Hi ha dos grans agents que gestionen les diferents accions que conformen el programa Erasmus+. Un d’ells és l’Agència Executiva d’Educació i Cultura (EACEA) de la Comissió Europea, que executa una sèrie d’accions de les descrites a l’apartat ‘Accions socials del programa’. Els documents pertinents a les convocatòries gestionades per l’Agència Executiva, com per exemple els formularis de sol·licitud, es poden trobar al Portal de finançament i licitacions.

El segon agent primordial d’Erasmus+ són les agències nacionals, que gestionen la gran majoria de les accions que conformen el programa. Erasmus+ es duu a terme sobretot mitjançant un sistema de gestió indirecta en què la Comissió Europea traspassa les tasques d’execució pressupostària a les agències nacionals, per tal d’acostar el més possible el programa a la ciutadania, i garantir que s’adapta el millor possible als diferents sistemes educatius i de joventut nacionals. Les dades de contacte de cada agència nacional es poden trobar aquí.

Per a presentar un projecte al programa Erasmus+, les entitats han de seguir els següents passos:

• 1. Registre

Totes les persones sol·licitants, siguin físiques o jurídiques, han de registrar-se abans de res al portal d’Erasmus+, i crear un compte EU Login. A banda d’això, el procediment canvia segons si es tracta d’accions gestionades per l’Agència Executiva o per agències nacionals. En el primer cas, caldrà que l’entitat accedeixi al portal de licitacions i finançament i s’hi registri. En el segon cas, haurà de registrar-se al registre d’organitzacions d’Erasmus+.

En el marc del registre, també s’hauran d’adjuntar dos documents referents a la justificació de la forma jurídica: el formulari d’entitat legal, que pot extreure d’aquí, i el formulari d’identificació financera, que es pot descarregar d’aquí.

• 2. Compliment dels requisits

En el moment de desenvolupar el projecte, i abans de sol·licitar el finançament, cal que l’entitat s’asseguri que es compleixen diferents requisits. Aquests es resumeixen en grups de criteris. Primer, els criteris d’admissió, que fan referència a qüestions com el compliment de terminis de presentació, a l’accessibilitat de les sol·licituds i a la quantitat d’informació oferta i la seva estructura. Aquí també s’inclouen els criteris d’admissió específics per a cada acció, que es detallen a la Guia.

En segon lloc, hi ha els criteris d’exclusió, que tenen a veure amb la solvència de l’entitat, i contemplen situacions en què aquesta ha incomplert, segons sentència ferma o decisió administrativa definitiva, obligacions referents al pagament d’impostos o obligacions ètiques i deontològiques de la professió a la qual pertany, entre d’altres. També s’inclou aquí la demostració, per part de l’entitat, de deficiències significatives en el compliment de contractes passats.

El tercer grup de criteris són els criteris de selecció, que fan referència a la capacitats financeres, és a dir que compta amb un finançament estable i suficient per a realitzar el projecte, i operatives, això és, que el seu equip compta amb els coneixements, les qualificacions i els recursos necessaris per a dur a terme el projecte.

L’últim paraigua de criteris són els criteris de concessió, que són específiques per a cada acció (es descriuen a la Guia) i permeten a l’Agència Executiva o nacional avaluar la qualitat de les propostes de projecte presentades.

• 3. Condicions financeres

A banda dels requisits esmentats al subapartat anterior, hi ha certes condicions de tipus financer que els projectes han de complir per a ser finançats pel programa Erasmus+, i que és important que l’entitat tingui en compte a l’hora de fer la presentació del projecte. Primer, aquest projecte no pot haver acabat, i, en cas d’haver començat ja en el moment de la sol·licitud, s’haurà de demostrar que calia encetar-lo abans de la firma del conveni.

D’altra banda, la sol·licitud ha de ser redactada per l’entitat sol·licitant, i el seu contingut ha de ser totalment original. A més, la concessió no és acumulativa, la qual cosa significa que en cap cas un projecte serà subvencionat dues vegades pel pressupost de la Unió Europea. A banda, el programa Erasmus+, com la majoria de les subvencions europees, es basa en el principi del cofinançament, cosa que implica que junt amb la concessió de la Unió Europea s’haurà de contemplar com a mínim una altra font de finançament, que pot sortir dels propis recursos de l’entitat.

Finalment, en tots els casos, i com succeeix amb totes les subvencions europees, el projecte finançat no pot tenir com a objectiu el benefici econòmic, és a dir, ha de ser sense ànim de lucre.

• 4. Formulari de sol·licitud

Per sol·licitar una subvenció en el marc del programa Erasmus+ caldrà omplir el formulari específic de cada acció, disponibles a les webs de la Comissió Europea o de les agències nacionals (detalls de contacte). L’idioma utilitzat per al formulari ha de ser una de les llengües oficials de la Unió Europea, però el resum del projecte ha d’estar escrit en anglès.

Acabat el termini de presentació de sol·licituds, l’Agència Executiva o l’agència nacional pertinent avaluaran les diferents propostes i decidiran quins projectes es subvencionaran, basant-se en la classificació proposada per un comitè d’avaluació i el pressupost disponible per a cada acció. Un cop presa la decisió, es notificaran els resultats a les entitats pertinents i es procedirà a la firma del conveni de subvenció.