Quins són els tràmits més freqüents a les associacions?

La denominació d’una associació sempre haurà de contenir el tipus de persona jurídica a què es refereix, per tant, haurà de figurar la paraula 'Associació', seguida de la resta de la denominació concreta.

També és important que el nom de l’entitat no coincideixi amb un altre ja existent, ja que en aquest cas no es podria inscriure al Registre d’associacions. Es pot incloure un acrònim en cas que es vulgui, però sempre s’ha de fer constar el nom complet i, a continuació, l’acrònim.

Per procedir a la modificació del nom de l’entitat, s’ha d’aprovar en assemblea general amb una majoria qualificada, la que es determini per a la modificació dels estatuts.

Una vegada aprovada la nova denominació, s’ha d’estendre un certificat on consti l’acord d’assemblea amb el canvi de nom aprovat per la majoria necessària i ha d’estar signat per les persones que ocupen el càrrec de presidència i secretaria de l'entitat. A continuació, s’ha de presentar al Registre d’associacions per a la seva inscripció. 

Aquest és un tràmit que s'ha de fer telemàticament al web del Registre d'associacions. 

La Junta directiva, com a òrgan col·legiat, sempre ha d’estar format per un mínim de tres persones amb dos càrrecs obligatoris, que són el de presidència i secretaria.

La seva composició i durada ha d’estar determinada en els estatuts de l’entitat i, una vegada fineix la vigència del mandat, s’ha de procedir a la renovació de les persones membres de junta directiva.

S’ha de tenir en compte que les persones que ocupen càrrecs a l’òrgan de govern, sempre que els estatuts no ho prohibeixin, poden ser reelegides. Tot i això, és obligatori procedir a la seva renovació al final del seu mandat.

La nova Junta s’ha d’escollir en assemblea general, moment en el qual totes les persones sòcies han de tenir opció de votar el que considerin més adient.

Hi ha entitats que funcionen amb candidatures en bloc i d’altres amb candidatures individuals. En ambdós casos, les persones sòcies han de disposar prèviament de la informació de les candidatures que es presenten per poder triar amb més facilitat.

Una vegada aprovada la nova Junta directiva, s'ha de presentar al Registre d’entitats el certificat de renovació dels membres; és un tràmit gratuït que es pot fer telemàticament.

Una qüestió que pot succeir és que hi hagi una baixa da persona que formi part de la Junta abans de terminar el seu mandat. En aquest cas, per acord de l’òrgan de govern, es podria cobrir aquesta vacant i posteriorment ratificar aquesta decisió per assemblea general. S’ha de tenir en compte que el Registre d’Entitats no inscriu els càrrecs provisionals acordats per la Junta fins que no són ratificats per l’assemblea.

Una situació habitual a les entitats és que s’hagi de fer alguna modificació d’estatuts, bé sigui per canviar alguna qüestió concreta o per desenvolupar algun tema que prèviament només s’havia esmentat o no s’havia detallat prou. Alguna de les qüestions freqüents que se solen modificar són les següents:

• Ampliació o variació de les activitats que du a terme l’entitat per assolir les seves finalitats.
• Classificació de les persones sòcies i dels drets i deures que afecten cada grup.
• Règim electoral i delegació de vot.
• Forma en la qual es procedeix a la convocatòria de l’assemblea general.
• Composició de la junta directiva.
• Canvi de tancament de l’exercici comptable.
• Regulació del conflicte d’interessos.

Totes les modificacions d’estatuts s’han d’aprovar en assemblea general per la majoria que determinen, la qual sempre és qualificada. És a dir, no n’hi ha prou amb majoria simple.

Una vegada aprovades per l’assemblea, s’ha de presentar una còpia al Registre d’entitats juntament amb un certificat de l’aprovació signat per la persona que ocupa el càrrec de president/a i secretari/ària. Aquest tràmit es pot fer telemàticament i s'ha d'abonar una taxa.

Una qüestió a tenir en compte quan l’associació vol procedir al desenvolupament d’algun punt és valorar si cal fer-ho al text dels estatuts o si és millor regular-ho en un reglament de règim intern.

El domicili de l’entitat sol coincidir amb el lloc on l’associació té la seu social o desenvolupa la seva activitat. Tot i això, podria ser que en el moment de la constitució de l’entitat, encara no s’hagi determinat el lloc físic on aquesta s’establirà i es faci constar als estatuts un domicili de notificacions que podria ser, inclús, el domicili d’una de les persones membres de la Junta directiva.

Tan aviat com hi hagi un domicili definitiu de l’entitat és convenient procedir al canvi en els estatuts i la seva inscripció al Registre d’associacions. El canvi de domicili es pot aprovar tant per acord de Junta directiva com per acord d’assemblea, en funció del que recullin els estatuts de l’associació. 

Aquest tràmit no té taxa administrativa, només cal presentar el certificat de l’acord al Registre, signat per les persones que ocupen presidència i secretaria.

Una situació en la qual es troben habitualment les entitats és que el seu funcionament intern, pel que fa als comptes de l’entitat, no correspon al que es descriu als estatuts.

Aquest fet succeeix perquè en el moment de la constitució de l’entitat, quan es redacten els estatuts, no es coneix el desenvolupament futur de l’associació. Per aquest motiu, en moltes ocasions els estatuts contemplen diverses signatures per obrir comptes i disposar de fons, fet que, en el dia a dia, no facilita l’agilitat de la gestió.

És molt important que la redacció d’aquest punt en els estatuts sigui coincident amb la realitat de l'operativa diària, ja que l’associació podria tenir problemes a l’hora de fer qualsevol gestió amb una entitat financera si no hi ha una correspondència, fins al punt de trobar-se en una situació de bloqueig fins que no es faci una modificació d’aquest punt.

Així doncs, l’entitat ha de determinar quines persones de la junta directiva seran les encarregades de disposar dels fons de l’associació i fer-ho constar en els estatuts.

Per facilitar la gestió diària, a posteriori, també es pot fer un apoderament en favor d'una persona que ocupi el càrrec de direcció, coordinació o gerència.

Els certificats digitals permeten agilitzar molts tràmits que des d'entitats i associacions s'han de fer amb freqüència. Per exemple, permet a persones, entitats o associacions i empreses identificar-se de manera ràpida i segura per realitzar tràmits electrònics, però també es pot fer servir per signar documents oficials i identificar-se i autenticar-se.

Altrament, aquest document facilita els tràmits; fins que es va implantar aquest sistema, s'havia d'enviar en paper o anar presencialment per fer qualsevol canvi. Ara, gràcies a eines com el certificat digital, les persones estalvien temps perquè ningú s'ha de desplaçar per portar físicament cap document i es pot fer tot des de casa, però també implica un estalvi econòmic i ambiental per la gran reducció de paper que es fa servir.

En cas de dubte per aquesta qüestió es pot accedir als serveis d'assessorament.