La rendició dels comptes en les Fundacions d'àmbit català

El primer que cal fer és omplir el document de sol·licitud que es pot obtenir en aquest enllaç.

Caldrà que premem al botó a on s'indica "activar sol·licitud" i que en el moment d'anar a omplir el model, es faci en un ordinador connectat a Internet. El formulari comprovarà automàticament que s'està utilitzant la darrera versió del mateix, i activarà els camps que s'han d'emplenar.

En el formulari caldrà consignar les dades personals i el càrrec del representant de l'entitat que va a fer el tràmit, les dades de contacte i registrals de l'entitat (nom, adreça a efectes de notificacions, adreça de l'entitat, nom i NIF, número de registre, etc.) i el tipus d'entitat (en un principi, és el mateix formulari per tràmits d'associacions, fundacions, col·legis professionals, etc.). En aquest cas, es marcarà "Fundació".

Després, apareixerà una pantalla a on es demanarà quin tipus de tramit es vol fer. Serà el moment de marcar la opció "revisió de comptes anuals" o "revisió de comptes anuals en línia (correu-e)" en funció de si la presentació es farà de forma presencial o telemàtica.

Quan es marqui alguna d'aquestes dues opcions, caldrà indicar l'any objecte de la rendició dels comptes (al qual es refereixen les dades econòmiques) i la localitat.

Perquè es generi el document de pagament, caldrà anar a la primera pàgina del document, i prèmer el botó blau a on s'indica "imprimir sol·licitud". El programa es connectarà amb la Generalitat i generarà un document de pagament amb un número a la part superior dreta del full. Aquest document, un cop imprés, serà amb el que la Fundació haurà d'anar a qualsevol oficina de "La Caixa" o un terminal "Servicaixa" per tal d'abonar les taxes.

També és possible fer tot aquest tràmit on-line, des d'aquest enllaç, però caldrà que hi hagi el corresponent certificat digital de l'entitat instal·lat en l'ordinador per poder fer-ho en aquesta modalitat. 

El següent pas serà omplir els formularis dels balanços. Perquè funcioni el formulari, serà imprescindible disposar d'una versió 8.2 o superior del programa Acrobat Reader, que es pot obtenir gratuïtament.

A continuació, caldrà comprovar la versió del formulari, prement el botó "comprovar versió" i indicar-hi quina modalitat de balanços es vol presentar (simplificat, abreujat o normal), en funció del volum d'ingressos, la xifra total d'actiu i el nombre mitjà de treballadors contractats.

Un cop activat el model adient de formulari, caldrà omplir les dades de la Fundació (nom i número de registre) i indicar l'any objecte de rendició dels comptes. En concret, s'ha d'informar de les dades del balanç de situació, compte d'explotació, estat de canvis en el patrimoni net, i en el cas del model normal, l'estat de fluxos d'efectiu.

En tots aquests models, caldrà indicar dades de l'exercici del qual s'està tramitant la presentació dels comptes, i de l'exercici immediatament anterior, així com els punts de la memòria econòmica a que es refereix cadascuna de les xifres que apareixen en els balanços, a la columna "notes a la memòria".

També caldrà indicar una sèrie de dades estadístiques a la darrera plana del formulari (nombre de treballadors contractats, de voluntaris, de persones a les quals ha arribat l'activitat de la fundació, centres gestionats, subvencions rebudes de la Generalitat i d'altres organismes públics, de donatius rebuts, inversions realitzades, etc.). Aquestes dades són obligatòries, si la Fundació no en té, cal que indiqui un zero.

Finalment, caldrà annexar la memòria econòmica i l'informe d'auditoria i l'informe sobre el grau de compliment del codi de conducta de les ESAL per a la realització d'inversions financeres temporals, si s'escau, i de forma voluntària, la memòria d'activitats de la Fundació corresponent a l'any en qüestió. Aquests documents es poden incorporar al formulari prement el botó "annexar" que apareix a la primera pàgina del document.

A continuació, caldrà validar el formulari, prement també el botó que hi ha amb aquest nom a la primera pàgina del document, perquè l'aplicatiu comprovi que no hi ha cap informació incoherent, i un cop validat, ja estarà preparat per signar-lo digitalment. Cal fer esment a que, un cop validat, el document no podrà ser modificat, per la qual cosa és convenient guardar una primera versió de l'arxiu abans de validar, per si calgués fer cap rectificació.

Segons s'estableix al llibre tercer del codi Civil de Catalunya, relatiu a les persones jurídiques, els comptes anuals de les Fundacions s'han de presentar garantits amb les corresponents signatures electròniques reconegudes. 

Quan ja estigui el formulari validat i signat, només resta fer la presentació dels comptes.

Per fer-ho, caldrà prèmer el botó "Enviar" que apareix al primer full del document.

El formulari es connectarà amb el servidor del Protectorat de Fundacions de la Generalitat i s'efectuarà la presentació telemàtica. Un cop efectuat aquest tràmit, ja no es podrà modificar cap dada. 

El programa generarà una referència de presentació, i un primer full a on apareixerà aquesta referència i la data i hora efectiva de la presentació. És convenient guardar aquest fitxer retornat, i a més imprimir aquest primer full, com a justificant de que s'ha efectuat la presentació, concluent el tràmit de presentació dels comptes.