Com millorar la comunicació interna en una entitat
Comparteix
Sovint, les organitzacions donen més importància a la comunicació externa que a la interna. Tanmateix, aquesta última és necessària per al bon funcionament de les entitats.
Una de les funcions de les entitats és transmetre els seus valors la societat, funcionar com un altaveu d’aquells principis que les representen. D’aquí que la comunicació sigui tan important. No obstant això, més enllà de la difusió, les organitzacions han de tenir sempre present el seu equip, mantenint-lo informat i garantint la seva participació en la presa de decisions.
Una bona comunicació interna permet que les persones que treballen i fan voluntariat a les entitats les coneguin més profundament, assegurant el sentiment de pertinença i motivant una implicació més gran i continua. A continuació es recullen les claus principals per desenvolupar una comunicació interna eficaç.
Part de la informació per a aquest recurs ha estat extreta del document ‘La comunicació interna a les entitats’ del Centre de Recursos per a les Associacions Juvenils de Barcelona.
Què: el missatge
Tot acte de comunicació té un objectiu i una intencionalitat. El primer que una entitat ha de tenir en compte quan planifica la seva comunicació interna és que val més un únic missatge, concís i atractiu, que convidi a participar, que no un enfilall constant de publicacions, correus i circulars. Això només farà que cansar l’equip, i es perdrà de vista el propòsit de la comunicació.
Així, abans d’iniciar la comunicació, s’ha de tenir en compte què és exactament allò que es vol comunicar i quina intenció hi ha darrere el missatge. Només així l’entitat podrà garantir que aquest és informatiu alhora que transformador.
Això no significa, tanmateix, que es deixi informació de banda. És molt recomanable que l’entitat doni a conèixer tots els processos que experimenta: projectes, plans de treball, presa de decisions... Només si totes les persones implicades estan al dia es podrà generar el treball col·laboratiu. Cal apostar per la transparència, l’escolta activa i el diàleg sense abandonar l’assertivitat i la precisió.
A més, també és important reservar un espai a la comunicació interna per als missatges en clau positiva, que recullin i valorin la participació de les persones integrants de l’entitat.
Qui: les persones implicades en la comunicació
Primer, cal tenir present qui s’encarregarà de generar el missatge. Si bé, com s’assenyalarà més endavant, la participació és clau en la comunicació interna, en primera instància hi ha d’haver una font, això és una persona o una comissió que s’encarregui de gestionar el diàleg en el si de l’entitat, així com a fora. La comunicació, interna i externa, ha de seguir una estratègia que ha de recaure en un grup específic.
A banda d’això, totes les persones implicades en l’entitat han de formar part de la comunicació interna que s’hi generi. El voluntariat i les persones treballadores agrairan estar informades de la realitat de l’entitat on col·laboren o treballen. Oferir-los això i aprofundir el seu sentiment de pertinença i alineació amb els valors de l’entitat, ajudarà a enfortir i allargar la relació i les motivarà a l’hora de fer la seva tasca.
De la mateixa manera, les persones sòcies tenen dret a estar informades en tot moment de les activitats de l’organització i de com s’usen els recursos. Aquí es tracta més aviat d’una rendició de comptes i s’hi hauran de dedicar accions comunicatives que se situen al punt mitjà entre la comunicació interna i externa.
Això mateix passa amb les persones usuàries dels serveis, que cal que coneguin en tot moment les accions que desenvolupa l’entitat per poder-hi participar, així com han de tenir també la possibilitat de comunicar-se amb els equips i conèixer altres qüestions que els afecten indirectament.
On: els canals de comunicació
Igual que cal variar els missatges sense inundar les persones receptores amb contingut, també cal diversificar, a la vegada que limitar, els canals de comunicació. És important que es contempli la transmissió d’informació per la via tan física com en línia.
Tots dos formats ofereixen un gran ventall de possibilitats que cal explotar. Els espais de l’entitat són tan crucials com les seves xarxes o la seva intranet. Això últim, per cert, és una eina molt necessària, un espai on aglutinar avisos, enquestes, crear calendaris, gestionar el personal...
