Com crear el reglament de règim intern a una organització

Es tracta d’un document que desenvolupa amb més precisió qüestions que ja es plantegen de forma sintetitzada als estatuts de l’entitat i al que estableix la normativa vigent. Per tant, s’encarrega de regular el funcionament intern en el dia a dia de l’associació.

El reglament de règim intern complementa altres documents o normes, per tant, en cap cas, aquest podrà ser contrari als estatuts o a la llei reguladora, sinó que s’haurà d’adaptar i haurà d’evitar portar a interpretacions subjectives.

És, a més, un document personalitzat que respon a les característiques i necessitats de l’entitat, amb la qual cosa, variarà entre unes organitzacions i altres.

La redacció d’aquest document ha de ser posterior a la definició de l’entitat i a la creació dels estatuts. A més a més, la redacció pot ser el resultat d’un debat intern on es decideixen qüestions rellevants per al funcionament de l’entitat.

En aquest sentit, la manca d’un model estandarditzat de reglament dificulta l’inici d’aquest procediment. Per tant, en aquest primer moment del procés de configuració del RRI cal dedicar el temps que sigui necessari.

La idea és que el document pugui reflectir totes aquelles possibles situacions conflictives que puguin sorgir en el si de l’organització, indicant de la forma més clara i objectiva possible l'actuació que cal dur a terme. Amb la qual cosa, el reglament estarà redactat amb un llenguatge clar i ben descriptiu, per tal d'evitar interpretacions diferents.

La junta directiva pot designar un grup de treball encarregat de redactar l’esborrany del reglament i pot tenir en compte les idees obtingudes al debat, si s'ha fet prèviament. En tot cas, serà la mateixa entitat la qual definirà el grau de participació de la resta de membres.

Un cop s’ha redactat el primer esborrany, aquest es presenta a la junta directiva i a la resta de persones que es consideri oportú (per exemple, persones sòcies molt actives o amb un llarg recorregut dins de l’entitat). En aquest moment s’incorporen les propostes i aportacions i es fan les modificacions que es considerin adients.

Un cop es considera que es té el text final, aquest s’ha d’aprovar en assemblea general. En tot cas, el reglament de règim intern haurà d’estar disponible pels socis i sòcies. A més, el reglament de règim intern no s'ha d'inscriure a cap registre.

Què ha d’incloure o què no un reglament de règim intern és decisió de la mateixa entitat. En tot cas, en aquest apartat es plategen possibles temes que es poden tenir en compte.

Segons la Guia de gestió bàsica per a associacions, es poden considerar els següents apartats:

• Reforç de compromís amb la societat: a partir de “l’assumpció de codis ètics o de conducta” o amb la reflexió sobre diferents sectors o col·lectius de la població i la seva relació amb l’entitat.
• Reforç associatiu: per determinar la dinàmica política de l’associació i com a complement al ja establert als estatuts. Per exemple, la limitació de mandats de la junta, la incompatibilitat de càrrecs, el procediment per convocar una assemblea extraordinària per part dels socis o sòcies...
• De caràcter administratiu i dinàmica estructural: definir les funcions dels i les membres de l’òrgan de govern, organigrama de l’entitat, tasques del voluntariat i del personal remunerat, criteris de contractació de serveis externs, ús dels espais...
• De relacions externes: qui ha d’assistir a les reunions externes i en quines s’ha de participar, entre altres.
• De caràcter sancionar (com a complement al règim sancionador establert als estatuts): establir què s’entén per faltes lleus, greus i molt greus i les sancions corresponents. És a dir, que es pot incloure el règim disciplinari, que determina la manera d’actuar en funció de les infraccions.

També es poden reflectir les categories de socis i sòcies dins de l’entitat i els seus drets i deure, o les condicions i funcionament de les delegacions.

Com ja s’ha comentat anteriorment, el canvi del reglament és més senzill que el dels estatuts. Es poden fer tants canvis com siguin necessaris, però s’ha de comptar amb l’aprovació de l’assemblea general de socis i sòcies, després de la proposta per part de la junta i el debat i consens d’aquesta.

Encara que es puguin fer modificacions, el sentit d’un reglament de règim intern és marcar la ruta d’acció de l’organització i resoldre possibles conflictes per agilitzar el dia a dia de l’entitat. Per tant, les modificacions s’haurien de deixar només per als casos estrictament necessaris, per això, cal un procés de debat previ a la redacció que permeti plantejar el màxim de situacions possibles.