Claus per fer un bon tancament de la comptabilitat de l’entitat

El final de l’any és un bon moment per començar a fer el tancament comptable. Per poder-ho fer correctament, és important que les entitats revisin la comptabilitat que han fet durant l’exercici econòmic. Dolors Martínez, cap del servei econòmic de Suport Tercer Sector de Fundesplai, en aquest webinar explica els aspectes més rellevants a repassar i els errors més habituals.

Una comptabilitat fidel a la realitat

Un dels aspectes més rellevants que va emfasitzar Martínez és la fidelitat dels comptes. És important que la comptabilitat de l’organització mostri una imatge fidel del patrimoni, la situació financera i el resultat de l’entitat. Per tant, dur la comptabilitat correctament augmenta el grau de confiança cap a les administracions i les persones sòcies, i és símbol de transparència.

Partint d’aquesta premissa, cal tenir en compte també els principis comptables que han de guiar la manera d’actuar de l’entitat en aquest àmbit:

• S’han de reflectir les operacions entenent que l’organització continuarà en funcionament il·limitadament.
• Les despeses i els ingressos s’han de registrar en el moment en el qual es generen, no quan es cobren o es paguen. Per exemple, si es fa una compra a crèdit, s’ha de registrar quan es fa la compra, no quan es fa el pagament.
• Cal que els criteris de registre es mantinguin en el temps. En cas de canviar-los, cal indicar-ho i justificar-ho a la memòria econòmica.
• S’ha d’actuar amb prudència, és a dir, que si es preveu que hi podrà haver una alteració (per exemple, que no es podrà rebre un cobrament), s’ha de reflectir en la comptabilitat, especialment si repercuteix a la baixa.
• Els ingressos i les despeses s’han de registrar per separat, per tant, no es poden fer compensacions de manera directa d’unes operacions amb unes altres.
• En cas de detectar petits errors, no cal registrar-los contra una despesa excepcional. En tot cas, no es tracta d’amagar l’error, sinó que cal indicar la correcció adequadament.

Una altra qüestió rellevant és que tot allò que es reflecteix a la comptabilitat ha d’estar contrastat i justificat. Per aquest motiu, per exemple, és tan important disposar de les factures que justifiquin les despeses.

La revisió del llibre major per detectar possibles errades

El llibre major de l’entitat és allà on es registren les transaccions econòmiques que s’han fet durant l’exercici. Ha de reflectir els moviments, indicant els comptes específics i saldos. El volum de registres al llibre major dependrà a l’activitat de l’organització, en tot cas, és convenient revisar-lo de tant en tant per verificar que tot és correcte.

En el webinar, Dolors Martínez explica què cal repassar i quins poden ser els errors més freqüents. En aquesta línia, és important revisar factures o despeses antigues per verificar si estan pendents o no, o si estan duplicades. També és cal garantir que quadrin els saldos de tresoreria, és a dir, que la comptabilitat de l'entitat reflecteixi el mateix que el banc i la caixeta d'efectiu.

Un cop feta la revisió, cal fer la reclassificació de les partides per tal de reflectir amb la màxima fidelitat el patrimoni de l’entitat. Això, per exemple, pot servir per saber si l’organització tindrà problemes de solvència o si té una ràtio d’endeutament correcte. Els préstecs, els deutes de dubtós cobrament o les pòlisses són els elements que habitualment poden necessitar una reclassificació.

El registre de les operacions de tancament

En tercer lloc, cal assegurar que s’apliquin els principis de meritació, és a dir, que les operacions es reflecteixen en el moment que es generen, i de correlació d’ingressos i despeses. Per exemple, cal calcular i registrar les amortitzacions dels immobilitzats materials i intangibles, ja que a mesura que passa el temps, els immobilitzats, com un ordinador, perden valor. És a dir, que cal reflectir el valor de la compra menys el desgast que pateix amb el pas del temps i l’ús.

Una altra qüestió a tenir en compte en aquest punt són les subvencions que van lligades a unes despeses que es faran en diversos anys. Si bé quan es concedeix la subvenció s’ha de registrar, a la contrapartida s’haurà de posar al grup de ‘subvencions a distribuir’. Amb la qual cosa, s’ha de calcular la part de despesa i la part de subvenció que s’ha de reconèixer com a ingrés en cada exercici. A la seva explicació, Martínez posa altres exemples d’operacions que les organitzacions haurien de revisar.

Finalment, cal calcular el resultat de l’Impost sobre Societats (IS), depenent del règim fiscal de l’organització, i comptabilitzar la despesa o el cobrament, si s’escau.

Fet això, només queda tancar la comptabilitat. En aquest punt, els programes comptables s’encarreguen de fer els assentaments de regularització i tancament. Això vol dir que es deixen a zero els saldos. Aleshores, també es fa l’assentament d’obertura i torna a començar el procés per fer la comptabilitat de l’any vinent.

En cas de dubtes sobre aquest i altres temes econòmics, es pot accedir als serveis d’assessorament gratuït de Xarxanet.