Una de les eines més efectives per la comunicació d'una entitat, és el butlletí electrònic. Mitjançant el butlletí electrònic, podreu informar a les vostres persones associades de les activitats de l'entitat i de les notificacions més importants. Assemblees generals o extraordinàries, exposicions, sortides o accions reivindicatives, tenen cabuda dins un butlletí electrònic.

Però a part de mantenir informat a totes les persones associades de la vostra entitat, mitjançant el butlletí electrònic i la vostra pàgina web, podreu aconseguir més associats i associades. Només caldrà que instal·leu una extensió a la vostra pàgina web, activar una casella de subscripció a la vostra pàgina web i esperar que les persones que visitin el vostre lloc web, omplin aquesta casella amb el seu correu electrònic. Automàticament, aquest correu electrònic formarà part de la base de dades del vostre butlletí electrònic.

Per fer-ho, només cal que el vostre lloc web estigui muntat sobre una plataforma Wordpress instal·lada en un servidor, fer servir un compte de Mailchimp i instal·lar una extensió oficial de Mailchimp per Wordpress.

• Crear una llista de correu per les noves subsripcions.

Abans de connectar el Mailchimp al vostre lloc web, heu de crear una llista de correu nova dins el mateix Mailchimp. En aquesta llista de correu nova, es guardaran les adreces de correu de les persones que mostren interès per la vostra entitat. Aquestes adreces han d'anar separades de la resta d'adreces. Per exemple, aquestes persones que encara no estan associades, potser no cal que disposin de la informació econòmica de l'entitat.

Per a crear aquesta llista, només heu d'anar a Mailchimp, a l'opció de menú «Lists» i «Create List». Allà haureu d'omplir els camps que us demana i clicar a «Create». Un cop creada, posteriorment podreu connectar la pàgina web amb el vostre Mailchimp.

• Instal·lar la extensió a la vostra pàgina web.

A la pàgina oficial de Wordpress trobareu moltes extensions que permeten fer el que us volem explicar. Però entre totes aquestes possibilitats, trobareu una extensió anomenada «MailChimp List Subscribe Form» desenvolupada per l'equip de Mailchimp. Aquesta extensió és molt simple d'instal·lar i contínuament l'actualitzen.

Per instal·lar-la, només heu d'anar al menú «Extensions», cercar la extensió «MailChimp List Subscribe Form». Us sortirà en primera posició. Només haureu de clicar el botó «Instal·la ara», i ja estarà instal·lada al vostre lloc web.

• Configurar la extensió

Un cop l'extensió està instal·lada, heu de configurar-la. Per a fer-ho, abans de tot heu d'entrar al vostre compte de Mailchimp. Us autentifiqueu i, de moment, no feu res. Després heu de de visitar la opció de menú «Opcions» i «MailChimp Setup», de la vostra pàgina web. Allà us indicarà que heu de connectar la extensió amb la clau API del vostre compte Mailchimp. Cliqueu a l'enllaç anomenat «API Key».

Anireu a parar al vostre Mailchimp. Allà haureu de clicar al vostre compte d'usuari, a dalt a la dreta, i seleccionar la opció «Account». Dins el menú, seleccioneu la opció «Extras» i «API keys». En aquesta pàgina veureu l'API key, un codi de nombres i xifres molt llarg, que permetrà connectar la vostra pàgina web amb el servei de Mailchimp. Copieu aquest codi tan llarg i torneu a la vostra pàgina web, a les «Opcions», «MailChimp Setup» i a la casella en blanc, enganxeu el codi i cliqueu el botó de «Connect».

Un cop està connectada, haureu de seleccionar la llista que heu creat anteriorment. En aquesta llista, és on es guardaran els correus electrònics que la gent omplirà.

• Visualitzar el formulari de subscripció

Ja teniu l'eina i la pàgina totalment configurada. Ara només haureu de visualitzar el formulari perquè la gent comenci a subscriure's al vostre butlletí electrònic. Per a fer-ho, dins de la vostra pàgina, haureu d'anar a «Aparença», «Ginys» i cercar el giny «Mailchimp Widget». Arrossegueu aquest giny a una zona de giny disponible. Depenent de la plantilla de disseny que utilitzeu, hi hauran diverses zones de giny, i el formulari de subscripció, es mostrarà en una zona o en una altre.

• Promocioneu la vostra pàgina

Quan ja ho teniu tot configurat, només falta que promocioneu la vostra pàgina. Per a fer-ho, cal moure la vostra pàgina a les xarxes socials; publicar continguts, comentar amb alguns dels continguts vostres etc. Així la gent visitarà la vostra pàgina web i començarà a subscriure's al vostre butlletí electrònic. De la subscripció, a fer-se soci o sòcia, només li faltarà un esglaó més.