7 reptes en comunicació per arrencar la temporada

Acaba l'estiu i les entitats socials iniciem una nova temporada. Tenim, sense dubte, molts reptes i en matèria de comunicació no són pocs. En funció de les nostres capacitats i interessos podem posar-nos ma a l'obra per tal de garantir que l'inici del curs arriba en les millors condicions. En aquest article plantegem unes quantes fites i estem convençuts que es podrien considerar algunes més. Esperem els vostres comentaris!

1. Passar la ITV de la web i o el blog de l'entitat.

Comunicar les novetats. La nostra web, o el blog, és l'espai més adient per a explicar al nostre entorn les novetats. Tant si arrenquem nous projectes o actuacions com si reprenem els que ja estaven en marxa, és important donar noticia de les propostes que ens acompanyaran els propers mesos. També és un bon moment per a comunicar els reptes i fites que volem aconseguir.

La informació, ben ordenada i prioritzada, ha de resultar atractiva i clara. No oblidem que ens adrecem a persones a les que volem «seduir» amb els nostres continguts. Haurem de recordar que, en comunicació digital, «menys és més»: siguem breus i directes, apel·lem a l'interès, la motivació i la voluntat dels nostres lectors.

Actualitzar els continguts estàtics o permanents. La nostra adreça a Internet és la també la nostra carta de presentació davant del món, i això inclou no tan sols als nostres associats, sinó també als nostres amics, col·laboradors, finançadors, entitats amb les quals ens relacionem i, en general, a totes les persones que podrien interessar-se per la nostra entitat. Si parem atenció a aquest fet, i actualitzem els continguts del nostre espai web, tenint en compte la diversitat i particularitat del nostre públic, estarem fent una contribució molt positiva als objectius de l'entitat.

La missió, la visió i els objectius de l'entitat poden expressar-se de mil i una maneres a l'espai digital: les imatges, els àudios, els vídeos, les infografies o d'altres formats gràfics poden contribuir a comunicar allò que resulta més essencial.

Actualitzar la informació institucional: fem una mirada ràpida... hem canviat d'adreça? De telèfon? El correu de contacte és el mateix? Aquestes dades han d'estar sempre actualitzades i podem aprofitar per tal d'incloure un mapa que ajudi a les persones a localitzar-nos i, perquè no, algunes fotografies de la nostra seu, o de les activitats més emblemàtiques, de manera que es vegi bé quin és el nostre tarannà. Una imatge, val més que mil paraules.

Hi som tots? Les entitats estan formades per les persones que les construïm dia a dia. Generalment, ens agrada sentir que en formem part i que es reconeixen les nostres aportacions. Això és fàcil d'aconseguir si creem o actualitzem una secció al web, tot publicant algunes imatges i, perquè no, una petita descripció dels membres de l'equip habitual, els voluntaris i també dels participants.

Agraïment als col·laboradors i persones i entitats que ens donen suport. El web és un bon lloc per a donar les gràcies als nostres «stakeholders» o persones o institucions que contribueixen al bon funcionament de l'entitat, encara que sigui de formes diferents: econòmicament, amb espècies, facilitant informació o contactes... tot suma i tot és important.

2. Enviar un butlletí

Sempre és bona idea mantenir una via de contacte directe amb els nostres associats, col·laboradors i voluntaris i un butlletí potser un bon canal per aconseguir-lo. Al inici del curs és un bon moment per a demanar ajuda als voluntaris i fer petites reorganitzacions d'equip, que podrem comunicar per aquesta via. No oblidarem presentar els nous projectes i els reptes de la temporada: tornem a l'activitat amb força i dinamisme!

A través d'un butlletí, es pot enviar una comunicació motivadora, fluïda, ordenada, clara i ben elaborada. Amb aquesta eina, evitarem enviar excessius missatges de correu electrònic als nostres associats.

Tant si preparem el primer butlletí de l'entitat com si no, caldrà tenir en compte alguns elements clau:

• Quin és el nostre principal objectiu, al enviar els butlletins? Què volem aconseguir?
• Qui serà el públic receptor? Haurem de preparar diferents edicions per a diferents públics?
• Quins continguts tindrà el nostre butlletí? Informació, peticions i crides, campanyes, dades, imatges... tot és important i hem de prioritzar.
• Quina dimensió tindrà? Quan de temps demanarem als nostres lectors?
• Amb quina periodicitat l'enviarem?
• Quina és l'eina tecnològica que millor s'adapta a les nostres capacitats i necessitats? Coneixem el seu funcionament, els seus secrets?
• Qui serà la persona o persones que el redactaran i confeccionaran?
• Com obtindrem la informació a publicar? Hem definit bé el circuït intern de comunicació?

Si tenim resposta a aquestes preguntes, estem més que preparats per tal d'afrontar la temporada amb molt bones garanties. Fins i tot, podrem registrar la informació en un document i compartir-la amb els companys de la junta directiva i amb els membres de l'entitat. Així tothom sabrà què pot esperar dels butlletins de l'entitat, i fer-ne contribucions adients.

3. Hola, ke ase? Reactivar les xarxes socials

Saludar i donar la benvinguda al nous curs o temporada a través de les xarxes socials (Facebook, Twitter, Instagram...) ens ajudarà a reprendre el contacte amb el nostre cercle de relacions i, a més a més, a convocar-los a fer contribucions a l'entitat. Si escollim bé el to (animat, alegre, positiu) podrem contagiar el nostre entusiasme perquè ha arribat el final del període vacacional i ja podem reemprendre l'activitat amb energies renovades.

