5 claus per posar en marxa una entitat

Aquesta tríada de conceptes ens conformen com a entitat, suposen la nostra raó de ser i de aplegar-nos en un col·lectiu.

De manera breu podem dir que en la missió ens hem de definir com a entitat, la finalitat que  ha fet confluir esforços o parers individuals, posant-los en comú en un de sol.

La visió comporta una certa anàlisi de la realitat, assenyalar allò que ens proposem i on volem arribar. La nostra missió pot ser igual el 1970, el 1990 i el 2010 però la nostra visió és diferent perquè les circumstàncies han canviat i evolucionat i per tan hem d’adaptar-nos als canvis socials i emprendre noves iniciatives.

Els valors són els principis rectors de la nostra activitat. No es tracta d’una finalitat, ni una concepció del món, sinó unes directius de com hem d’actuar. Vindria a indicar unes pautes de treball.  

És un pas intern del nostre grup, són els primers debats, però esdevenen la base del projecte d'entitat.

En el moment de constituir una entitat hem de complir un conjunt de requisits legals, d’acord amb la legislació vigent.  Això ens permetrà funcionar en el conjunt de la societat i acollir-nos a les possibilitats o beneficis de qualsevol entitat en els seu àmbit d’intervenció.  

Entre altres, en el moment de constituir-nos hem de redactar uns estatuts i fer una reunió constitutiva redactant la corresponent acta. D’estatuts n’hi ha tipus de manera que no suposa cap dificultat especial. Igualment dels aspectes que ha de contenir l’Acta constitutiva.

Els estatuts indiquen bàsicament la nostra finalitat com entitat, allò que pensem fer i com ens organitzarem per desenvolupar-ho. Es bo que definim de forma clara aquests aspectes  i que tots els socis coneguin allò el que ens dediquem.

Els estatuts també recolliran, entre d’altres, els  aspectes de gestió de l’entitat: els òrgans de govern i les funcions de cada càrrec i la gestió econòmica.

Tot això pot semblar una feina burocràtica i pesada, allunyada del nostre interès immediat per actuar però una bona gestió d’aquests aspectes formals facilita la feina, agilitza els procediments i evita conflictes posteriors. Establir de bon principi unes rutines de treball per les actes, els comptes i altres requisits legals facilitarà molt les coses i ens lliuraran de problemes i pèrdues de temps.

Aquest també pot ser el moment de pensar en el nostre equip de treball, quines persones faran quines tasques i com s’organitzaran i coordinaran. Així mateix, també es bo pensar amb quins recursos comptem per a començar a funcionar i engegar les activitats.

Tampoc hem de sacralitzar aquests aspectes. Han d’estar al nostre servei, al servei de la nostra missió i no nosaltres al servei dels estatuts. Si amb el temps observem que no funcionen i ja nos ens van bé, els canviarem i adaptarem a una nova visió i necessitats. De fet, es bo de revisar els estatuts de tant en tant per veure que nos ens perdem cap oportunitat d’intervenció i que el funcionament sigui l’adequat. L’adaptació és un bon signe de vitalitat de la nostra entitat.

Cada any hem de planificar les activitats que volem desenvolupar per modestes que siguin. Encara que fossin activitats similars a les d'altres anys, és bo de fer-ho ja que és un moment per reflexionar i introduir aquells canvis i adaptacions fruit de l’experiència i necessaris per millorar dia a dia.

En aquest sentit, es pot elaborar un programa anual que reculli totes aquestes accions amb el corresponent calendari i fer un pressupost que contempli les despeses que tindrem i els ingressos i les fonts d’on ho podem aconseguir. Així, al llarg dels mesos podem anar seguint el pla establert. Sempre oberts, naturalment,  a fer els canvis que calguin i que les circumstàncies exigeixin.

Aquest programa anual el podem estructurar en diferents projectes cada un d’ells amb el seu objectiu. Podem definir el projecte com una acció planificada i tècnica per provocar canvis en la realitat social en la que ens movem.

Es bo d’aprovar aquest pla anual en una reunió cap a finals d’any cara al següent i valorar periòdicament la seva marxa a fi d’adaptar-nos. Un cop finalitzat l’any, hem d’avaluar el pla , el que s’ha complert el que no i tractar de saber el perquè. Això ens ajudarà a millorar i ajustar millor cara al proper exercici.

En acabar cada any, hem d’elaborar una memòria que reculli totes les nostres activitats acompanyada dels comptes econòmics i que ha de ser aprovada pels socis en Assemblea General. Una comparació entre el pla de treball i la memòria podrà servir pes valorar la gestió feta, tant en termes socials com econòmics.

Finalment, hem de tenir en compte que la difusió hauria d’anar més enllà de donar a conèixer el que fem als nostres associats i cercle social, sinó plantejar-nos la sensibilització per a difondre la temàtica que tractem, crear opinió pública i com eina de cercar recursos . Ens permet construir complicitats i situar-nos a l’entorn. Si volem introduir canvis socials hem de aconseguir les majories i aliances que ho impulsin. Les noves tecnologies ens poden ajudar en aquesta tasca a un  cost reduït.

Una entitat no és un fet aïllat i puntual. Té una voluntat de continuïtat en el futur, és un camí a recórrer. Documentar aquest camí ens ajudarà a fer-lo i aplegar noves voluntats.

Per això podem anar arxivant el que fem, els projectes exitosos i els que no han reeixit, les valoracions i reflexions que s’han suscitat és el que conforma una cultura d’entitat i evita la sensació de començar de nou. No poden confiar-ho a la memòria individual.

Un arxiu de projectes, iniciatives, actes, contactes i recursos de tot tipus és una eina fonamental en el treball. Marca la nostra trajectòria i d’on venim.

Ja hem donat unes primeres passes com entitat. Pensem que les primeres passes sempre són les més difícils.

Si teniu dubtes sobre els requisits jurídics i aspectes legals per a la posada en marxa d'una entitat,  podeu contactar amb el Servei d’Assessorament Jurídic.

Si teniu dubtes sobre les obligacions comptables i fiscals de les entitats no lucratives, podeu contactar amb el Servei d’Assessorament Econòmic.

Si teniu dubtes sobre el disseny i desenvolupament del projecte d'entitat, podeu contactar amb el Servei d’Assessorament en Projectes.

En tots tres casos, les vies d'accés són:

• Emplenar el formulari d’assessorament
• Mitjançant correu electònic assessor@voluntariat.org