Webinar: 'Producció d'esdeveniments per a entitats'

Quins són els aspectes clau a l’hora de produir un esdeveniment? Què convé tenir en compte per gestionar com cal un pressupost ajustat a l’acte que volem organitzar? Quin equip de persones necessitem per tenir èxit? Com anticipar-nos als problemes que puguin sorgir? Quina importància li hem de donar a la promoció de l’esdeveniment?

Totes aquestes qüestions -i moltes més– són les que han desentrellat la Raquel Prat i la Joana Iglesias al nou webinar de Xarxanet, titulat ‘Producció d’esdeveniments per a entitats’. Amb una llarga experiència en la producció audiovisual i d’esdeveniments, la Raquel, responsable de l’àrea audiovisual de LaviniaNext; i la Joana, productora audiovisual i d’esdeveniments a LaviniaNext, han abordat des d’un enfocament pràctic i dinàmic –i adaptat a la realitat de les entitats del tercer sector– els passos que cal seguir per organitzar amb èxit un esdeveniment. 

“La clau de la producció és seguir unes fases i un ordre”, ha deixat clar la Raquel Prat com a punt de partida del webinar, que s’ha aturat en cadascuna de les parts que tot esdeveniment ha de tenir.

Començar pel contingut i la producció  

La primera part de la ponència s’ha centrat en el contingut –o core– de l’esdeveniment, que ambdues han definit com la part més important del procés de producció. En aquest sentit, les ponents han subratllat que “el missatge o el contingut de l’esdeveniment ha de quedar molt clar” i és fonamental treballar-lo prèviament. “Si tenim clar què volem aconseguir amb l’esdeveniment, totes les preguntes que vagin sorgint s’aniran resolent soles”, ha explicat la Joana. A més, han destacat que introduir contingut audiovisual a l’esdeveniment sempre és un valor afegit que aporta riquesa i permet ampliar el ventall de possibilitats que tenim a l’abast. 

Un altre punt important que cal tenir present és que l’esdeveniment tingui una continuïtat i una imatge gràfica coherent, qüestions que no tenen per què requerir un elevat pressupost. “Per exemple, podem emprar els mateixos colors, tipografia i imatges i logo de l’entitat per relacionar-la amb l’esdeveniment”, han suggerit.

Així, un cop tenim clar què volem fer i a quin públic ens volem dirigir, arriba el torn de fer una pluja d’idees amb tot l’equip, una eina que cal abordar de manera transversal perquè tothom pugui dir-hi la seva i aportar el seu punt de vista. 

Dit i fet això, el pròxim pas és endinsar-se de ple en el procés de producció de l’esdeveniment en si mateix. “En aquesta part és on realment es definirà l’acte, perquè és on veiem la seva viabilitat logística i econòmica”, ha remarcat la Raquel. Definir el pressupost, l’espai, els rols dins l’equip que organitzarà l’acte, així com els permisos que necessitarem, són alguns dels aspectes rellevants que cal tenir en compte durant aquesta fase. Segons les productores, és recomanable demanar més d’un pressupost per ampliar el nostre marge de maniobra i atendre detalls com el lloguer, les hores d’entrada i sortida i les condicions tècniques per aconseguir una producció de qualitat.

Organització i promoció per tenir èxit

A partir d’aquí, la següent fase és l’organització, en què una escaleta i un plàning seran elements imprescindibles per gestionar correctament els timings de cada activitat i assolir els objectius fixats. En aquest sentit, visualitzar l'esdeveniment abans que succeeixi és molt aconsellable per evitar sorpreses desagradables i guanyar marge de reacció.

Així, les productores també han subratllat la importància de ser flexibles i anticipar possibles imprevistos. Ja sigui un esdeveniment local, un pòdcast en directe o una experiència immersiva, adaptar-se a la realitat i als recursos disponibles és essencial per obtenir resultats satisfactoris.

Pel que fa a la promoció de l’esdeveniment, una fase en què les xarxes socials tenen molta importància, les ponents han insistit en la necessitat d’establir un calendari de comunicacions que inclogui recordatoris, newsletters i també la transmissió en directe o la gravació de l’acte. Aquestes estratègies permeten no només captar un públic més ampli, sinó també generar contingut que reforci la visibilitat i el compromís amb l’entitat. “No serveix de res fer un acte si no s’explica”, ha resumit la Raquel.

Tot seguit, la Raquel i la Joana han posat sobre la taula diferents exemples d’esdeveniments que poden dur a terme les entitats, com un vermut musical, una cursa o una entrega de premis. A continuació, ambdues han mostrat una petita mostra d’actes que han organitzat des de LaviniaNext, com una experiència immersiva sobre la Fórmula 1 a Casa Amatller o l’entrega de premis del Subtravelling de TMB. 

Per cloure el webinar, s'ha obert el torn de preguntes perquè les assistents poguessin resoldre dubtes, com amb quina antelació convé promocionar un esdeveniment o quin tipus d’acte pot ser més adequat per a una captació de fons, entre altres qüestions. Abans d'acomiadar-se, la Raquel i la Joana han convidat les entitats a reflexionar sobre el seu propi procés de producció i les han animat a implementar les eines mencionades per a la creació d’esdeveniments.