Transparència i participació
Si bé és important no bombardejar les persones implicades en una entitat amb informació, cal assegurar que el diàleg que es crea és constant. I això s’ha de donar en el vessant formal i informal, garantint la creació d’espais de participació, generant un clima distès però eficient i repercutint en la cohesió del grup.
Així, tot i que la informació provindrà, en principi, d’una única font, la comunicació ha de ser un procés bidireccional, i en la majoria dels casos no acaba fins que l’organització rep la resposta. Aquesta resposta pot prendre moltes formes (enquestes, trobades, un canvi de comportament...), però sempre ha d’estar contemplada pels plans de comunicació interna.
D’aquesta manera, les persones responsables de les entitats han de contemplar la recollida d’informació mitjançant la participació activa. Cal vetllar per mantenir uns canals d’interacció eficaços, de manera que el retorn dels i les membres sempre es tindrà present.
Fidelització
El plantejament de la comunicació interna ha de contemplar la interacció constant entre l’organització i els seus i les seves membres. Es tracta de generar un sentiment de pertinença en totes les persones relacionades amb el funcionament de l’entitat, fomentant la seva fidelització i la satisfacció amb la seva tasca.
A banda, assegurar unes bones relacions en el si de l’entitat també motivarà a les persones implicades a parlar-ne un cop acabada la seva jornada, en un to informal, distès, que pot ajudar a expandir els missatges de l’organització.
Mecanismes de comunicació interna
Les accions de comunicació interna per excel·lència són les reunions. Programar assemblees generals periòdicament per discutir plans d’acció i debatre sobre les novetats ajuda a crear una relació més propera entre totes les persones membres i genera un espai de diàleg directe. El cara a cara és primordial per evitar distorsionar el missatge i personalitzar l’organització.
A banda d’això, hi ha diversos mecanismes de comunicació interna que varien segons si el missatge és vertical, de dalt a baix o a l’inrevés, o horitzontal, a tall de diàleg.
Habitualment, les accions comunicatives que surten de les persones responsables de l’entitat són informatives. Així, s’hauran de plantejar mecanismes que assegurin una transmissió clara i concisa. Alguns d’aquests mecanismes hauran de ser periòdics, com és el cas del butlletí electrònic, que anuncia les novetats de les entitats a les persones membres.
Amb el mateix esperit que el butlletí, però amb més flexibilitat hi ha recursos com el taulell d’anuncis, on es poden penjar ofertes de feina o nous voluntariats, i els calendaris, que permeten recordar visualment els esdeveniments. També existeixen els correus personalitzats, que comparteixen esdeveniments de la vida de l’entitat: premis, comiats, reflexions...
D’altra banda, també es poden crear continguts atemporals als quals les persones implicades en l’entitat poden recórrer per ajudar-les a desenvolupar la seva tasca. Per exemple, hi ha el manual de l’organització, que defineix la filosofia d’aquesta i els drets i deures de les persones membres.
Els mecanismes assenyalats permetran garantir la transparència a l’organització. A banda, cal generar espais on les persones membres puguin expressar-se. A banda de les reunions, és recomanable crear una bústia de suggeriments i fer enquestes de satisfacció de manera periòdica. Ambdues són eines que permeten escoltar les opinions sobre l’entitat i treballar-hi.
Amb aquest mateix objectiu de crear un lloc d’expressió, és necessari utilitzar eines que ofereixin l’oportunitat de dialogar. Per exemple, hi ha les videoconferències, on es poden encabir un nombre més gran de persones que a les trobades físiques. També, és recomanable organitzar, de tant en tant, esdeveniments informals com un dinar o una sortida, accions que fomenten la cohesió.
Finalment, és important que les persones que conformen l’entitat coneguin tots aquests canals. Així, el protocol de comunicació interna, que detalla tots els mecanismes comunicatius, ha d’estar a disposició de tot el personal.
