de Catalunya.

El termini d'aprovació dels comptes és de 6 mesos a partir de la data de tancament de l'exercici, i el de presentació d'aquests és de 30 dies a partir de la reunió d'aprovació dels mateixos.

Per a la presentació dels comptes, que es fa de forma telemàtica, cal omplir el formulari que proporciona el propi Protectorat. En aquest formulari s'entren manualment les dades del balanç de situació, compte de resultats i estat de canvis en el patrimoni net, així com algunes dades genèriques i estadístiques de la fundació.

Un cop entrades les dades, cal adjuntar al propi formulari:

  • La memòria econòmica.
  • El certificat de la reunió del patronat a on es van aprovar els comptes
  • L'informe d'auditoria, si n'hi ha.
  • L'informe de grau de compliment del codi de conducta de les inversions, si n'hi ha.
  • De forma optativa, altra informació que pugui complementar la informació aportada (per exemple, la memòria d'activitats, si aquestes no es descriuen detalladament dins de la memòria econòmica).

La mida màxima del fitxer de sol·licitud incloent-hi els adjunts és de 5MB, però cal anar amb compte amb altres limitacions de mida dels fitxers. Per exemple, el certificat d'aprovació dels comptes no pot superar els 0,5MB.

Un cop finalitzat aquest procés, es valida el formulari, es signa electrònicament i es desa a l'ordinador. Una petita dificultat per completar aquest pas és que la signatura digital ha de tenir el nivell de seguretat mínim exigit. Aquest requisit no ho acompleix la signatura més habitual, la de representant de persona jurídica que emet la Fàbrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Per tant, serà necessari que algun dels patrons o patrones de la fundació disposi d'una de admeses. En cas que no es tingui, també es podrien signar mitjançant un professional autoritzat que estigui col·legiat en algun dels Col·legis que tenen conveni amb el Departament de Justícia, a aquests efectes.

El següent pas seria procedir a la presentació del fitxer. Cal cercar-ho allà a on s'hagi desat, es selecciona, i s'envia.

El sistema ha de retornar una confirmació de la tramitació efectuada, l'acusament de rebuda, que s'ha d'imprimir o desar. Aquest document conté el registre d'entrada, l'identificador del tràmit que permet fer el seguiment de canvis d'estat de la tramitació, i la carta de pagament necessària per abonar les taxes, que són de 109,20 euros.

Les taxes s'han d'abonar en el termini màxim de 10 dies des de la presentació del formulari. En cas de no fer-ho, lapresentació dels comptes no serà vàlida i el tràmit seria desestimat.