Aspectes a definir en un pla de captació de fons

És el primer pas del procés de definició del pla de captació de fons. En finalitzar l’acció, aquests són els objectius que caldrà haver assolit per tal de dur a terme el programa, projecte o activitat per al qual es volen recaptar recursos. S’hauran de desgranar de la necessitat que s’haurà establert que es vol cobrir mitjançant els fons obtinguts.

Després, a partir dels objectius caldrà definir també els indicadors que, al final de la campanya, demostraran que, efectivament, s’ha arribat fins on es volia arribar. Cal, per tant, que els objectius siguin mesurables en el seu compliment.

Algunes preguntes que poden ajudar en la definició d’objectius són: Quants recursos es necessiten? De quina mena? Quina ha de ser la imatge amb què l’entitat es mostra cap a dins i cap a fora pel que fa al projecte que es vol dur a terme? Com influirà la campanya a l’entitat? Com s’ha assenyalat, les respostes a aquestes preguntes han de poder-se donar en quantitats: nombre de persones donants, xifra d’assistents a les activitats, rendibilitat econòmica de les accions, nombre de missatges i idees transmesos...

Un altre pas o apartat del pla de captació de fons ha de respondre a la pregunta “a qui es demanen els fons?”. Això vol dir definir molt bé quin públic rebrà les peticions, és a dir, qui són les potencials persones, institucions o organitzacions donants. Per fer això, caldrà assenyalar quins atributs es vinculen amb el projecte, programa o activitat que es vol dur a terme.

Serà primordial, doncs, establir quines sensibilitats o valors pengen de l’acció que es durà a terme: sostenibilitat, igualtat de gènere, edatisme, educació, joventut, vida activa, salut, bretxa digital, innovació social... A partir d’aquí, caldrà establir el perfil del o la donant particular (costums, aficions, edat, formació...) i de les institucions o entitats susceptibles a contribuir (àrea de treball, valors, activitat econòmica, destí dels seus beneficis...).

La tria de les plataformes o espais de contacte és un dels punts més importants de tota planificació de captació de fons. Les opcions són molt nombroses, per la qual cosa caldrà definir-les partint dels objectius i del públic a qui es dirigeix la campanya.

Una de les primeres accions que venen al cap sol ser la presencialitat, el cara a cara. Organitzar esdeveniments o instal·lant punts de recollida de diners o recursos com paradetes en espais públics és una forma molt propera i transparent de recollir finançament, molt adequada quan es vol aconseguir donacions de particulars.

Una altra manera igual de distesa i informal, que es pot combinar amb les trobades presencials és la venda de productes. Es tracta de crear marxandatge que, a més donarà publicitat a l’entitat, però també es pot optar per fer col·laboracions amb altres entitats que siguin afins a l’acció a realitzar i posar a la venda els seus productes. El recurs ‘Botigues en línia per captar fons: què cal tenir en compte?’ ofereix algunes claus d’aquesta estratègia.

Una eina menys personal però més ràpida i eficaç és la transferència bancària, per a la qual caldrà habilitar un espai a la web de l’entitat amb un formulari o, com a mínim, el número de compte a on fer les donacions. Una altra forma menys formal de fer això és aprofitar eines de micromecenatge, com s’explica al recurs ‘5 pautes bàsiques de llançament d’una campanya de micromecenatge’.

Finalment, la manera més formal d’aconseguir finançament mitjançant la captació són els acords de col·laboració. Aquesta acció suposa establir un pacte amb altres entitats o empreses per a que rebre donacions de l’arrodoniment de la venda dels seus productes o, directament, disposar punts de lliurament als seus establiments.

Malgrat totes les preparacions i planificacions que es facin, sense una bona campanya de comunicació, la captació de fons no es podrà dur a terme. Sense comunicació, no serà possible arribar al públic objectiu, estigui format aquest per particulars o per institucions. Per decidir com comunicar, però, caldrà tenir molt present a qui es dirigeix la campanya de captació.

A partir d’aquí, hi ha dos elements que són essencials per a planificar la difusió. Primer, els canals. Aquests s’hauran de decidir, de nou, segons el públic. El millor és sempre diversificar, però, com diu la dita, qui molt abasta poc estreny. Tenint en compte la necessitat que cobrirà el projecte a finançar, caldrà triar tres o quatre canals on es puguin establir vincles amb el públic seleccionat. És important, això sí, que n’hi hagi tant de digitals (xarxes socials, correus massius, butlletins electrònics...) com físics (tríptics, xerrades, cartells...). Per a l'estratègia digital, pot ser d'utilitat consultar el recurs '8 consells per millorar la captació de fons amb estratègies digitals' de Xarxanet. 

El segon element que estructura tota acció de comunicació és el missatge. Per a crear-lo, caldrà desgranar no només els objectius de la campanya de captació, sinó també els valors i la missió de l’entitat. Es tracta de crear un missatge atractiu, que cali en el públic i en la societat, però que s’adapti als diferents canals escollits.

Per posar un exemple: si es volen recaptar recursos per a la rehabilitació d’un casal de joves, es pot optar per fer una campanya de xarxes amb hashtags i vídeos, o potser inclús alguna tendència viral; i complementar-la amb una crida més propera, posant cartells al barri o visitant els establiments propers. 

Una altra qüestió essencial en la captació de fons és tenir presents els recursos de què disposa l’entitat, i és que aquesta classe de campanyes necessita materials i personal que les dugui a terme, i no tindrà sentit establir accions si no es tenen en compte les possibilitats i les limitacions de l’entitat. Caldrà tenir un equip que gestioni les donacions, un altre dedicat exclusivament a la comunicació, algú que gestioni consultes i, sobretot, una figura que coordini tots els agents.

També serà important tenir al cap coses com si es tenen ordinadors, si es pot accedir a una impressora, si hi ha temps i fons suficients per a organitzar un esdeveniment...

Definir el calendari de la campanya de comunicació és l’últim pas abans d’iniciar-la. En línies generals, les accions hauran d’estar estructurades de manera dinàmica, vinculades en el temps però no de manera massa atapeïda, per a no arriscar-se a saturar al públic.

És aconsellable, d’altra banda, establir reunions periòdiques de coordinació, potser abans de cada acció o després de moments crítics. Una altra qüestió a tenir en compte són les dates assenyalades de l’any, ja que pot ser que, per una banda, interessi aprofitar-les per a la captació o que, per l’altra, facin nosa a les donacions.