Tindrem en compte que una bona comunicació a través de xarxes socials implica, a més a més, un cert grau d'interacció amb els altres: preguntar per les seves noves iniciatives, fer redifusió a alguns dels seus continguts, felicitar pels seus èxits, demanar informació sobre alguna campanya que ens pugui interessar... ser amables, generosos, oberts i considerats reforçarà el nostre perfil. I com més èmfasi fem en la mirada cap al futur immediat, millor. Tanquem l'etapa de vacances, i deixem-nos entusiasmar per les oportunitats que tenim per endavant.

També és un bon moment per tal d'ajustar bé el perfil: actualitzar la imatge -sempre atrau noves visites- verificar les dades bàsiques (hem de tenir una bona presentació, l'enllaç al nostre web...) i, en general, fer una bona repassada al nostre perfil.

Ens fixem un repte? Aconseguir noves adhesions i seguidors podria ser interessant. Estem prop dels 100 seguidors? Dels 500? Dels 2000? Demanem suport als nostres col·laboradors i seguidors, per tal de poder arribar a més persones a través del nostre perfil digital. Tothom pot col·laborar i sentir que en forma part de l'entitat.

Difonem una nova campanya? Si ja l'hem publicada al nostre web o blog, perquè no fer-ne difusió a través de les xarxes? Si som hàbils, aconseguirem que moltes persones ens donin suport en comunicació, que agrairem personalment a través de mencions o missatges directes. Serà molt important etiquetar bé els nostres continguts.

4. Ordenem les dades!

Al llarg de la temporada passada, haurem recollit informació de nous contactes, nous associats, nous col·laboradors, voluntaris, etc. Estan ja introduïts a les bases de dades? No ens hem descuidat dels contactes realitzats a les escoles d'estiu? A d'altres experiències de formació? Hem classificat els diferents contactes?

Vivim en una societat en xarxa i val la pena organitzar una mica la informació per poder arribar a tots els nostres públics.

5. Definir necessitats de l'àrea de comunicació i buscar voluntaris i col·laboradors

La tasca de comunicar el que passa a l'entitat, els seus objectius operatius i els projectes i campanyes que s'organitzen, és una tasca quotidiana i pot resultar convenient cercar suport i crear un petit equip. Abans d'arrencar el nou curs és un bon moment per fer-ho, ja que moltes persones tornen de les seves vacances amb nous propòsits, energies i motivacions.

Haurem de tenir clar i definit el perfil de la persona o persones que ens poden ajudar, i els requisits que tindrem en compte. Coses com ara la facilitat per a comunicar, el domini de la llengua oral i escrit, l'entusiasme, la disponibilitat i l'adhesió i vinculació amb els objectius de l'entitat, són molt importants. Convé que dibuixem un petit perfil, tot definint requisits, tasques a realitzar i, perquè no, les compensacions que l'aportació tindrà: formar part d'un equip, contribuir als objectius socials, conèixer persones amb interessos similars, etc.

6. Planificar la comunicació

Mesurem les nostres forces; tinguem en compte les nostres oportunitats; avaluem els possibles beneficis i.... planifiquem les diferents actuacions que durem a terme a l'àrea de comunicació. Tindrem en compte les diferents eines i recursos què disposem: la web, butlletins, xarxes socials, memòria, fulletons i cartells, etc.

Podem basar-nos en l'avaluació de la temporada anterior i, com a mínim, haurem de definir el què, el quan, amb quina freqüència, a través de quina eina i, sobretot, el perquè... anem a comunicar-nos amb el nostre entorn.

Per últim, donem a conèixer els nostres plans a la resta de membres de l'entitat: així trobarem el seu suport i, possiblement, rebrem moltes aportacions.

Per ajudar-nos a gestionar aquesta planificació podem disposar d'un calendari digital, que fins i tot ens enviarà recordatoris per correu electrònic de les diferents tasques a dur a terme i que podrem compartir amb la resta de persones interessades.

En el marc d'aquesta planificació, podem tenir en compte que s'acosta el final de l'any -queden quatre mesos- i haurem d'elaborar la memòria anual. Ja tenim informació suficient per a elaborar un petit guió de continguts i distribuir les diferents tasques entre els col·laboradors. Una bona memòria presenta la missió, la visió, l'estratègia, els projectes i, sobretot, les dades més rellevants. No descuidarem il·lustrar la informació amb bones fotografies (això ens hauria de preocupar al llarg de tot l'any) que demostrin com és i com treballa la nostra entitat. Les infografies ens ajuden a presentar les dades de forma més amena i intel·ligible. Tot i que a moltes entitats la tasca de fer la memòria es correspon amb una àrea de treball diferent de la de comunicació (secretaria, presidència...), des del punt de vista de la comunicació podrem fer bones aportacions!

7. Tot conforme amb la Llei?

Finalment, caldrà que ens assegurem que ens ajustem als requisits legals. Com a mínim, hem de tenir en compte tres normatives rellevants:

• La Llei de transparència, pensada i redactada per a l’Administració, i no per a les entitats del tercer sector, però dels seus preceptes també es deriven obligacions aplicables a totes aquelles entitats vinculades. Convé revisar que complim amb els seus requisits.
• La Llei LOPD, una llei pensada per tal de garantir i protegir el dret de tota persona física a exercir un control efectiu sobre les seves dades personals.
• La Llei Orgànica 1/1982, de 5 de maig, de Protecció Civil del Dret a l'Honor, a la Intimitat Personal i Familiar i a la Pròpia Imatge

 

Hem revisat aquest 7 punts essencials? Doncs... benvinguts i benvingudes al nou període d'activitat! Des de Xarxanet estarem encantats de rebre totes les vostres comunicacions i poder contribuir, des del nostre espai, als vostres objectius.